Od 18 października 2026 r. lekarz medycyny pracy co do zasady będzie wystawiał orzeczenie w postaci elektronicznej. W firmie, która sama zatrudnia ludzi, to głównie zmiana obiegu dokumentów. Na budowie generalny wykonawca codziennie wpuszcza na teren pracowników kilku podwykonawców. Według wstępnych danych GUS, spośród 71 ofiar śmiertelnych wypadków przy pracy zgłoszonych w I półroczu 2026 r., 21 osób pracowało w budownictwie. Pytanie zatem, co pracownik pokaże przy wejściu na teren budowy i czego generalny wykonawca może w ogóle od niego chcieć - pisze Jan Nawrot.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r., poz. 456) zmieniło rozporządzenie z 30 maja 1996 r. w sprawie badań lekarskich pracowników. Weszło w życie 17 kwietnia 2026 r. Od tego dnia lekarz może wystawić orzeczenie elektronicznie, a dotychczasowe zasady wolno było stosować najdłużej przez 6 miesięcy (par. 2 rozporządzenia zmieniającego). Centrum e-Zdrowia wskazuje, że od 18 października 2026 r. orzeczenia wystawia się wyłącznie elektronicznie.
Papier całkiem nie znika. Zgodnie z par. 3 ust. 4e rozporządzenia, orzeczenie wystawia się w postaci papierowej m.in. wtedy, gdy lekarz nie ma dostępu do systemu teleinformatycznego. Rozporządzenie nie zawiera też przepisu, który unieważniałby papierowe orzeczenia wydane wcześniej. Na budowie przez jakiś czas będą więc funkcjonować obie formy: elektroniczna i papierowa.
Elektroniczne orzeczenie zapisuje się w Systemie Informacji Medycznej (par. 3 ust. 4d pkt 1). Pracownik dostaje je na Internetowe Konto Pacjenta, a na żądanie także jako wydruk z własnoręcznym podpisem lekarza (par. 3 ust. 4g). Na IKP znajdzie je w zakładce Dane medyczne > Medycyna pracy, gdzie może pobrać PDF i sprawdzić, do kiedy orzeczenie jest ważne.
Podstawa prawna się nie zmienia. Art. 229 par. 4 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) zabrania pracodawcy dopuszczenia do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Czytaj również: Zmiany w zaświadczeniach medycyny pracy, ale nie takie, jakich potrzebuje system>>
Do tej pory pracownik zwykle odbierał w przychodni papier i zanosił go do kadr. Według par. 3 ust. 4h ww. rozporządzenia, jednostka medycyny pracy ma przekazywać orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określony w umowie, którą pracodawca zawarł z nią na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy.
Wiele zależy więc od tej umowy. Jeśli nie określa kanału i terminu, pracodawca może poznać wynik badania później niż sam pracownik. Pracodawca nadal przechowuje orzeczenia (art. 229 par. 7 k.p.), więc warto ustalić, w jakiej formie będą trafiać do akt.
Portal pacjent.gov.pl podaje, że pracownik może pobrać PDF z IKP i wysłać go pracodawcy mailem. Przepisy nie nakładają jednak na pracownika takiego obowiązku.
Generalny wykonawca nie jest pracodawcą pracowników podwykonawcy, a obowiązek z art. 229 par. 4 k.p. ciąży na ich pracodawcy. Art. 208 par. 1 k.p. każe pracodawcom, których pracownicy pracują jednocześnie w tym samym miejscu, współpracować, wyznaczyć koordynatora do spraw BHP i ustalić zasady współdziałania. Zgodnie z par. 2 tego artykułu wyznaczenie koordynatora nie zwalnia poszczególnych pracodawców z obowiązków wobec własnych pracowników.
Przepisy o danych osobowych w Kodeksie pracy (art. 22[1] i następne) dotyczą relacji pracodawcy z własnym pracownikiem lub kandydatem. Art. 22(1b) par. 1 k.p. pozwala oprzeć przetwarzanie danych o zdrowiu na zgodzie tylko wtedy, gdy pracownik przekazuje je z własnej inicjatywy. Generalny wykonawca nie znajdzie w tych przepisach podstawy do gromadzenia orzeczeń cudzych pracowników.
Warto też pamiętać, co zawiera orzeczenie. Według par. 3 ust. 4a rozporządzenia są to m.in. PESEL, adres zamieszkania, stanowisko, symbol zdolności lub niezdolności do pracy i data następnego badania okresowego. Kopia PDF w skrzynce kierownika budowy to dużo więcej danych, niż potrzeba do decyzji o wpuszczeniu na teren.
Moim zdaniem rozsądniej jest prosić podwykonawcę, jako pracodawcę, o potwierdzenie: imię i nazwisko, stanowisko, informacja, że pracownik ma aktualne orzeczenie, i data następnego badania. Zakres takiej wymiany i jej podstawę dobrze opisać w umowie podwykonawczej i uzgodnić z osobami odpowiedzialnymi za ochronę danych po obu stronach.
Po 18 października przy wejściu na budowę mogą się pojawić papierowe orzeczenie wydane wcześniej lub w trybie wyjątku, wydruk e-orzeczenia albo PDF w telefonie. Orzeczenie elektroniczne ma identyfikator dokumentu (par. 3 ust. 4a pkt 4), papierowe ma numer i podpis lekarza.
Dla budowy najważniejsza jest data następnego badania okresowego (par. 3 ust. 4a pkt 12). Od niej zależy, czy ten sam pracownik za miesiąc nadal będzie mógł pracować na stanowisku, na które go skierowano. Jeśli pracownik nie widzi orzeczenia na IKP, pacjent.gov.pl wyjaśnia, że placówka prawdopodobnie nie przekazała go do systemu. Do 17 października nie miała takiego obowiązku.
Czytaj również: Medycyna pracy - firmy płacą za badanie na kolanie>>
Jan Nawrot, współzałożyciel Atestero, polskiego systemu do kontroli dokumentów i gotowości pracowników podwykonawców na budowie
