W ostatnim czasie na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowana została kolejna wersja projektu tzw. ustawy o ochronie sygnalistów, tj. ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (dalej: projekt ustawy). W aktualnym projekcie ustawy brak jest przepisów nakładających na pracodawców obowiązek przyjmowania zgłoszeń dokonywanych w sposób anonimowy. Rodzi to pytanie, czy pracodawcy będą zobowiązani do przyjmowania tego typu zgłoszeń a jeżeli nie, to czy anonimowi zgłaszający podlegają ochronie na zasadach analogicznych dla sygnalistów.
Czytaj również: Prawo dla sygnalistów - spór o przepisy chroniące przed odwetem pracodawcy>>
Czytaj w LEX: Projektowanie prywatności (privacy by design) w ramach elektronicznych kanałów zgłaszania naruszeń przez sygnalistów >>>
Dyrektywa nie nakłada obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych
Projekt ustawy ma na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: dyrektywa).
Unijny prawodawca nie wymaga od państw członkowskich zobowiązania pracodawców do przyjmowania zgłoszeń anonimowych. W świetle przepisów unijnych zgłoszenia o charakterze anonimowym traktowane są jako rozwiązanie o charakterze fakultatywnym. Państwa członkowskie mogą zatem same zdecydować, czy ustawy krajowe będą wymagać przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
Oczywiście dyrektywa nie zabrania dokonywania zgłoszenia w sposób anonimowy. W takiej jednak sytuacji dyrektywa co do zasady nie przyznaje ochrony (statusu sygnalisty) zgłaszającemu. Dyrektywa pozostawia w tym zakresie dowolność ustawodawcom krajowym. Każde państwo członkowskie może zatem we własnym zakresie zdecydować, czy osoby dokonujące zgłoszeń anonimowych powinny być traktowane w sposób analogiczny do pozostałych zgłaszających.
Decyzja należy do pracodawcy
W pierwotnym projekcie ustawy polski ustawodawca przewidział wprost możliwość przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń o charakterze anonimowym. W aktualnym projekcie ustawy brak jest przepisów dotyczących tego zagadnienia. Nie oznacza to jednak, że przyjmowanie i rozpatrywanie tego typu zgłoszeń będzie niedopuszczalne. Milczenie ustawodawcy w tym zakresie oznacza jedynie, że projekt ustawy za punkt wyjścia przyjmuje zgłoszenia jawne. Każdy pracodawca może natomiast zdecydować się również na wdrożenie procedury zgłoszeń anonimowych. Dodatkowo, pomimo że ustawa nie nakłada obowiązku rozpatrywania zgłoszeń anonimowych, w pewnych przypadkach przyznaje jednak zgłaszającym anonimowym ochronę przewidzianą dla sygnalistów.
Czytaj w LEX: W jakim zakresie RODO i krajowe przepisy o ochronie danych osobowych mają zastosowanie wobec sygnalistów? >>>
Czytaj w LEX: Grochowska-Wasilewska Anna, Wyrębkowska Luiza, System ochrony sygnalistów >>>
W praktyce oznacza to, że to sam pracodawca w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych zadecyduje o tym, czy będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe. Jeżeli pracodawca nie zdecyduje się na rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych, nie będzie on miał obowiązku ich przyjmowania, a przyjęte będzie mógł pozostawić bez rozpoznania. Co więcej, jeżeli np. pracodawca nie przewidział w procedurze zgłoszeń wewnętrznych możliwości anonimowego zgłaszania informacji, a trafiłoby do niego takie zgłoszenie, to będzie mógłby się nim zająć i przeprowadzić postępowanie wyjaśniające poza trybem przewidzianym w ustawie. W tym zakresie pracodawca może uregulować sposób rozpatrywania zgłoszeń w sposób znacznie mniej sformalizowany, tj. m.in. bez terminów i obowiązku działań następczych wynikających z projektowanej ustawy.
Brak zgłoszeń anonimowych obniża efektywność systemu compliance
Brak prawnego obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych może w praktyce powodować, że wielu pracodawców pozostanie przy minimalnym standardzie ustawowym, przyjmując wyłącznie zgłoszenia jawne. Należy jednak zastanowić się, czy rezygnacja z przyjmowania zgłoszeń anonimowych będzie właściwym wyborem z perspektywy efektywności systemu compliance.
Z punktu widzenia pracodawcy zgłaszający, który zdecydował się dokonać zgłoszenie w sposób nieanonimowy, z pewnością jest bardziej wiarygodny. Podpisanie się pod zgłoszeniem własnym imieniem i nazwiskiem daje większe prawdopodobieństwo tego, że zgłoszenie będzie znajdowało pokrycie w faktach, czy też że zgłaszający dołoży należytej staranności przy przygotowaniu treści zgłoszenia. Z kolei dokonywanie zgłoszeń w sposób anonimowy zmniejsza poczucie odpowiedzialności zgłaszającego za rzetelne opisywanie faktów. Statystycznie zgłoszenia anonimowe znacznie częściej będą zatem zawierać informacje irrelewantne lub mniej wartościowe, czy też w ogóle nie będą nadawać się do nadania im dalszego biegu. Dodatkowo – jak pokazuje praktyka – często ta forma komunikacji jest wykorzystywana przez zgłaszających na przykład do rozładowywania frustracji, czy też oczerniania innych pracowników. Często zgłoszenia dokonywane w sposób anonimowy nie mają zatem żadnej wartości z perspektywy celów systemu compliance, generując dodatkowe obciążenie pracowników odpowiedzialnych za obsługę tego systemu. Oczywiście nie jest to regułą, ponieważ wśród zgłoszeń anonimowych występują również zgłoszenia dotyczące istotnych zdarzeń.
Jak pokazuje jednak obecna praktyka działów compliance, przeważająca większość zgłoszeń ma charakter anonimowy. Z perspektywy zgłaszającego, anonimowość zapewnia większe poczucie komfortu, czy też większą swobodę w opisywaniu faktów. Anonimowość powoduje również większe poczucie bezpieczeństwa zgłaszającego – brak ujawnienia tożsamości co do zasady minimalizuje bowiem możliwość jego zidentyfikowania, a tym samym podjęcia działań odwetowych. Konsekwentnie rezygnacja z przyjmowania zgłoszeń anonimowych znacząco ograniczy liczbę wszystkich zgłoszeń, a więc również tych, które mogą zawierać informacje o charakterze istotnym dla pracodawcy.
Czytaj w LEX: Ochrona sygnalistów w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej >>>
Czytaj w LEX: Procedura dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów w szpitalu >>>
Czytaj w LEX: Dyrektywa o ochronie sygnalistów - co wynika z niej dla jednostek samorządu terytorialnego? >>>
Odrzucenie zgłoszeń anonimowych zwiększa ryzyka wizerunkowe
Brak możliwości dokonywania zgłoszeń w sposób anonimowy może też powodować, że zgłaszający będzie próbował dokonać zgłoszenia za pośrednictwem innego kanału, który pozwoli mu zachować anonimowość. Mogą być to kanały zewnętrzne, np. poinformowanie o naruszeniu organów publicznych, czy też mediów. Oczywistym jest, że wyciek informacji dotyczących potencjalnych naruszeń prawa do mediów, czy też innych podmiotów, nie jest pożądany z perspektywy żadnej organizacji. Tego typu wyciek może powodować powstanie istotnych szkód o charakterze wizerunkowym, których skutki w niektórych przypadkach mogą być daleko idące. Koszty usunięcia skutków takich szkód mogą znacząco przerosną oszczędności związane z brakiem przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
Sprawdź również książkę: Ochrona sygnalistów. Regulacje dotyczące osób zgłaszających nieprawidłowości >>
Czy korzyści przeważają nad wadami?
Wdrażając zasady ochrony sygnalistów należy przeprowadzić analizę potencjalnych korzyści oraz wad związanych z rezygnacją przyjmowania zgłoszeń o charakterze anonimowym. Wykluczenie tego typu zgłoszeń z jednej strony powoduje obniżenie kosztów funkcjonowania systemu compliance, z drugiej natomiast ogranicza jego efektywność oraz generuje ryzyko poszukiwania przez zgłaszających innych odbiorców informacji. Pomimo pozornej atrakcyjności braku obowiązku rozpatrywania zgłoszeń anonimowych, wady tego rozwiązania wydają się być znacznie bardziej doniosłe, niż korzyści, które rozwiązanie to wygeneruje.
Niniejszy artykuł przygotowany został na bazie projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa opublikowanego na stronach Rządowego Centrum Legislacji, aktualnego wedle stanu na 6 października 2022 r.
Przemysław Mazur – radca prawny, managing associate w Romanowski i Wspólnicy
Klaudia Kowalewska – junior associate w Romanowski i Wspólnicy.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
