Zmiana rozkładu czasu pracy pracownika przebywającego na urlopie

W obowiązującym wzorze świadectwa pracy nie ma rubryk na wpisanie informacji o wykorzystaniu przez pracownika urlopu macierzyńskiego oraz rodzicielskiego - wyjaśnia Joanna Kaleta, ekspert Kompasu Księgowo-Kadrowego

Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

Pracownicy pracują w równoważnym systemie pracy, tworzone są grafiki na miesiąc, które mogą ulec zmianie ze względu na np. awarię maszyny lub nieobecność innych pracowników. W regulaminie znajduje się zapis, że o takiej zmianie należy powiadomić pracownika najpóźniej do końca dnia roboczego dnia poprzedniego. Grafiki tworzone są dla działów produkcyjnych obejmujących około 20 osób.

Przykładowo pracownik miał zaplanowaną pracę na 9 godzin, pracodawca jednak zmienia czas pracy na 7 godzin lub też na 0 godzin. O zmianie grafiku pracownicy powiadamiani są smsem.

 

Czy osobom przebywającym w tym czasie na zwolnieniu lekarskim lub urlopie wypoczynkowym też należy zmienić grafik?

 

Odpowiedź

Zmiana rozkładu czasu pracy pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim lub urlopie wypoczynkowym budzi wątpliwości.

 

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 129 § 3 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na tydzień przez rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

 

Z przywołanego przepisu art. 129 § 3 k.p. nie wynika wprost, że dopuszczalne jest dokonywanie zmian w rozkładzie czasu pracy pracowników, jednak w praktyce jest to często spotykane. Należy uznać zatem, że zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników są co do zasady dopuszczalne. Niemniej jednak dokonywanie zmiany w rozkładzie czasu pracy pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim lub urlopie wypoczynkowym budzi wątpliwości. Pamiętać bowiem należy, że zgodnie z art. 130 k.p. każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy obniża obowiązujący go wymiar czasu pracy o liczbę godzin przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności. Ponadto urlop udzielany jest na dni pracy pracownika, zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.

 

Ewentualna zatem zmiana rozkładu czasu pracy pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim lub urlopie wypoczynkowym mogłaby polegać na przeorganizowaniu jego dni pracy ale nie godzin. Pracownik nie może zostać bowiem zobowiązany, po powrocie ze zwolnienia lekarskiego lub urlopu, do odpracowania czasu swojej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

 

Zdaniem Departamentu Prawa Pracy MRPiPS (stanowisko Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników z 18.10.013 r.), z art. 129 § 3 k.p. nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być dokonywane zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy. Warto zatem kwestie te uregulować w obowiązujących w zakładzie pracy aktach wewnątrzzakładowych dookreślając termin, w jakim pracodawca zobowiązany będzie poinformować pracowników o zmianie rozkładu czasu pracy. W braku natomiast takich regulacji pracodawca powinien określić taki termin na przekazanie pracownikom informacji o zmianie rozkładu, aby mieć pewność że informacja ta dotarła do wszystkich pracowników i wszyscy pracownicy mogli się z nią zapoznać. W tym celu pracodawca nie musi jednak odbierać od pracowników np. podpisów pod zmienionym rozkładem czasu pracy. Wystarczy jedynie, aby pracodawca wiedział, że informacja o zmienionym rozkładzie czasu pracy dotarła do każdego z pracowników, w tym również do pracowników nieobecnych w pracy, jeżeli oni również objęci są przedmiotową zmianą.

 

Jak już wyżej wskazano, pracodawca nie powinien dokonywać zmian w rozkładach czasu pracy pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim, jeżeli w skutek takiej zmiany pracownik, po powrocie ze zwolnienia lekarskiego, zobowiązany byłby do przepracowania większej liczby godzin, niż przed chorobą (np. zmiana godzin pracy z 9 na 7). Nie mniej jednak każda sytuacja zmiany obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy powinna być rozstrzygana indywidualnie. W przypadku, gdy zmiana rozkładu czasu pracy dotyczy całego działu, działaniem uprawnionym wydaje się objęcie nią również pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim.

 

Forma poinformowania pracownika o zmienionym grafiku jest przy tym dowolna i może odbyć się również poprzez sms pod warunkiem, że pracodawca ma pewność, ze pracownik z nowym grafikiem się zapoznał.