Zmiana metody prowadzenia PKPiR

Kiedy możliwa jest zmiana metody prowadzenia księgi z memoriałowej na kasową?

Odpowiedź: zmiana metody prowadzenia księgi z memoriałowej na kasową jest możliwa, ale można jej dokonać jedynie od nowego roku podatkowego. To, czy koszty poniesione w roku 2012, ale dotyczące roku 2013, mogą być ujęte w roku 2013, gdy wynik będzie ustalany kasowo, powinno być przedmiotem zapytania do urzędu skarbowego.
Uzasadnienie: zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Jak stanowi art. 22 ust. 6 u.p.d.o.f., podatnicy prowadzący PKPiR mogą także stosować zasady księgowania właściwe tym, którzy stosują przepisy ustawy o rachunkowości - czyli zasady memoriałowe. Jest to jednak możliwe tylko pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Sformułowanie ustawodawcy "stale w każdym roku" budzi wątpliwości urzędów skarbowych: czy należy je rozumieć w ten sposób, że raz wybrana metoda musi być stosowana aż do końca prowadzenia księgi, czy też chodzi tylko o to, aby metoda nie była zmieniana w trakcie roku. Większość interpretacji skupia się jednak na tym, że podatnik zobowiązany jest stosować wybraną metodę konsekwentnie do wszystkich kosztów w trakcie roku. Moim zdaniem metodę prowadzenia księgi należy zmienić z pierwszym dniem nowego roku - tak aby księga za cały rok prowadzona była jednolicie, a tym samym - aby w sposób jednolity został ustalony wynik finansowy.
Urząd Skarbowy Poznań-Jeżyce w piśmie z dnia 1 czerwca 2006 r., SD/415-29/06, www.mf.gov.pl., wyjaśnił: "Generalną zasadą - w świetle powyższych przepisów - jest zatem stosowanie przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów zasady kasowej. Ustawodawca przewidział jednak możliwość stosowania przez tych podatników zasady memoriałowej. Zmiana stosowanej metody może jednak nastąpić w momencie rozpoczęcia zapisów w księdze. Nie jest zatem możliwe aby podjęta przez podatnika decyzja o zmianie zasady księgowania kosztów została zrealizowana w trakcie roku podatkowego. Działanie takie byłoby bowiem niezgodne ze wspomnianymi przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy przy tym zwrócić uwagę, że zapis powołanego wyżej art. 22 ust. 6 ustawy, formułuje warunek konieczny do spełnienia przez podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów, który wybiera memoriałową zasadę ewidencjonowania kosztów. Otóż, podatnik ten jest zobowiązany do ciągłego stosowania tej metody w każdym roku podatkowym, w okresie na jaki zdecydował się prowadzić księgę w ten sposób. Konsekwencja w działaniu w tym zakresie musi objawiać się zatem w stosunku do wszystkich kosztów prowadzonej działalności gospodarczej a nie tylko wybranych pozycji, z wyjątkiem tych, co do których przepisy ustawy wskazują konieczność zarachowania ich w momencie poniesienia. Jeżeli warunek określony ww. przepisem nie zostanie przez podatnika spełniony, to stosuje się ogólną zasadę potrącalności kosztów czyli zasadę kasową. Zdaniem tut. organu podatkowego w treści powołanych przepisów ustawodawca nie zawarł przeciwwskazań do ponownej zmiany metody księgowania z memoriałowej na kasową. Jeżeli więc podatnik podejmie decyzję o powrocie do generalnej zasady księgowania kosztów określonej w art. 22 ust. 4 ustawy to może ją zastosować o ile zmiana ta nastąpi od początku roku podatkowego. Wszelkie zmiany w zakresie stosowanych metod księgowania nie wymagają zawiadomienia o tym fakcie właściwego naczelnika urzędu skarbowego."
Koszty poniesione w roku 2013 można ujmować w PKPiR roku 2013 metodą kasową.