Wraz z rozwojem gospodarki, realizowane inwestycje stają się coraz bardziej skomplikowane technicznie i wymagają coraz większych nakładów, uczestnicy procesu budowlanego muszą coraz staranniej planować, opisywać i zarządzać pracą: swoją, swoich współpracowników i innych podmiotów. Miliony dokumentów jakie są tworzone przy okazji realizacji tylko jednej inwestycji, to obszar w który za żadne skarby nie powinien wkraść się nieporządek, nie mówiąc już o zakłóceniach w przepływie dokumentacji miedzy poszczególnymi uczestnikami inwestycji.

Bałagan w dokumentacji łączy się z:

- nieefektywnymi metodami i narzędziami planowania i nadzoru realizacji budowy,
- trudnościami w kierowaniu i koordynacji pracy zespołów ludzkich,
- powolnym przepływem informacji między poszczególnymi działami firmy,
- dużą pracochłonność działań kierowniczych przy słabej ich skuteczności,
a stąd już tylko krok do niepowodzenia realizacji całej inwestycji.

Efektywny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie budowlanym ułatwia a wręcz umożliwia nadzorowanie całego procesu inwestycyjnego - od chwili zakupu działki poprzez realizację budowy aż do sprzedaży nieruchomości. Można w ten sposób obniżać koszty realizacji projektów budowlanych, kontrolować stopień realizacji budżetów poszczególnych projektów, prowadzić działalność uporządkowaną i zgodną z przepisami prawa. Poprzez ewidencjonowanie zadań budowlanych i montażowych, zarządzający procesem inwestycji mają dostęp do informacji o postępie prac budowy i terminowości realizowanych zadań z uwzględnieniem wykorzystanych i planowanych kosztów. Można zaproponować podział dokumentacji w przedsiębiorstwie budowlanym między innymi na: dokumentację finansową, dokumentację kontraktową, dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą, dokumentację personalną.

Dokumentacja finansowa, dokumentacja personalna a także kontraktowa występuje w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od branży i zarządzanie jej obiegiem polega na stosowaniu ustandaryzowanych procedur. Katarzyna Wujkowska, Specjalista do spraw kadr w spółce budowlanej UNIDEX Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie zwraca uwagę na szereg obowiązków jakie powinny dotyczyć osób uczestniczących w obiegu dokumentacji. Są nimi w szczególności:

- przestrzeganie procedur ustalonych w firmie przez każdy z działów,
- ścisła rejestracja wpływających i wychodzących dokumentów,
- uzyskanie upoważnienia do kontaktu z daną kategorią dokumentów,
- ochrona danych osobowych i danych poufnych,
- odpowiednie zabezpieczenie archiwum,

Aby właściwie zorganizować przepływ dokumentacji niezbędne jest powołanie do tego celu odpowiedzialnych osób, ale także stworzenie systemu konsekwencji za niewypełnienie obowiązków który odpowiednio motywowałby wszystkich członków zespołu do współdziałania przy przepływie informacji wewnątrz spółki. - Obecnie niezbędnym narzędziem są odpowiednie system informatyczne wspomagające planowanie, organizowanie oraz zarządzanie obiegiem dokumentacji przedsiębiorstwa. Dokonywany jest w ich ramach systematyczny podział dokumentów na np.: dokumenty przychodzące – dokumenty wychodzące - dokumenty wewnętrzne - dokumenty przedsięwzięć – faktury, a poszczególne rodzaje dokumentów są od razu przekazywane do właściwej kategorii i przetwarzane przez odpowiedzialny dział – dodaje Katarzyna Wujkowska

To co jest specyficzne w charakterystyce dokumentacji przedsiębiorstwa budowlanego, to bardzo rozbudowana dokumentacja określana jako dokumentacja budowy, która zgodnie z obecnie obowiązującym prawem budowlanym jest przygotowywana i wykorzystywana w każdej z faz procesu inwestycyjnego: fazie przygotowania, fazie realizacji oraz fazie zakończenia. Za jej prowadzenie, przechowywanie a także udostępnianie na żądanie uprawnionych organów odpowiedzialny jest kierownik budowy.

Aby inwestycja mogła dojść do skutku, konieczne jest przyjęcie oferty a następuje podpisanie z inwestorem umowy przez wykonawcę – już wtedy w danej spółce dochodzi do wewnętrznych konsultacji dotyczących treści umowy oraz rozpoznania możliwości zewnętrznych. Jednakże w obowiązującym stanie prawnym, roboty budowlane można rozpocząć jedynie na podstawie ostatecznej decyzji o pozwoleniu na budowę. Zauważyć należy, że w obliczu projektowanej w 2009 roku przez Ministerstwo Infrastruktury zmiany przepisów prawa budowlanego - między innymi poprzez likwidację pozwoleń na budowę – zmieni się struktura dokumentów niezbędnych w fazie przygotowania inwestycji, pojawił się trend do uproszczenia całej procedury. Po wprowadzeniu zmian wystarczające ma być jedynie zarejestrowanie inwestycji w urzędzie gminy oraz dostarczenie projektu budowy, oświadczenia projektanta oraz osoby sprawdzającej o kompletności zgodności projektu z przepisami oraz oświadczenie o prawie do dysponowania gruntem wraz ze zgoda urbanistyczną. Pewne nowe uregulowania co do dokumentacji którą inwestor jest obowiązany dołączyć do zawiadomienia o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót budowlanych, zawiera także projekt ustawy o zmianie prawa budowlanego proponowany przez Komisję Nadzwyczajną „Przyjazne Państwo” skierowany do I czytania w październiku na posiedzeniu Sejmu.

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, zarys części składowych dokumentacji kreuje prawo budowlane w ustawowym słowniczku pojęć. Zgodnie z ustawą przez dokumentacją budowy należy rozumieć pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, w miarę potrzeby, rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne i książkę obmiarów, a w przypadku realizacji obiektów metodą montażu - także dziennik montażu. W fazie realizacji niezmiernie ważna jest także dokumentacja określająca koszty realizacji projektu, rozwiązania organizacyjne (harmonogramy ogólne, projekty organizacji robót) Dokumentacja powykonawcza to dokumentacja budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi.

Kierownik budowy jest odpowiedzialny jest za organizowanie obiegu dokumentacji budowy – w szczególności odpowiedzialny jest za właściwe prowadzenie dziennika budowy i jego przechowywanie na terenie budowy – a za jego utratę odpowiada tak jak za utratę ważnego dokumentu. Dziennik budowy jest dokumentem niezwykle istotnym w procesie zarządzania inwestycją budowlaną, jest to urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności mających miejsce w toku wykonywania robót, prowadzony odrębnie dla każdego obiektu budowlanego wymagającego pozwolenia na budowę tak, aby z dokonywanych w nim wpisów można było poznać kolejność zdarzeń i okoliczności mających znaczenie w toku wykonywania robót budowlanych. Dziennik budowy znajduje się na stałe na terenie budowy i jest dostępny wyłącznie dla osób upoważnionych.

Należy dodać, że specjalnymi dokumentami w miejscu wykonywania robót budowlanych są tablica informacyjna oraz ogłoszenia zawierające dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia. Obydwa wskazane dokumenty, chociaż bardzo ważne i wymagane przepisami prawa, nie uczestniczą w szeroko pojętym obiegu dokumentów.

Zgodnie z opiniami specjalistów i praktyków, największym sprzymierzeńcem w organizowaniu obiegu dokumentów w firmie budowlanej okazuje się poza oczywiście kompetencjami pracowników, wdrożenie rozwiązań informatycznych dostosowanych do potrzeb tej branży. Wykorzystanie wsparcia informatycznego pozwala na bieżące planowanie wydatków i kontrolę realizacji zadań budowlanych, spółki występujące jako generalny wykonawca, podwykonawca lub realizując inwestycje na potrzeby własne, zyskują przejrzystość prowadzonych działań.

Odpowiednio dobrane oprogramowanie wspomaga zarządzanie obiegiem dokumentów poprzez wymuszanie działania według ustalonych procedur, pozwala na łatwiejsze porządkowanie dokumentacji związanej z prowadzonymi projektami budowlanymi – od momentu otrzymania zaproszenia do złożenia oferty, poprzez rejestrację uzgodnień i kontaktów aż po podpisanie umowy. System informatyczny usprawnia również obieg dokumentów związanych z realizacją prowadzonych projektów, w tym m.in. dokumentów podwykonawców, pozwoleń, uzgodnień z inwestorem i urzędami, dokumentów związanych z gospodarką odpadami, protokołów w tym protokołów odbioru, faktur oraz mogących się zdarzyć reklamacji.