1. Zasady ogólne oraz przesłanki zawarcia ugody
Ugoda jako forma załatwienia sprawy będzie miała zastosowanie w razie zaistnienia łącznie dwóch przesłanek, wymienionych w art. 13 k.p.a. Pierwsza dotyczy wielości stron postępowania. Użyta w art. 13 § 1 formuła "w których uczestniczą strony" wskazuje wyraźnie, że w postępowaniu takim muszą uczestniczyć co najmniej dwie strony, z tym że przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń co do liczby stron uczestniczących w danym postępowaniu. Ugoda załatwia kompleksowo całą sprawę, co oznacza, że wszystkie uczestniczące w sporze strony muszą poddać się tej formie załatwienia sprawy. Ugody oczywiście nie mogą zawrzeć podmioty działające na prawach strony, z tej przyczyny że postępowanie nie dotyczy ich praw i obowiązków.
Treść art. 13 k.p.a. jednoznacznie wskazuje, że nie ma podstaw do zawarcia ugody w sprawie, w której istnieje tylko jedna strona stosunku prawnego. Z kolei rolą organu jest swoistego rodzaju nadzór nad zawieraną ugodą, a samej ugody nie można zawrzeć z organem. Organ nie jest bowiem stroną postępowania, a jego rolą jest kształtowanie praw i obowiązków strony. Administracyjne prawo materialne przewiduje pewien wyjątek od tej reguły wynikający jednak ze specyfiki instytucji aktualizacji opłaty z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości regulowanej w art. 77-80 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603, z późn. zm.). Cechą charakterystyczną tego postępowania jest po pierwsze wypowiadanie dotychczas obowiązujących opłat z tytułu użytkowania wieczystego przez podmiot publicznoprawny – gminę – w imieniu której działa jej organ wykonawczy lub Skarb Państwa w imieniu którego działa starosta, a po drugie możliwość zawierania ugód pomiędzy użytkownikami wieczystymi, a podmiotem publicznym, w imieniu którego działa ustawowy organ. Ugody zawierane są przed samorządowymi kolegiami odwoławczymi, a organ ten właściwy w przedmiocie weryfikacji dokonywanych wypowiedzeń bada ich zasadność, zmierzając jednocześnie do zawarcia przez strony ugody. Ugoda taka – o ile do niej dojdzie w czasie obligatoryjnie prowadzonej przez kolegium rozprawy, wymaga zatwierdzenia w drodze postanowienia. Pomimo jednak, że jedną ze stron ugody będzie podmiot publiczno prawny, nie może jednak bezpośrednio zakwalifikować tego rodzaju ugody jako zawartej z organem. Jest to ugoda użytkownika wieczystego z jednostką samorządu terytorialnego lub Skarbem Państwa (w jego imieniu działa starosta), a organ gminy i organ powiatu realizują w ten sposób kompetencje wynikające z władztwa majątkowego w obrocie cywilnoprawnym (dominium).
Kolejną przesłanką pozytywną załatwienia sprawy w formie ugody jest istnienie spornych interesów stron. Chodzi tu o takie sytuacje, w których przyznanie prawa jednej stronie odbywać się będzie kosztem drugiej, która będzie musiała go przestrzegać, albo przyznanie prawa jednej stronie wykluczy przyznanie go innej. Wreszcie mogą się zdarzyć i takie sprawy, w których interesy stron wzajemnie się krzyżują (choć w różnym stopniu) i będą się wiązać z różnymi obowiązkami wynikającymi z decyzji administracyjnej. Tylko zatem sprawy administracyjne, w których uczestniczą strony, względem których zachodzą sporne interesy mogą podlegać trybowi załatwienia w drodze ugody.
Zadaniem organu administracji publicznej prowadzącego postępowanie jest nakłanianie stron do zawarcia ugody. Organ nie może zobligować stron do podjęcia tej formy załatwienia sprawy, ale może zachęcać strony, proponować im podjęcie próby ugodowej. Jest oczywistym, że brak rezultatów w przedmiocie zawarcia ugody nie powoduje negatywnych konsekwencji względem strony na etapie wydawania decyzji administracyjnej kończącej postępowanie, co wynika że możliwość kształtowania praw i obowiązków stron w formie ugody jest ich przywilejem, a nie obowiązkiem. Należy również pamiętać, że zawarcie ugody podlega kontroli organu, przed którym została zawarta. Organ nie zatwierdzi bowiem ugody, jeżeli naruszałaby ona prawo. Rozdział 8 Kodeksu postępowania administracyjnego – reguluje precyzyjnie, w jakich okolicznościach ugoda może być zawarta, w jakiej zawierana jest formie, oraz jak wygląda tryb jej zatwierdzenia.
2. Cel ugody
Zasadniczym celem ugody jest przyczynienie się do uproszczenia lub przyspieszenia postępowania. Strony idąc względem siebie na pewnego rodzaju ustępstwa kształtują w sposób zgodny i trwały dany stosunek administracyjny. Zawarcie ugody nie jest dopuszczalne, gdy sprzeciwia się temu przepis prawa. Generalna zasada jest taka, że tam, gdzie organ orzeka w drodze decyzji administracyjnej, tam istnieje możliwość skorzystania z tej formy załatwienia sprawy. Przepisy ustaw szczególnych wyłączają niekiedy wprost możliwość zawarcia ugody w niektórych kategoriach spraw, chociaż należy przyznać, że uregulowań takich jest stosunkowo niewiele (np. w sprawach dotyczących wywłaszczenia zgodnie z art. 118 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami nie stosuje się przepisów o ugodzie). Okolicznością, która najczęściej wykluczy możliwość zawarcia ugody jest tzw. charakter sprawy. Nie zawsze będzie można zawrzeć ugodę z punktu widzenia przepisów administracyjnego prawa materialnego. Przykładowo, sprawy z zakresu legalizacji samowoli budowlanej, czyli takie w których organ dokonuje weryfikacji i kontroli wykonanych samowolnie zrealizowanych robót, nakłada stosowne obowiązki i w zależności od przebiegu sprawy albo wydaje nakaz rozbiórki (przywrócenia stanu poprzedniego) albo legalizuje roboty. Trudno sobie w takim przypadku wyobrazić możliwość skutecznego zawarcia ugody pomiędzy inwestorem, a będącym stroną właścicielem sąsiedniej nieruchomości, który zainicjował to postępowanie, w szczególności, gdy ugody nie zawiera się z organem. Przykładowo w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 października 2005 r. VII SA/Wa 176/05 publ. LEX nr 191353 stwierdzono, że tryb postępowania przewidziany w art. 50 i 51 Prawa budowlanego zmierza do doprowadzenia obiektu do stanu zgodnego z prawem. Wszczynane jest więc w sytuacji stwierdzenia przez organ stanu z przepisami prawa sprzecznego. Regulowanie tego stanu rzeczy wolą stron postępowania zmierzającą do uniknięcia wykonania obowiązków nałożonych decyzją administracyjną zmierza do obejścia przepisów, z których obowiązki te wynikają. W dalszej części uzasadnienia sądu wywiódł, że należy podzielić pogląd wyrażony w zaskarżonej decyzji, iż działając na podstawie art. 50 i 51 Prawa budowlanego organ ma obowiązek, w razie niewykonania nałożonych obowiązków, orzeczenie nakazu rozbiórki obiektu lub przywrócenie obiektu do stanu poprzedniego. Tymczasem zatwierdzenie ugody zawartej przez strony w dniu 8 października 2004 r. prowadziłoby w istocie do utraty mocy decyzji opartej na art. 51 Prawa budowlanego i stanowiłoby pozwolenie na wznowienie wstrzymanych robót budowlanych pomimo niewykonania nałożonych przez organ obowiązków.
Z tych wszystkich względów za całkowicie zasadny należy uznać zarzut organów, iż ugoda zawarta przez strony zmierza do obejścia przepisów art. 50 i 51 Prawa budowlanego, co w istocie jest sprzeczne z prawem i uzasadnia odmowę jej zatwierdzenia.
3. Dopuszczalność zawarcia ugody
Ugoda może być zawarta przed organem administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w pierwszej instancji lub postępowanie odwoławcze, do czasu wydania przez organ decyzji w sprawie (art. 115 k.p.a.). Z powyższego wynika, że ugoda oczywiście nie może zostać zawarta z organem, a jedynie z inną stroną. Ponadto może do niej dojść w każdym stadium postępowania prowadzonego w trybie zwykłym, zarówno na etapie posterowania przed organem pierwszej instancji, jak i przed organem odwoławczym do czasu wydania przez te organy decyzji. Jeżeli przed organem pierwszej instancji zapadła już decyzja, ewentualna ugoda może zostać zawarta dopiero na etapie postępowania odwoławczego. Jeżeli organ drugiej instancji uchylił zaskarżoną decyzję, a sprawę przekazał organowi pierwszej instancji do ponownego rozpatrzenia, istnieje możliwość zawarcia ugody w toku ponownie prowadzonego postępowania. Z kolei jeśli chodzi o tryby nadzwyczajne, szczególnie w odniesieniu do stwierdzenia nieważności, niedopuszczalne jest zawarcie ugody, ponieważ istota tego postępowania polega na weryfikacji przez organ prawidłowości aktu administracyjnego z punktu widzenia ewentualnego wystąpienia jednej z przesłanek formułowanych w art. 156 k.p.a. Również nie jest dopuszczalne zawarcie ugody w postępowaniu w sprawie wznowienia postępowania, także w sytuacji regulowanej art. 149 § 2 k.p.a., tj. gdy organ administracji publicznej po przeprowadzeniu stosownego postępowania wydał decyzję, w której uchylił decyzję dotychczasową i wydał nową decyzję rozstrzygającą co do istoty sprawy. Ta „nowa” decyzja zapada faktycznie wraz z uchyleniem decyzji dotychczasowej i odbywa się w jednym akcie administracyjnym. Trudno zatem byłoby wskazać, na jakim etapie w toku postępowania wznowieniowego można byłoby zawrzeć ugodę, tym bardziej, że istota wznowienia polega również na weryfikacji ostatecznej decyzji administracyjnej. Należy natomiast dopuścić możliwość zawarcia ugody, gdy po zakończonym postępowaniu w sprawie stwierdzenia nieważności, sprawa powraca do merytorycznego rozpoznania przed organem, którego akt został z obrotu prawnego wyeliminowany.
4. Wymagania formalne
Ustawodawca ułatwia stronom o sprzecznych interesach, które skłonne są do zawarcia porozumienia, zakończenie postępowaniu w formie ugody. Organ przed którym toczy się postępowanie odracza wydanie decyzji i wyznacza stronom termin do zawarcia ugody, jeżeli złożą zgodne oświadczenie o zamiarze jej zawarcia (art. 116 § 1 k.p.a.). Inicjatywa musi zatem pochodzić zgodnie od obydwu stron, z tym że organ powinien wcześniej pouczyć strony o takiej możliwości. Organ administracji publicznej odroczy wydanie decyzji i wyznaczy stronom termin do zawarcia ugody, jeżeli złożą one zgodne oświadczenie o zamiarze jej zawarcia. Organ jest związany żądaniem stron i nie podlega ono uznaniowej ocenie. Termin do zawarcia przez strony ugody powinien odpowiadać racjonalnej ocenie dokonanej przez organ uzasadnionej charakterem sprawy oraz treścią wniosku. Nie powinien być on nadmiernie odległy, a z drugiej strony na tyle krótki, aby utrudnić stronom zawarcie ugody. Nie ma przeszkód, aby termin ten został na zgodne żądanie stron przedłużony, wszak zasada szybkości postępowania powinna tutaj doznać ograniczenia na rzecz zasady ugodowego załatwienia sprawy, o ile jest to oczywiście prawnie możliwe. Co do zasady jednak, niedotrzymanie przez strony wyznaczonego terminu skutkuje przejęciem sprawy przez organ do załatwiania w drodze decyzji administracyjnej. Również zawiadomienie przez jedną ze stron o odstąpieniu od zamiaru zawarcia ugody skutkuje koniecznością wydania decyzji. Organ odracza rozstrzygnięcie sprawy w formie postanowienia, na które nie przysługuje zażalenie, zgodnie z ogólnymi regułami procesowymi (art. 116 w związku z art. 123 k.p.a.).
Elementy formalne ugody określa art. 117 § 1 k.p.a. Zgodnie z zasadą pisemności - ugodę sporządza się w formie pisemnej, a organ administracji publicznej utrwala fakt zawarcia ugody w aktach sprawy, w formie protokołu podpisanego przez osobę upoważnioną do sporządzenia ugody. Istotne elementy ugody świadczące o jej prawidłowości to: oznaczenie organu, przed którym została zawarta, data sporządzenia, oznaczenie stron, przedmiot i treść ugody, wzmianka o jej odczytaniu i przyjęciu, podpisy stron oraz podpis pracownika organu administracji publicznej, upoważnionego do sporządzenia ugody.
Ugoda jako forma załatwienia sprawy będzie miała zastosowanie w razie zaistnienia łącznie dwóch przesłanek, wymienionych w art. 13 k.p.a. Pierwsza dotyczy wielości stron postępowania. Użyta w art. 13 § 1 formuła "w których uczestniczą strony" wskazuje wyraźnie, że w postępowaniu takim muszą uczestniczyć co najmniej dwie strony, z tym że przepisy nie wprowadzają żadnych ograniczeń co do liczby stron uczestniczących w danym postępowaniu. Ugoda załatwia kompleksowo całą sprawę, co oznacza, że wszystkie uczestniczące w sporze strony muszą poddać się tej formie załatwienia sprawy. Ugody oczywiście nie mogą zawrzeć podmioty działające na prawach strony, z tej przyczyny że postępowanie nie dotyczy ich praw i obowiązków.
Treść art. 13 k.p.a. jednoznacznie wskazuje, że nie ma podstaw do zawarcia ugody w sprawie, w której istnieje tylko jedna strona stosunku prawnego. Z kolei rolą organu jest swoistego rodzaju nadzór nad zawieraną ugodą, a samej ugody nie można zawrzeć z organem. Organ nie jest bowiem stroną postępowania, a jego rolą jest kształtowanie praw i obowiązków strony. Administracyjne prawo materialne przewiduje pewien wyjątek od tej reguły wynikający jednak ze specyfiki instytucji aktualizacji opłaty z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości regulowanej w art. 77-80 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603, z późn. zm.). Cechą charakterystyczną tego postępowania jest po pierwsze wypowiadanie dotychczas obowiązujących opłat z tytułu użytkowania wieczystego przez podmiot publicznoprawny – gminę – w imieniu której działa jej organ wykonawczy lub Skarb Państwa w imieniu którego działa starosta, a po drugie możliwość zawierania ugód pomiędzy użytkownikami wieczystymi, a podmiotem publicznym, w imieniu którego działa ustawowy organ. Ugody zawierane są przed samorządowymi kolegiami odwoławczymi, a organ ten właściwy w przedmiocie weryfikacji dokonywanych wypowiedzeń bada ich zasadność, zmierzając jednocześnie do zawarcia przez strony ugody. Ugoda taka – o ile do niej dojdzie w czasie obligatoryjnie prowadzonej przez kolegium rozprawy, wymaga zatwierdzenia w drodze postanowienia. Pomimo jednak, że jedną ze stron ugody będzie podmiot publiczno prawny, nie może jednak bezpośrednio zakwalifikować tego rodzaju ugody jako zawartej z organem. Jest to ugoda użytkownika wieczystego z jednostką samorządu terytorialnego lub Skarbem Państwa (w jego imieniu działa starosta), a organ gminy i organ powiatu realizują w ten sposób kompetencje wynikające z władztwa majątkowego w obrocie cywilnoprawnym (dominium).
Kolejną przesłanką pozytywną załatwienia sprawy w formie ugody jest istnienie spornych interesów stron. Chodzi tu o takie sytuacje, w których przyznanie prawa jednej stronie odbywać się będzie kosztem drugiej, która będzie musiała go przestrzegać, albo przyznanie prawa jednej stronie wykluczy przyznanie go innej. Wreszcie mogą się zdarzyć i takie sprawy, w których interesy stron wzajemnie się krzyżują (choć w różnym stopniu) i będą się wiązać z różnymi obowiązkami wynikającymi z decyzji administracyjnej. Tylko zatem sprawy administracyjne, w których uczestniczą strony, względem których zachodzą sporne interesy mogą podlegać trybowi załatwienia w drodze ugody.
Zadaniem organu administracji publicznej prowadzącego postępowanie jest nakłanianie stron do zawarcia ugody. Organ nie może zobligować stron do podjęcia tej formy załatwienia sprawy, ale może zachęcać strony, proponować im podjęcie próby ugodowej. Jest oczywistym, że brak rezultatów w przedmiocie zawarcia ugody nie powoduje negatywnych konsekwencji względem strony na etapie wydawania decyzji administracyjnej kończącej postępowanie, co wynika że możliwość kształtowania praw i obowiązków stron w formie ugody jest ich przywilejem, a nie obowiązkiem. Należy również pamiętać, że zawarcie ugody podlega kontroli organu, przed którym została zawarta. Organ nie zatwierdzi bowiem ugody, jeżeli naruszałaby ona prawo. Rozdział 8 Kodeksu postępowania administracyjnego – reguluje precyzyjnie, w jakich okolicznościach ugoda może być zawarta, w jakiej zawierana jest formie, oraz jak wygląda tryb jej zatwierdzenia.
2. Cel ugody
Zasadniczym celem ugody jest przyczynienie się do uproszczenia lub przyspieszenia postępowania. Strony idąc względem siebie na pewnego rodzaju ustępstwa kształtują w sposób zgodny i trwały dany stosunek administracyjny. Zawarcie ugody nie jest dopuszczalne, gdy sprzeciwia się temu przepis prawa. Generalna zasada jest taka, że tam, gdzie organ orzeka w drodze decyzji administracyjnej, tam istnieje możliwość skorzystania z tej formy załatwienia sprawy. Przepisy ustaw szczególnych wyłączają niekiedy wprost możliwość zawarcia ugody w niektórych kategoriach spraw, chociaż należy przyznać, że uregulowań takich jest stosunkowo niewiele (np. w sprawach dotyczących wywłaszczenia zgodnie z art. 118 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami nie stosuje się przepisów o ugodzie). Okolicznością, która najczęściej wykluczy możliwość zawarcia ugody jest tzw. charakter sprawy. Nie zawsze będzie można zawrzeć ugodę z punktu widzenia przepisów administracyjnego prawa materialnego. Przykładowo, sprawy z zakresu legalizacji samowoli budowlanej, czyli takie w których organ dokonuje weryfikacji i kontroli wykonanych samowolnie zrealizowanych robót, nakłada stosowne obowiązki i w zależności od przebiegu sprawy albo wydaje nakaz rozbiórki (przywrócenia stanu poprzedniego) albo legalizuje roboty. Trudno sobie w takim przypadku wyobrazić możliwość skutecznego zawarcia ugody pomiędzy inwestorem, a będącym stroną właścicielem sąsiedniej nieruchomości, który zainicjował to postępowanie, w szczególności, gdy ugody nie zawiera się z organem. Przykładowo w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 października 2005 r. VII SA/Wa 176/05 publ. LEX nr 191353 stwierdzono, że tryb postępowania przewidziany w art. 50 i 51 Prawa budowlanego zmierza do doprowadzenia obiektu do stanu zgodnego z prawem. Wszczynane jest więc w sytuacji stwierdzenia przez organ stanu z przepisami prawa sprzecznego. Regulowanie tego stanu rzeczy wolą stron postępowania zmierzającą do uniknięcia wykonania obowiązków nałożonych decyzją administracyjną zmierza do obejścia przepisów, z których obowiązki te wynikają. W dalszej części uzasadnienia sądu wywiódł, że należy podzielić pogląd wyrażony w zaskarżonej decyzji, iż działając na podstawie art. 50 i 51 Prawa budowlanego organ ma obowiązek, w razie niewykonania nałożonych obowiązków, orzeczenie nakazu rozbiórki obiektu lub przywrócenie obiektu do stanu poprzedniego. Tymczasem zatwierdzenie ugody zawartej przez strony w dniu 8 października 2004 r. prowadziłoby w istocie do utraty mocy decyzji opartej na art. 51 Prawa budowlanego i stanowiłoby pozwolenie na wznowienie wstrzymanych robót budowlanych pomimo niewykonania nałożonych przez organ obowiązków.
Z tych wszystkich względów za całkowicie zasadny należy uznać zarzut organów, iż ugoda zawarta przez strony zmierza do obejścia przepisów art. 50 i 51 Prawa budowlanego, co w istocie jest sprzeczne z prawem i uzasadnia odmowę jej zatwierdzenia.
3. Dopuszczalność zawarcia ugody
Ugoda może być zawarta przed organem administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w pierwszej instancji lub postępowanie odwoławcze, do czasu wydania przez organ decyzji w sprawie (art. 115 k.p.a.). Z powyższego wynika, że ugoda oczywiście nie może zostać zawarta z organem, a jedynie z inną stroną. Ponadto może do niej dojść w każdym stadium postępowania prowadzonego w trybie zwykłym, zarówno na etapie posterowania przed organem pierwszej instancji, jak i przed organem odwoławczym do czasu wydania przez te organy decyzji. Jeżeli przed organem pierwszej instancji zapadła już decyzja, ewentualna ugoda może zostać zawarta dopiero na etapie postępowania odwoławczego. Jeżeli organ drugiej instancji uchylił zaskarżoną decyzję, a sprawę przekazał organowi pierwszej instancji do ponownego rozpatrzenia, istnieje możliwość zawarcia ugody w toku ponownie prowadzonego postępowania. Z kolei jeśli chodzi o tryby nadzwyczajne, szczególnie w odniesieniu do stwierdzenia nieważności, niedopuszczalne jest zawarcie ugody, ponieważ istota tego postępowania polega na weryfikacji przez organ prawidłowości aktu administracyjnego z punktu widzenia ewentualnego wystąpienia jednej z przesłanek formułowanych w art. 156 k.p.a. Również nie jest dopuszczalne zawarcie ugody w postępowaniu w sprawie wznowienia postępowania, także w sytuacji regulowanej art. 149 § 2 k.p.a., tj. gdy organ administracji publicznej po przeprowadzeniu stosownego postępowania wydał decyzję, w której uchylił decyzję dotychczasową i wydał nową decyzję rozstrzygającą co do istoty sprawy. Ta „nowa” decyzja zapada faktycznie wraz z uchyleniem decyzji dotychczasowej i odbywa się w jednym akcie administracyjnym. Trudno zatem byłoby wskazać, na jakim etapie w toku postępowania wznowieniowego można byłoby zawrzeć ugodę, tym bardziej, że istota wznowienia polega również na weryfikacji ostatecznej decyzji administracyjnej. Należy natomiast dopuścić możliwość zawarcia ugody, gdy po zakończonym postępowaniu w sprawie stwierdzenia nieważności, sprawa powraca do merytorycznego rozpoznania przed organem, którego akt został z obrotu prawnego wyeliminowany.
4. Wymagania formalne
Ustawodawca ułatwia stronom o sprzecznych interesach, które skłonne są do zawarcia porozumienia, zakończenie postępowaniu w formie ugody. Organ przed którym toczy się postępowanie odracza wydanie decyzji i wyznacza stronom termin do zawarcia ugody, jeżeli złożą zgodne oświadczenie o zamiarze jej zawarcia (art. 116 § 1 k.p.a.). Inicjatywa musi zatem pochodzić zgodnie od obydwu stron, z tym że organ powinien wcześniej pouczyć strony o takiej możliwości. Organ administracji publicznej odroczy wydanie decyzji i wyznaczy stronom termin do zawarcia ugody, jeżeli złożą one zgodne oświadczenie o zamiarze jej zawarcia. Organ jest związany żądaniem stron i nie podlega ono uznaniowej ocenie. Termin do zawarcia przez strony ugody powinien odpowiadać racjonalnej ocenie dokonanej przez organ uzasadnionej charakterem sprawy oraz treścią wniosku. Nie powinien być on nadmiernie odległy, a z drugiej strony na tyle krótki, aby utrudnić stronom zawarcie ugody. Nie ma przeszkód, aby termin ten został na zgodne żądanie stron przedłużony, wszak zasada szybkości postępowania powinna tutaj doznać ograniczenia na rzecz zasady ugodowego załatwienia sprawy, o ile jest to oczywiście prawnie możliwe. Co do zasady jednak, niedotrzymanie przez strony wyznaczonego terminu skutkuje przejęciem sprawy przez organ do załatwiania w drodze decyzji administracyjnej. Również zawiadomienie przez jedną ze stron o odstąpieniu od zamiaru zawarcia ugody skutkuje koniecznością wydania decyzji. Organ odracza rozstrzygnięcie sprawy w formie postanowienia, na które nie przysługuje zażalenie, zgodnie z ogólnymi regułami procesowymi (art. 116 w związku z art. 123 k.p.a.).
Elementy formalne ugody określa art. 117 § 1 k.p.a. Zgodnie z zasadą pisemności - ugodę sporządza się w formie pisemnej, a organ administracji publicznej utrwala fakt zawarcia ugody w aktach sprawy, w formie protokołu podpisanego przez osobę upoważnioną do sporządzenia ugody. Istotne elementy ugody świadczące o jej prawidłowości to: oznaczenie organu, przed którym została zawarta, data sporządzenia, oznaczenie stron, przedmiot i treść ugody, wzmianka o jej odczytaniu i przyjęciu, podpisy stron oraz podpis pracownika organu administracji publicznej, upoważnionego do sporządzenia ugody.