Towar będący własnością przedsiębiorcy należy ująć w spisie

Czy towar z faktury zaliczkowej powinien zostać ujęty w księdze podatkowej z 2013 r. jako zakup towarów?

Odpowiedź: fakt, czy towar, na który została zapłacona zaliczka znajduje się na terenie firmy nabywcy ma znaczenie, przy wykonywaniu spisu.

Uzasadnienie: zasady sporządzania spisu z natury regulują przepisy § 27 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) - dalej r.p.k.p.r.

Stosownie do treści § 27 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów m.in. na koniec każdego roku podatkowego. Regulacje § 27 ust. 3 r.p.k.p.r. stanowią, że sporządzony spis z natury, poza towarami będącymi własnością podatnika znajdującymi się na terenie zakładu/ firmy, powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Przy czym, towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

Celem prawidłowego sporządzenia spisu należy zatem ustalić czyją własnością są towary, które nie zostały udokumentowane fakturą dokumentującą dostawę a znajdują się w zakładzie podatnika.

W mojej opinii, z chwilą wydania konkretnej partii towaru nabywcy, sprzedawca powinien udokumentować wykonaną dostawę towaru fakturą rozliczeniową. Faktura końcowa, dla nabywcy stanowi podstawę do ujęcia zakupu towarów w księgach. Na podstawie faktury zaliczkowej zakup towaru nie może być ujęty w kosztach podatkowych. Powyższe potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 4 maja 2011, ILPB1/415-188/11-2/AGr. W interpretacji czytamy: faktura zaliczkowa, która nie jest fakturą końcową nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Podatnik powinien rozliczyć zakup towarów handlowych na podstawie faktury ostatecznej, a nie faktury zaliczkowej.

Fakturę zaliczkową wystawia się w sytuacji gdy przed wykonaniem dostawy towaru sprzedawca otrzymał przedpłatę. Po wydaniu towaru powinna być wystawiona faktura rozliczeniowa. Zatem, z chwilą wydania towaru z magazynu nabywcy transakcja powinna być udokumentowana fakturą właściwą.

W sytuacji gdy, nabywca towaru nie otrzyma, z różnych względów, faktury powinien zastosować przepisy § 16 ust. 2 r.p.k.p.r. Stanowią one, że jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury. Natomiast, jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.

Odnosząc powyższe do przedstawionej sytuacji, należy przede wszystkim określić, czy transakcja jest udokumentowana prawidłowo tj. czy wystawienie tylko faktury zaliczkowej jest prawidłowe oraz czy towar znajdował się w dniu sporządzenia spisu u sprzedawcy czy u nabywcy oraz czyją był własnością w dniu 31 grudnia 2013 r.