Rok 2023 to czas zwiększonej dyscypliny kosztowej w polskich przedsiębiorstwach. Menedżerowie wkładają więcej wysiłku w wybór najbardziej atrakcyjnych na rynku ofert, a same przedsiębiorstwa doskonalą swoje procedury zakupowe. Coraz częściej na kwestie kosztów patrzy się przez pryzmat tzw. ROI (ang. return on investment), zadając sobie pytanie, czy i w jakim stopniu poniesiony wydatek wpływa na nasze przychody. Czy na każdą kategorię wydatków można jednakże patrzeć przez pryzmat ROI? Czy wydatek na zakup Systemu Informacji Prawnej jest wyłącznie ekonomicznym kosztem, czy też może przyczynić się do bezpieczniejszego i zgodnego z prawem funkcjonowania przedsiębiorstwa?
Czytaj w LEX: Porównanie oraz praktyka stosowania metod bezwzględnej oceny opłacalności inwestycji >>
Gdzie ekonomia i zarządzanie spotyka się z prawem
Każde przedsiębiorstwo to jednostka biznesowa nastawiona na osiąganie zysków rozumianych jako nadwyżka przychodów nad kosztami towarzyszącymi jej działalności. Oczywiście wydatki związane z zapewnieniem bezpiecznego i zgodnego z prawem funkcjonowania jednostki nie są wprost powiązane z osiąganymi przychodami w sensie ekonomicznym, nie stanowią kosztów materiałów, wytworzenia, półproduktów, narzędzi, maszyn czy innych związanych wprost z generowaniem wartości, na których przedsiębiorstwo zarabia. Stanowią jednak koszty funkcjonowania i są powiązane z procesami istotnymi dla prowadzenia podstawowej działalności.
Czytaj w LEX: Budżetowanie kapitałowe: planowanie i ocena efektywności przedsięwzięć inwestycyjnych >>
Czytaj także: Tablica i kreda nie wystarczą, by wykształcić prawnika>>
Przyglądając się bliżej np. przedsiębiorstwom sektorowym (np. banki, energetyka, firmy chemiczne czy farmaceutyczne), nietrudno wskazać potencjalne ryzyka wynikające z naruszeń stosowania obowiązującego prawa czy regulacji oraz ich związek (wpływ) na podstawową działalność (kwestie regulacyjne w zakresie opracowania taryf cenowych w firmach energetycznych, kwestie frankowe czy np. regulacje w zakresie obowiązkowych systemów zarządzania zgodnością w bankach). Zaniedbania w tych obszarach implikują odpowiednie działania po stronie organów regulacyjnych i kontrolnych, czego efektem są liczne kary za naruszenia przepisów nakładane na takie przedsiębiorstwa i banki.
Czytaj w LEX: Pimpicki Krzysztof - Kultura organizacyjna - klucz do zrozumienia przedsiębiorstwa >>
System informacji prawnej dla każdego, kto potrzebuje
Pierwszą i najbardziej obiektywną potrzebą jest zapewnienie dostępu do źródeł informacji prawnych każdemu uczestnikowi przedsiębiorstwa. Mowa oczywiście o pracownikach szeroko rozumianego „back office`u”, realizujących procesy towarzyszące działalności podstawowej (od prawników począwszy, przez księgowych, kadry, zamówienia publiczne, BHP aż po sprzedaż i działy zakupowe), bowiem realizują oni procesy, których kształt wynika z przepisów prawa i których naruszenie może generować określone ryzyka w postaci kar finansowych czy innych sankcji.
Czytaj w LEX: Ludzie uczą się dziś od mistrza i szefa, nie od trenera >>
Sfera regulacji prawnej zbliża się do podstawowej działalności biznesowej, wystarczy spojrzeć na procesy zakupowe realizowane w reżimie zamówień publicznych czy w dzisiejszym czasie na regulacje sankcyjne obowiązujące w Europie i naszym kraju, których naruszenie może doprowadzić do znaczących zakłóceń prowadzenia biznesu. Od działań podjętych przez służby księgowe, BHP czy inspektorów ODO zależą procesy realizowane przez ogół uczestników przedsiębiorstwa (np. regulaminy bezpieczeństwa pracy, polityki ochrony danych osobowych, rozliczanie wynagrodzeń czy prowadzenie spraw kadrowych), zaniedbania w tym zakresie z pewnością generują wyższy poziom ryzyk i zwiększoną odpowiedzialność np. władz spółki. Kontrola organu odpowiedzialnego za dany obszar (urząd skarbowy, inspekcja pracy, ochrony środowiska itp.) a w jej wyniku identyfikacja naruszeń to koszty – kar, zwiększonej nieplanowanej pracy i zaangażowania pracowników w obsługę takiej kontroli, zaangażowania zewnętrznych prawników i doradców, obrony swoich racji w potencjalnym sporze itp.).
Alertowanie zmian w prawie
Odpowiednie komórki w przedsiębiorstwie realizują zadania w swoich obszarach, których ramy są ujęte w często zmieniającym się prawie powszechnym. Każda zmiana przepisu prawa powszechnego generuje potrzebę analizy i identyfikacji jej wpływu na wewnętrzne regulacje i funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dojdzie do niej wyłącznie wtedy gdy zmiana ustawy, wejście w życie nowego rozporządzenia, dyrektywy czy innego aktu np. europejskiego zostanie w danym przedsiębiorstwie dostrzeżone i zidentyfikowane jako istotne. Przy dużych, silnie regulowanych biznesach nie lada wyzwaniem jest zbudowanie wewnętrznego systemu identyfikacji nowych wymagań prawnych dotyczących całokształtu działania przedsiębiorstwa. Zwykle zadanie to należy do służb prawnych lub compliance. Sektor finansowy wypracował tzw. model III linii obrony, gdzie za identyfikację m.in. nowych obowiązków prawnych z danego zakresu odpowiadają ich bezpośredni interesariusze, czyli osoby stosujące na co dzień te przepisy, tzw. I linia – eksperci w swoich obszarach. Ma to o tyle głębokie uzasadnienie, że z pewnością nie każdy prawnik funkcjonujący w danej jednostce musi rozumieć i dostrzegać wszystkie, nawet najodleglejsze i dla niego mało zrozumiałe aspekty jej funkcjonowania (np. związane z prawnymi wymaganiami procesu produkcyjnego).
Czytaj w LEX: Przedsiębiorstwo a potrzeby informacyjne jego interesariuszy >>
Osoby będące zaś blisko i odpowiedzialne za realizację tych procesów – na pewno je rozumieją i mają większą zdolność ich adaptacji do zmieniających się regulacji prawnych. Muszą się tylko o nich dowiedzieć – a gdy prawnik nie dostrzeże takiej zmiany – poziom ryzyka prawnego na tym odcinku działania przedsiębiorstwa rośnie. Funkcje alertowe, dostępne w systemach informacji prawnej, można konfigurować w taki sposób, by zgodnie z zakresem odpowiedzialności za realizację procesów zapisanych w przepisach prawa, informowały z jednej strony prawnika ale z drugiej odpowiednio księgowych, kadrowych, pracowników służby BHP czy ochrony środowiska, zamówień publicznych czy innych działów, o nowych regulacjach prawnych. Bardzo ważne z perspektywy skuteczności procesu zarządzania ryzykiem zmian w prawie jest w praktyce to by nie pozostawiać tego zadania jedynie samym zainteresowanym przedstawicielom tych działów. Organizacja procesu alertowania zmian prawnych z wykorzystaniem systemu informacji prawnej („założenie” alertów na wybranych aktach prawnych) to powinna być wspólna odpowiedzialność zarówno wspomnianych „przedstawicieli I linii” (np. księgowych, BHPowców czy specjalistów ochrony środowiska) jak i prawników czy compliance oficerów. Jakiekolwiek niedociągnięcia w procesie identyfikacji nowych obowiązków prawnych skutkują negatywnymi konsekwencjami związanymi z niewdrożeniem na czas lub błędnym wdrożeniem nowych obowiązków prawnych.
Lex Biznes - gwarancja bezpieczeństwa prawnego firm >>
Zawsze aktualne, wewnętrzne procedury i regulaminy
Zmiany w prawie powszechnym zwykle implikują potrzebę ich uwzględnienia w regulacjach wewnętrznych przedsiębiorstwa. W tym kontekście istotna jest prawidłowa identyfikacja (a często dotarcie) do dokumentów wewnętrznych regulujących obszary objęte zmianą prawną. Jeśli zmienia się kodeks pracy w zakresie np. organizacji telepracy, to w których regulaminach i politykach muszę odzwierciedlić te zmiany?
Być może będę zmuszony do stworzenia nowego dokumentu np. polityki rozliczania kosztów ponoszonych przez pracowników w ramach pracy wykonywanej w domu. Takie pytania zadają sobie osoby odpowiedzialne za tworzenie i utrzymywanie w aktualności tych dokumentów. Patrząc z nieco innej strony, jaką mam pewność, że obowiązujące w mojej organizacji procedury, polityki, regulaminy są zgodne z aktualnymi przepisami prawa a co gorsza z aktualnymi wymaganiami regulatora? Z perspektywy zarządzania ryzykiem prawnym organizacja systemu kontroli dokumentów wewnętrznych w zakresie zgodności z wymaganiami wynikającymi ze zmieniającego się prawa staje się niezwykle ważna zwłaszcza gdy przedsiębiorstwo funkcjonuje w obszarach o silnej regulacji prawnej i wysokiej aktywności podmiotów regulujących dany rynek (np. sektor finansowy). Gdy wewnętrzne regulaminy są w formie papierowej w segregatorach – cała nadzieja w prawnikach lub osobach wprost odpowiedzialnych za te dokumenty (to są też często działy biznesowe, o niskiej wrażliwości i świadomości kwestii prawnych). Gdy są w elektronicznych bazach danych (typu sharepoint), łatwiej je wyszukać choć wciąż trzeba wiedzieć, że właśnie się zmieniła ich podstawa prawna i być może wymagają interwencji w zakresie ich aktualizacji do zmienionego stanu prawnego. Tymczasem system informacji prawnej oraz związany z nim edytor tekstów prawniczych (dostępny w MS Word) zapewnia funkcję automatycznej detekcji dokumentów odwołujących się do precyzyjnie oznaczonych norm właśnie zmienianego prawa. Implementacja tego rozwiązania u osób odpowiedzialnych za tworzenie i utrzymywanie w aktualności wewnętrznej dokumentacji o charakterze prawnym, poprzedzona właściwą i wyczerpującą identyfikacją miejsc jej powstawania, to z pewnością inwestycja w bezpieczeństwo prawne przedsiębiorstwa rozumiane jako dbałość o zgodność regulacji wewnętrznych z prawem powszechnym.
Lepsza komunikacja z prawnikami (infolinie ekspercke)
Rola wewnętrznych prawników przedsiębiorstw w ostatnich latach ewoluuje w kierunku lepszego rozumienia i wspierania procesów biznesowych. Nie zwalnia ich jednak i nawet zwykle nie ogranicza zakresu spraw, z którymi muszą się zmierzyć w wyniku zapytań swoich klientów wewnętrznych. Duże przedsiębiorstwa stosują różne modele realizacji zleceń do działu prawnego, niektóre umożliwiają wszystkim pracownikom firmy kontakt i zlecanie zadań prawnikom, inne nadają takie uprawnienia np. menedżerom od określonego szczebla. Powszechnie występującym mankamentem w relacji klient wewnętrzny - prawnik jest różny stopień i umiejętność komunikowania potrzeb prawnych przez składających takie zlecenia a ich percepcji i możliwości odniesienia się przez samych prawników. W efekcie składający takie zlecenie nie-prawnik (księgowy, BHPowiec, czy handlowiec) jest przekonany, że w sposób wyczerpujący opisał okoliczności ważne dla jego realizacji, tymczasem prawnik - czytając to zgłoszenie - od razu widzi luki i braki uniemożliwiające mu odniesienie się do danej sytuacji, oczekiwania będącego przedmiotem zlecenia.
Zwraca więc takie zlecenie do nadawcy z prośbą o uzupełnienie, dobrze gdy obie strony mają możliwość komunikacji zmierzającej do zrozumienia wzajemnych oczekiwań. Trwa to odpowiednio dłużej i angażuje obie strony w przedłużającą się realizację takiego zlecenia. A dłuższy czas realizacji to koszty po obu stronach, pewne minimum to czas utracony na realizację innych, często ważniejszych zadań. Korzystając z usług infolinii eksperckich dostępnych w ramach systemów informacji prawnej (np. z zakresu prawa podatkowego, prawa pracy, BHP czy zamówień publicznych), przedstawiciele tych działów rozstrzygną samodzielnie – bez udziału prawnika – wiele drobniejszych spraw, nie wymagających akceptacji działu prawnego, a w tych poważniejszych – po takiej konsultacji – uzupełnią i lepiej opiszą zakres zlecenia – zapytania do prawnika wewnętrznego. Zadaniem prawnika in house jest udzielenie interpretacji do zgłaszanego problemu ale obowiązkiem zgłaszającego jest wyczerpujące opisanie wymagań i stanu faktycznego a dobrą praktyką – oznaczenie swojego stanowiska w sprawie. Ważne przy tym jest też to, że takie postępowanie nie narusza wewnętrznych zasad zarządzania ryzykiem prawnym, obowiązujących w przedsiębiorstwie, dalej wewnętrzny prawnik podejmuje decyzje i ponosi za nie odpowiedzialność, czyni to jednak w oparciu o bardziej kompletny i lepiej przygotowany materiał otrzymany od klienta wewnętrznego.
Szkolenia
Wreszcie kwestia uczestnictwa w różnego rodzaju szkoleniach podnoszących kompetencje w zakresie dziedzin prawa istotnych dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, tak silnie zmodyfikowana pod wpływem skutków pandemii Covid i przejścia wielu sfer działalności do strefy on line. Przed pandemią standardem były regularne szkolenia (często wyjazdowe) w zasadzie każdej grupy specjalistów w przedsiębiorstwie, z którymi wiązały się koszty uczestnictwa, delegacji, noclegów, diet itp. Okazało się, że podobne potrzeby obecnie zaspokajamy on line – dostępne w ramach systemów informacji prawnej strefy szkoleń oferują dostęp do licznych szkoleń (możliwość wzięcia udziału na żywo i np. zadawania pytań przez chat oraz odsłuchiwania nagranych webinarów) z poszczególnych dziedzin prawa istotnych zarówno dla prawników jak i różnych grup specjalistów nie będących prawnikami. Różnorodność tematyczna wraz z satysfakcjonującą ilością to wygodna i łatwo dostępna opcja podnoszenia kompetencji prawnych związanych np. ze zmianami w prawie.
Czytaj w LEX: Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa – aspekty zarządcze i formalno-prawne >>>
Podsumowanie - czyli gdzie jest ten ROI
Zwrot z inwestycji (return on investment) to kategoria czysto ekonomiczna dotycząca kosztów prowadzenia działalności. Kryzys gospodarczy, wysoka inflacja, konieczność podejmowania przez menedżerów przedsiębiorstw często trudnych decyzji w obszarze optymalizacji wydatków celem zachowania poziomu zysków wymaganych przez właściciela czy inwestora, to obecne doświadczenia polskich firm. W tym kontekście istotnego znaczenia nabierają kwestie rewizji istniejących procesów organizacyjnych, stosowanych narzędzi, kupowanych usług doradczych, pod kątem ich optymalnego wykorzystania. Praca z systemami informacji prawnej przy jednoczesnej weryfikacji i usprawnieniu pewnych procesów organizacyjnych wewnątrz przedsiębiorstwa może w istotny sposób przyczynić się do ograniczania ponoszonych kosztów. Mowa tu zarówno o tych kategoriach kosztowych, które w obliczu trudności gospodarczych, zwykle jako pierwsze podlegają ograniczeniom i cięciom (np. koszty uczestnictwa w szkoleniach) jak i o tych bardziej znaczących, strategicznych, związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa w sposób zgodny z aktualnym prawem i regulacjami. Zaniedbania w tych obszarach często kosztują przedsiębiorstwo znaczące kwoty finansowe wynikające z zastosowanych sankcji i kar oraz oznaczają dotkliwe skutki biznesowe (np. uszczerbek wizerunkowy wpływający na pozycję konkurencyjną a w efekcie na wynik finansowy). System zawsze aktualnych i zgodnych z prawem wewnętrznych procedur, wsparty dostępem do bazy prawa dla wszystkich, którzy go potrzebują, precyzyjnie skonstruowania siatka powiadomień (alertów) o zmieniających się przepisach dostępna dla osób odpowiedzialnych za realizację określonych procesów opartych na przepisach prawa oraz komfort konsultacji z ekspertem propozycji stanowiska w zakresie np. interpretacji przepisów przed zwróceniem się z pytaniem do wewnętrznego prawnika to bardzo wymierne profity z posiadania dostępu do systemu informacji prawnej w przedsiębiorstwie.
Autor: Maciej Krajewski, dyrektor segmentu duże i średnie przedsiębiorstwa oraz rynku usług prawnych i przedsiębiorstw w Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o.