Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego.

Firma zatrudniająca poniżej 20 pracowników chciałaby wypłacić świadczenia urlopowe. Świadczenie urlopowe miałby otrzymać każdy pracownik w kwocie 400,00 zł netto.

Czy firma może wypłacić świadczenie urlopowe pracownikowi, który przebywa na urlopie wypoczynkowym poniżej 14 kolejnych dni kalendarzowych?

Czy istnieje możliwość stworzenia zarządzenia w firmie, które stanowi, że każdemu pracownikowi przysługuje świadczenie urlopowe bez względu na to, czy jego urlop trwa kolejno 14 dni kalendarzowych, czy też jest krótszy?

Odpowiedź: pracodawca może wprowadzić zasadę, że świadczenie urlopowe będzie wypłacane niezależnie od czasu trwania urlopu. Jeżeli jednak otrzyma je pracownik, który nie będzie na urlopie przez dwa tygodnie – od kwoty świadczenia należało będzie odprowadzić składki ZUS.

Uzasadnienie: zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 800) – dalej u.z.f.ś.s. – pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (nie dotyczy to pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, którzy tworzą ZFŚS, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników) mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń społecznych do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 u.z.f.ś.s. lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w art. 3 ust. 4-6 u.z.f.ś.s. Zgodnie z tymi przepisami wsokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 u.z.f.ś.s. - odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 u.z.f.ś.s., ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

Zgodnie z art. 3 ust. 5 u.z.f.ś.s. świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłaty należy przy tym dokonać nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Czytaj: Wypłata świadczenia urlopowego jest prawem, a nie obowiązkiem pracodawcy

Ustawodawca wprowadził zatem warunek nabycia prawa do świadczenia urlopowego, w postaci dwutygodniowego urlopu. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może tego warunku skrócić. Na mocy art. 18 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) postanowienia aktów prawa wewnętrznego nie mogą być mniej korzystne niż przepisy prawa pracy. Skoro więc skrócenie okresu urlopu wymaganego do nabycia świadczenia urlopowego jest na korzyść pracownika, jest to w pełni dopuszczalne.

Należy jednak podkreślić, że zmiana warunków spowoduje, że nie będzie to świadczenie urlopowe w rozumieniu u.z.f.ś.s. Tymczasem w myśl § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowi świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 u.z.f.ś.s. – do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. W efekcie w przypadku wypłat dla osób, które nie spełniają warunku 14-dniowego urlopu od wypłaconych kwot należy zapłacić składki ZUS.