• Właściwy organ
Prawodawca wskazuje, że informacje podsumowujące powinny być składane w urzędzie skarbowym bliżej tego nie definiując. Zatem organem właściwym, do którego powinny być kierowane takie dokumenty jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy do rozliczeń VAT. Należy go ustalić w oparciu o przepisy art. 3 u.p.t.u.
 
• Okresy objęte informacją
Co do zasady informacje podsumowujące składa się za okresy miesięczne. Niemniej jednak w określonych wypadkach mogą być one składane za okresy kwartalne. Dzieje się tak wówczas, gdy dotyczą one:
1) WDT i wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych rozliczanych w ramach procedury uproszczonej, jeżeli całkowita wartość tych transakcji, bez podatku od wartości dodanej, nie przekracza w danym kwartale i w żadnym z czterech poprzednich kwartałów kwoty 250.000 zł;
2) WNT, jeżeli całkowita wartość tych transakcji, bez podatku, nie przekracza w danym kwartale 50.000 zł;
3) świadczonych usług, w odniesieniu do których występuje obowiązek wykazania ich w ramach informacji podsumowujących, niezależnie od ich całkowitej wartości w danym kwartale.
Jeżeli wartość transakcji, o których mowa w pkt 1 i 2 powyżej przekroczyła wskazane tam limity, występuje obowiązek składania informacji podsumowujących za okresy miesięczne. Wówczas informacje podsumowujące za poszczególne (wszystkie) miesiące, które upłynęły od rozpoczęcia danego kwartału, są składane po miesiącu, w którym przekroczono odpowiednio kwotę 250.000 zł lub 50.000 zł, z tym że jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału, składana jest jedna informacja podsumowująca za ten kwartał.
 
 
• Formularz
Informacje podsumowujące składane są na określonych wzorach formularzy – dostępne są one na stronach internetowych Ministra Finansów (http://www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje/formularze/vat).
Oprócz danych identyfikacyjnych podmiotu (także podpisu oraz daty i miejsca wypełnienia), który składa informacje, w ramach druku VAT-UE oznacza się:
• okres za jaki jest składany (miesiąc/kwartał oraz rok), a także urząd do którego jest kierowany;
• odrębnie dla: wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów oraz wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, wskazuje się numer identyfikacji podatkowej kontrahenta zarejestrowanego na VAT UE (z kodem literowym poprzedzającym ten numer) oraz oznacza, czy jest to transakcja trójstronna w rozumieniu art. 136 ustawy o VAT;
• przeliczoną na złotówki kwotę danej transakcji – przeliczenia dokonuje się w oparciu o regulację art. 31a u.p.t.u.
Na jednym jej druku (VAT- UE) powinno się ująć wszystkie transakcje powodujące obowiązek ich zgłoszenia – niezależnie od ich rodzaju (np. WNT, WDT, czy świadczenie usług).
 
Przykład
Pani Kowalska w danym kwartale świadczyła usługi na rzecz innych podatników, do których stosuje się regulację art. 28b ustawy o VAT, dokonała pięciu WDT oraz dwa WNT. Wszystkie te transakcje powinny być ujęte na jednym druku VAT-UE.
 
W przypadku, w którym ilość transakcji ujmowanych w ramach formularza jest większa, niż ilość przewidzianych ku temu pól, powinno dołączyć się załączniki (VAT-UE/A, VAT-UE/B, VAT-UE/C) tak, aby wykazać wszelkie transakcje podlegające ujęciu w ramach informacji podsumowujących za dany okres rozliczeniowy. Poszczególny załącznik dotyczy: wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów oraz wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług. W przypadku składania informacji podsumowujących za pośrednictwem Internetu nie występuje potrzeba składania załączników – wzór jest interaktywny i można tam wpisać wszystkich kontrahentów, niezależnie od ich ilości.
Prawodawca przewidział również możliwość złożenia korekty informacji podsumowujących. Powinno to nastąpić w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek błędów w złożonych informacjach podsumowujących. Dokonuje się tego na formularzu VAT-UEK, gdzie oznacza się konkretne transakcje, których dane są korygowane oraz te transakcje z poprawionymi (poprawnymi) danymi – w razie potrzeby wynikającej z braku miejsca do wykazania wszystkich korygowanych transakcji dołącza się załączniki.
 
• Terminy
Jeśli składane są informacje podsumowujące obejmujące okresy miesięczne, ich złożenie powinno nastąpić w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonania danej transakcji. Z kolei w przypadku składania VAT-UE za okresy kwartalne, powinno to następować w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonania transakcji.
Jednocześnie informacje podsumowujące składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej składa się do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu/kwartale w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonania czynności skutkujących obowiązkiem złożenia informacji.
Wskazane powyżej terminy znajdują zastosowanie również w sytuacji utraty możliwości składania informacji za okresy kwartalne.
W przypadku wykrycia błędów w ramach złożonych informacji podsumowujących, ich korekta (VAT-UEK) powinna zostać złożona niezwłocznie.
Uwaga!
Co prawda w przypadku świadczenia usług opodatkowanych w innym państwie UE w Polsce nie powstaje obowiązek podatkowy z tego tytułu, co teoretycznie uniemożliwia określenie terminu do złożenia informacji podsumowującej w tym zakresie. Niemniej jednak dla ustalenia tego momentu prawodawca nakazuje stosować odpowiednio przepisy dotyczące ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego, o których stanowi regulacja art. 19a ustawy o VAT.
(...)
 
Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy