Mimo pandemii wiele osób decyduje się na założenie firmy. Tylko w styczniu 2021 r. działalność rozpoczęło 27 601 firm, w tym 4318 zostało zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, tam muszą się rejestrować spółki),  a w lutym 2021 -  26 078 firm (w tym 4862 w KRS, również firmy powstałe z przekształcenia i nie będące przedsiębiorcami).

Większość biznesmenów jak widać wybiera jednoosobową działalność gospodarczą, choć zwłaszcza w pandemii jest ona bardziej ryzykowana niż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.  Do wyboru są jeszcze inne spółki osobowe (cywilne czy jawne). One jednak wymagają założenia działalności i nie chronią majątku osobistego wspólnika. Z kolei spółka akcyjna dla działalności nawet na średnią skalę jest zbyt wymagająca. Stąd wybór zwykle jest pomiędzy JDG a spółką z o.o. Na pierwszy rzut oka mniej zalet ma spółka. Wielu myśli, że jest droższe i bardziej absorbujące w obsłudze. To nie zawsze jest prawda. Spółka może okazać się strzałem w dziesiątkę, i to bardziej  opłacalnym. Od 2019 r. CIT dla małych wynosi bowiem tylko 9 proc. Krok po kroku pokazujemy jednak, co jest ważne przy wyborze firmy - nawet jej nazwa, i dlaczego.

Czytaj również: Z etatu na swoje - jak założyć działalność i na co uważać >>
 

Rejestracja – o czym warto wiedzieć

Zarówno w przypadku jednoosobowej działalności jak i spółki ważne jest, aby mieć dobrą nazwę firmy czy spółki oraz szeroko określoną działalność. W tym celu wybiera się kody PKD. Lepiej zaznaczyć ich więcej, by w przypadku poszerzenia biznesu nie trzeba było dokonywać zmian. Kody wraz z opisami zajmują kilka stron, warto więc wcześniej dobrze je przeanalizować. Tak, aby wiedzieć, co się pod którym, kryje. W czasie pandemii ważne jest też, który kod PKD zaznaczymy jako dominujący - to od niego bowiem rząd uzależnia wsparcie kryzysowe.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Działalność rejestruje się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).  Ani za samą rejestrację, ani za późniejsze zmiany we wpisie nie ponosi się żadnych opłat. Aby zarejestrować działalność można:

  • Zarejestrować się do CEIDG za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego, wypełnić wniosek,  opatrzyć elektronicznym podpisem i wysłać. Wpis jest dokonywany w momencie przyjęcia wniosku, który też trafia do US i ZUS. Taka procedura pozwala od razu rozpocząć działalność.
  • Wypełnić anonimowo wniosek on-line w CEIDG i wysłać go. Taki wniosek otrzyma kod, który trzeba zapamiętać i wydrukować. Pozwoli on następnie potwierdzić złożenie wniosku w dowolnej gminie.  
  • Wypełniony papierowy wniosek złożyć w gminie, która przekształca go na wniosek elektroniczny.
  • Przesłać wniosku listem poleconym do wybranej gminy. Wówczas podpis musi być notarialnie potwierdzony.

We wniosku można określić późniejszy dzień podjęcia działalności gospodarczej niż dzień złożenia wniosku. Data jej rozpoczęcia nie może być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Zakładając spółkę trzeba najpierw stworzyć umowę spółki, a potem zgłosić ją do Krajowego Rejestru Sądowego. Można wybrać dwie formy tradycyjną i elektroniczną. Forma tradycyjna oznacza, że umowę sporządza notariusz w formie aktu notarialnego. Przy minimalnej wartości kapitału zakładowego spółki 5000 zł taksa notarialna może wynieść ok. 200 zł plus koszt odpisów (6 zł + VAT za stronę). Koszt rejestracji w KRS wnosi 600 zł (500 zł za wpis do KRS i 100 zł do Monitora Sądowego i Gospodarczego. Forma elektroniczna jest tańsza. Jej koszt to 350 zł (w tym 100 zł za wpis do MSiG). Wszystkie opłaty można dokonać podczas zakładania poza podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Podpisanie umowy jest taką czynnością i trzeba się podzielić z fiskusem. Wysokość podatku  zależy od wysokości kapitału zakładowego i stanowi 0,5 proc. jego wartości. Jeśli umowa jest zawiera u notariusza, to on odprowadzi podatek. Jeśli przez system S24, trzeba samemu udać się do urzędu skarbowego.

 



 

Zakładanie spółki przez eKRS ma ograniczenia –  trzeba skorzystać z gotowego wzorca umowy. Wzór ten jest załącznikiem do rozporządzenia ministra. Istotne jest, by dobrze wybrać warianty, np. dotyczące udziałów w spółce, jej organów, określenia sposobu reprezentacji, zgody na zbycie lub zastawienie udziału spółki. Ważny jest też punkt dotyczący konieczności powzięcia uchwały wspólników w przypadku rozporządzania prawem lub zaciągania zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego lub brak takiego wymogu. W przypadku kapitału o wysokości 5 000 zł taka uchwała byłaby już konieczne przy zobowiązaniach powyżej 10 000 zł. Ponadto w systemie S24 na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. Jeżeli wspólnik wnosi wkład niepieniężny (aport), trzeba się udać do notariusza. Trzeba też pamiętać, że prowadzenie spółki wiąże się z koniecznością podejmowania uchwał, składania sprawozdań finansowych. W przypadku JDG nie ma takich obowiązków.

Odpowiedzialność za długi firmy

Prowadzący jednoosobową działalność odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem osobistym. Jest więc ona nieograniczona. W przypadku spółki z o.o. odpowiedzialność wspólników jest ograniczona do wysokości wniesionych udziałów. Wierzyciele mogą domagać się spełnienia zobowiązań tylko z majątku spółki. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych odpowiedzialność za zobowiązania spółek mogą też ponosić członkowie zarządu, o ile nie podejmą właściwych działań w odpowiednim czasie, np. nie złożą w odpowiednim terminie wniosku o ogłoszenie upadłości.

Dysponowanie pieniędzmi

W jednoosobowej działalności właściciel nigdy nie jest traktowany jak pracownik – zawsze jest szefem. Ponadto nie otrzymuje pensji, ale też nie musi się rozliczać dokładnie z każdej złotówki pobranej z firmowego konta. To, co wpływa, może od razu wydać. W spółce z o.o. jest inaczej. Wspólnik nie może bezpośrednio korzystać z konta spółki. Nawet, jeśli jest prezesem i głównym udziałowcem, nie może traktować pieniędzy na koncie spółki jak prywatnych. Każda złotówka, która wpływa na konto spółki i z niego wypływa, musi być potwierdzona umowami, fakturami. W spółce właściciel może dysponować firmowymi pieniędzmi jak swoimi dopiero w momencie wypłaty wynagrodzenia lub dywidendy.

Podatki - trzeba dobrze liczyć

Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest jednocześnie płatnikiem jako osoba fizyczna. Co miesiąc więc odprowadza zaliczki z tytułu PIT. Formę opodatkowania wybiera się przy rejestracji. Do wyboru są:

  •     Zasady ogólne, czyli skala podatkowa 18 proc. i 32 proc. po przekroczeniu progu podatkowego,
  •     Podatek liniowego (19 proc.)

W niektórych przypadkach można też wybrać ryczałt od przychodów ewidencjonowanych albo kartę podatkową. Spółka z o.o. jest odrębnym podmiotem prawnym i jako taki płaci CIT, czyli podatek dochodowy od osób prawnych. Może on wynieść 19 proc. lub 9 proc., jeśli przychody spółki są niższe niż 1,2 mln euro. Tyle, że właściciele też mogą czerpać zyski –  z tytułu zatrudnienia w spółce (wtedy opodatkowanie 18 lub 32 proc.) lub z tytułu wypłaty dywidendy (podatek 19 proc.).
W spółce więc występuje podwójne opodatkowanie – opodatkowane są dochody spółki i wspólników wypłacane w formie dywidendy lub wynagrodzenia, np. dla zarządu z tytułu powołania, umowy o pracę czy dzieło. Trzeba jednak pamiętać, że dywidenda nie zmniejsza dochodu spółki, co powoduje konieczność opłacenia podatku CIT. Wspólnik po otrzymaniu dywidendy musi ponownie opodatkować te pieniądze, tym razem podatkiem PIT. Warto jednak pamiętać, że wypłaty wynagrodzenia dla członków zarządu – są nimi zwykle wspólnicy -  obniżają dochód spółki. Wówczas pozostaje głównie do opłacenia PIT od wynagrodzenia. Często też się zdarza, że wspólnicy jako osoby prywatne wynajmują spółce, np. mieszanie na biuro, samochód, garaż. Wówczas spółka wypłaca mu czynsz za najem, który wrzuca w koszty, a wspólnik tylko rozlicza PIT.

 



 

Składki na ZUS mogą być niskie i... zerowe

Normalna składka na ZUS od działalności gospodarczej wynosi ok. 1316 zł (ok. 975 składka na ubezpieczenie społeczne plus składka zdrowotna oraz na Fundusz Pracy). Z tym, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zazwyczaj przez pierwsze lata mogą płacić niższe składki. Zakładając firmę mogą  skorzystać z tzw. ulgi na start, czyli przez pół roku od rejestracji przedsiębiorstwa są zwolnieni ze składek społecznych. Później, przez kolejne dwa lata, ten sam przedsiębiorca będzie miał możliwość skorzystania z tzw. preferencyjnego ZUS - składki w wysokości 520 zł. Potem, ci których przeciętne miesięczne przychody nie przekraczają w danym roku 2,5-krotności minimalnego wynagrodzenia ( w 2019 r. to 5625 zł), to w następnym mogą płacić niższe składki na ZUS, tzw. mały ZUS. „Mały ZUS” pozwala na obniżenie podstawy wymiaru składek tylko w przypadku ubezpieczeń społecznych (tj. emerytalnego, rentowego, chorobowego i wypadkowego). Składkę na ubezpieczenie zdrowotne należy płacić w pełnej wysokości. Warto też pamiętać, że obecnie za sprawą tzw. Konstytucji Biznesu, jeśli przedsiębiorca zaczyna działalność i jego miesięczny przychód jest niższy niż połowa najniższej pensji krajowej (obecnie wynoszącej 2100 zł), w ogóle nie musi rejestrować swojej działalności. W sumie więc można działać na małą skalę przez pięć lat i płacić niższe składki.

W przypadku spółki z o.o. jest całkiem inaczej. Obowiązek opłacania składek za wspólnika istnieje tylko wówczas, jeżeli spółka jest jednoosobowa.  Wówczas nie można jednak skorzystać z preferencyjnego i małego ZUS. Gdy wspólników jest więcej, nie płaci się od nich składek na ZUS, o ile nie są zatrudnieni na umowę o pracę czy zlecenia. Co prawda spółka musi mieć prezesa, którym zwykle bywa wspólnik, ale można go powołać lub zatrudnić na umowie o pracę. Takie wydatki są jednak wrzucane w firmowe koszty. Jeśli więc spółka ma przynajmniej dwóch udziałowców, pozwala zaoszczędzić na składkach na ZUS.

Prowadzenie księgowości

Prowadzący jednoosobową działalność, którego dochód w roku podatkowym nie przekracza 2 mln euro może prowadzić uproszczoną księgowość w formie księgi przychodów i rozchodów (zwana KPiR), ewidencję przychodów w przypadku ryczałtowców lub kartę podatkową. Ich bowiem nie obejmują przepisy ustawy o rachunkowości. Taką księgowość wiele przedsiębiorczych Polaków prowadzi samodzielnie. Gdy prowadzący JDG korzystają z usług księgowej, przy małej skali działalności, płacą ok. 100 zł. Spółka z o.o. musi prowadzić pełne księgi rachunkowe, co zwykle kosztuje więcej, zwykle minimum 500 zł. Do tego dochodzą raz w roku opłaty za sporządzenie sprawozdania finansowego – też ok. 500 zł dla małej spółki.

Co wybrać: JDG czy spółkę z o.o.

Zwykle wybór formy prowadzenia działalności zależy rodzaju i wielkości biznesu. Do tej pory w przypadku małego sklepu, drobnej działalności usługowej zakładanie spółki zwykle się nie opłacało. Zwłaszcza, że osoba, która sama nie porusza się dobrze w przepisach kodeksu spółek handlowych, podatkowych czy prawa pracy,  może potrzebować pomocy prawnika. Pandemia i nakładane przez rząd obostrzenia pokazały jednak, że bez znajomości przepisów trudno prowadzić biznes. Ponadto wbrew pozorom te wszystkie formalności dotyczące sprawozdań, uchwał, umów nie są trudne. Wystarczy sobie przygotować wzory, szablony. Jeśli jednak, ktoś wie jak poruszać się w przepisach dotyczących spółek, myśli o dużej działalności, pozyskiwaniu zewnętrznego finansowania, w tym środków unijnych, powinien rozważyć spółkę z o.o.

Warto też pamiętać, że każdy biznes oznacza zobowiązania: długi, pożyczki, kredyty, faktury do zapłaty. Jeśli biznesmen nie chce za nie odpowiadać osobiście, jedynym wyjściem jest założenie spółki kapitałowej. Można też zarejestrować najpierw jednoosobową działalność gospodarczą, gdy okres preferencyjnych składek na ZUS się skończy, firma zacznie się rozwijać, można przekształcić ją w spółkę z o.o.