Rozliczanie zagranicznych delegacji – jaki kurs zastosować?

Podatnicy często mają wątpliwości, po jakim kursie powinni rozliczyć zagraniczną podróż służbową pracownika. Dodatkowo nie są pewni czy przyjęty kurs może być zastosowany zarówno do ujęcia księgowego i podatkowego. Ekspert Kompasu Księgowo-Kadrowego podpowiada jak prawidłowo rozliczyć się z podwładnym.

Kursy walut właściwe dla rozliczania zagranicznych podróży służbowych

Operacja gospodarcza	Właściwy kurs waluty obcej według prawa bilansowego	Właściwy kurs waluty obcej według prawa podatkowego	Uwagi
Wypłata pracownikowi zaliczki na koszty zagranicznej podróży służbowej: a) z kasy walutowej;	Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty środków pieniężnych (art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm. - dalej u.o.r.).	Operacja nie generuje kosztów/przychodów podatkowych.	Wysokość zaliczki w walucie obcej powinna wynikać ze wstępnej kalkulacji kosztów zagranicznej podróży służbowej (§ 20 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz. U. z 2013 r. poz. 167 - dalej r.p.p.).
b) w walucie obcej bezpośrednio zakupionej w kantorze lub banku;	Kurs sprzedaży waluty zastosowany przez kantor lub bank (art. 30 ust. 2 pkt 1 u.o.r.).	Operacja nie generuje kosztów/przychodów podatkowych.
c) w walucie polskiej.		Operacja nie generuje kosztów/przychodów podatkowych.	Przeliczenia waluty obcej na walutę polską należy dokonać według kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 r.p.p.).
Wypłata diety w walucie obcej (z kasy walutowej).	Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty środków pieniężnych (art. 30 ust. 2 pkt 2 u.o.r.).	Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm. – dalej u.p.d.o.p. i art. 11a ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm. - dalej u.p.d.o.f.).
Rozliczenie zaliczki wypłaconej w walucie obcej na poczet zagranicznej podróży służbowej: a) wartość diety; b) koszty noclegów; c) koszty przejazdów i dojazdów; d) koszty leczenia za granicą; e) inne wydatki związane bezpośrednio z odbywaniem zagranicznej podróży służbowej, np. opłata za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, wydatki na zakup paliwa;	Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania operacji gospodarczej, tj. dzień poniesienia kosztów (art. 30 ust. 2 pkt 2 u.o.r.) lub – jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki – kurs, po jakim wyceniono zaliczkę w momencie jej wypłaty (por. art. 4 ust. 4 u.o.r.).	Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztów (wystawienia faktury przez kontrahenta z państwa UE lub przyjęcia dostawy/wykonania usługi) obowiązuje również dla celów ustalenia kosztów podatkowych (art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. i art. 11a ust. 2 u.p.d.o.f.) i zasadniczo dla potrzeb podatku VAT (por. art. 31a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm. - dalej u.p.t.u.).	W praktyce przyjmuje się, że dniem poniesienia kosztów z tytułu zagranicznej podróży służbowej jest dzień rozliczenia tej podróży (por. art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p.).
f) zwrot pracownikowi kosztów podróży służbowej w części niepokrytej zaliczką (wypłata z kasy walutowej) lub	Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty środków pieniężnych (art. 30 ust. 2 pkt 2 u.o.r.).
g) wpłata do kasy walutowej niewykorzystanej części zaliczki na koszty podróży służbowej i/lub odręczne zakupy za granicą w walucie obcej.	Kurs, po jakim waluta była wyceniana w momencie wypłaty zaliczki (art. 30 ust. 2 pkt 1 u.o.r.).	Operacja nie generuje kosztów/przychodów podatkowych.
Zwrot kosztów zagranicznej podróży służbowej w sytuacji, gdy pracownik nie pobrał zaliczki.	Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztów (art. 30 ust. 2 pkt 2 u.o.r.).	Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztów (wystawienia faktury przez kontrahenta z państwa UE lub przyjęcia dostawy/wykonania usługi) obowiązuje również dla celów ustalenia kosztów podatkowych (art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. i art. 11a ust. 2 u.p.d.o.f.) i zasadniczo dla potrzeb podatku VAT (por. art. 31a u.p.t.u.). W praktyce przyjmuje się, że dniem poniesienia kosztów z tytułu zagranicznej podróży służbowej jest dzień rozliczenia tej podróży (por. art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p.).
Wycena bilansowa: a) nierozliczonej na dzień bilansowy zaliczki na koszty zagranicznej podróży służbowej (należność od pracownika); b) zobowiązania wobec pracownika z tytułu kosztów podróży służbowej.	Kurs średni NBP obowiązujący na dzień bilansowy (art. 30 ust. 1 pkt 1 u.o.r.).

 

Więcej o rozliczaniu podróży służbowych pracowników można przeczytać w Kompasie Księgowo-Kadrowym