W dniu 4 kwietnia 2022 Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, która została opublikowana 12 kwietnia 2022 r. w Dzienniku Ustaw.
Czytaj: Nowelizacja kodeksu spółek handlowych z podpisem prezydenta>>
Nie było równowagi informacyjnej między organami spółek
Zgodnie z uzasadnieniem do zmian, dotychczas występował brak równowagi informacyjnej między organami spółek oraz niewystarczające mechanizmy kontrolny przysługujące radom nadzorczym. Ponadto ustawodawca zauważył, że na gruncie dotychczasowej ustawy istniały obszary mające istotne znaczenie dla prowadzenia efektywnego nadzoru właścicielskiego, które jednak powodowały liczne wątpliwości interpretacyjne. Na podstawie nowych przepisów rada nadzorcza uzyska więcej uprawnień, przez co ich nadzór nad spółkami ma być silniejszy. Wg. ustawodawcy prawidłowe działanie rady nadzorczej oraz efektywne prowadzenie przez ten organ nadzoru wewnętrznego wymaga, aby posiadała ona bieżący dostęp do rzetelnych oraz kompletnych informacji o spółce. Nowe przepisy nakładają na radę nadzorczą nowe obowiązki a także rozszerzone oraz nowe uprawnienia rady nadzorczej
Czytaj więcej: Grupy spółek - nowe zasady organizacji prac rad nadzorczych (rozszerzone kompetencje i obowiązki) >
Obowiązki rady nadzorczej
Aby zabezpieczyć należyty przepływ informacji między radą nadzorczą a organem właścicielskim spółki, rada nadzorcza została zobowiązana do sporządzania i przedstawiania corocznego sprawozdania z działalności. Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej ma być źródłem informacji o pracy tego organu oraz jedną z podstaw do jej oceny (udzielenia absolutorium), a więc ma pełnić będzie analogiczną funkcję jak istniejące już w obrocie prawnym sprawozdanie zarządu z działalności spółki. Dlatego ustawodawca w art. 219 par. 3 ksh do dotychczasowego obowiązku rozpatrzenia i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty dodał obowiązek sporządzania oraz składania zgromadzeniu wspólników pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej) - 219 par. 3 ksh pkt 3).
Wzorzec uchwały o zmianie składu rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - WZÓR >
Uczestnictwo biegłego rewidenta/pracownika firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej
W przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy określone w oceny dokumentów finansowych za ubiegły rok obrotowy oraz rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki. Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.
Kwartalne posiedzenia rady nadzorczej
Ustawodawca w uzasadnieniu do zmian mocno akcentuje proaktywną funkcję członków rady nadzorczej. Uczestnictwo członków rady nadzorczej w posiedzeniach tego organu stanowi nie ich uprawnienie korporacyjne, lecz podstawowy obowiązek świadczący o staranności w piastowaniu funkcji. Dlatego wprowadzono normę o obligatoryjnych posiedzeniach rady nadzorczej które powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.
Nowe / rozszerzone uprawnienia rady nadzorczej
Według spostrzeżeń ustawodawcy praktyka obrotu dostarcza licznych przykładów ujawniających niedoskonałość dotychczasowych przepisów stanowiących podstawę do możliwości formułowania przez radę nadzorczą spółki kapitałowej żądania przedstawienia jej informacji, dokumentów czy opracowań, niezbędnych do produktywnego realizowania swoich obowiązków. Ponadto prawodawca zauważył, że wszelkie wątpliwości mogące powstawać na kanwie nieprecyzyjnych przepisów prawa, potencjalnie mogą służyć zarządowi jako wymówka dla nierealizowania prawa członków rady nadzorczej do informacji o spółce. Z tej przyczyny dodano obowiązek informowania rady nadzorczej o aktualnej sytuacji spółki, co ma zapewnić bieżącego dostępu do istotnych wiadomości odnoszących się do spółki w szczególności spraw spółki oraz jej majątku. Przy tym rozszerzono krąg podmiotów, które mogą być zobowiązane do przedłożenia radzie nadzorczej żądanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień: „W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych”.
Zgodnie z nowymi przepisami informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia, o których mowa mają być przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin. Ponadto zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych przez nich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.
Wyeksponowanie znaczenia funkcji przewodniczącego rady nadzorczej oraz obowiązku jego aktywności
Pracami rady nadzorczej kieruje przewodniczący, na którym spoczywa obowiązek należytego organizowania jej prac, a w szczególności zwoływania posiedzeń rady nadzorczej. Umowa spółki może przyznawać określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej i sposobem wykonywania przez nią czynności również innym jej członkom. Zarząd lub członek rady nadzorczej mogą żądać zwołania posiedzenia rady nadzorczej, podając proponowany porządek obrad. Przewodniczący rady nadzorczej zwołuje posiedzenie z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, które odbywa się nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania. Jeżeli przewodniczący rady nadzorczej nie zwoła posiedzenia, występujący z żądaniem może zwołać je samodzielnie.
Doradca rady nadzorczej (jeżeli przewidziano w umowie spółki)
Skala złożoności procesów zachodzących w spółkach kapitałowych oraz ich profesjonalizacja wymaga niekiedy skorzystania przez radę nadzorczą z usług zewnętrznych podmiotów o wyspecjalizowanych kompetencjach do przeprowadzenia rzetelnej analizy, celem przygotowania lub podjęcia dalszych decyzji korporacyjnych. Jeżeli umowa spółki tak stanowi, rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę (doradca rady nadzorczej). M.in. z tych przyczyn ustawodawca uznał za zasadne wyposażenie rady nadzorczej każdej spółki kapitałowej w uprawnienie do samodzielnego (to jest z pominięciem zarządu) wyboru konkretnego podmiotu zewnętrznego, posiadającego wiedzę fachową i kwalifikacje, celem zbadania określonych zagadnień dotyczących spółki, w tym jej majątku. Doradca rady nadzorczej może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. W umowie między spółką a doradcą rady nadzorczej spółkę reprezentuje rada nadzorcza. Zarząd zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów i udziela mu żądanych informacji.
Kary za niewłaściwe realizowanie ww. żądania rady nadzorczej
W związku z potrzebą uczynienia uprawnienia rady nadzorczej bardziej efektywnym oraz niedającym się ignorować, ustawa przewiduje sankcje za niewłaściwe realizowanie żądań rady nadzorczej. Kto wbrew obowiązkom:
- nie przekazuje informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie lub przekazuje je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień
- doprowadza do tego, że zarząd nie zapewnia doradcy rady nadzorczej dostępu do dokumentów, nie udziela mu żądanych informacji, przekazuje je niezgodne ze stanem faktycznym, lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji lub dokumentów
ten:
- podlega grzywnie nie niższej niż 20 000 złotych i nie wyższej niż 50 000 złotych albo karze ograniczenia wolności
- jeżeli sprawca działa nieumyślnie podlega grzywnie nie niższej niż 6000 złotych i nie wyższej niż 20 000 złotych.
Ustawa wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia tj. w dniu 13 października 2022 r.
Paweł Jakubowski, radca prawny, OIRP Warszawa, na postawie uzasadnienia rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw.
Sprawdź również książkę:
Kodeks spółek handlowych. Krajowy Rejestr Sądowy. Prawo przedsiębiorców. Prawo upadłościowe. Prawo restrukturyzacyjne. Udostępnianie informacji gospod
>>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.