Do CRBR wpisywane są takie podmioty jak spółki prawa handlowego (z wyjątkiem publicznej spółki akcyjnej) trusty, europejskie zgrupowania interesów gospodarczych, spółki europejskie, spółdzielnie, spółdzielnie europejskie, stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego oraz fundacje.
Zgodnie z nowym art. 61a, od listopada 2021 roku każda instytucja obowiązana musi sprawdzać czy występują rozbieżności między danymi zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez nią informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta i podejmuje czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności. Jeżeli rozbieżności zostaną potwierdzone instytucja obowiązana ma obowiązek zawiadomić organ prowadzący rejestr o stwierdzonych nieprawidłowościach.
Czytaj też: Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych - komentarz praktyczny >>>
Wpis do CRBR, różne interpretacje
W ten sposób na instytucje obowiązane został przerzucony ciężar weryfikowania wpisów w CRBR. Trzeba pamiętać, że zgłoszenie do rejestru dokonywane jest automatycznie i organ nie sprawdza prawidłowości wpisanych danych. To instytucje obowiązane (a więc sektor prywatny) musi sprawdzać następczo, przy np. podpisywaniu umowy z klientem, czy dokonał on prawidłowego wpisu. Z tym wiąże się problem: weryfikacja jest rozproszona, dokonywana przez setki, a czasem tysiące podmiotów. Definicja beneficjenta rzeczywistego nie jest precyzyjna, stąd status jednego podmiotu może być różnie interpretowany, w zależności od konkretnej instytucji obowiązanej.
Doprowadziło to do sytuacji, w której instytucje obowiązane różnie zaczęły interpretować swój obowiązek. Zgodnie z przepisem sprawdzenie ma dotyczyć, czy istnieją rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi w toku badania klienta informacjami o jego beneficjencie rzeczywistym. W praktyce część instytucji obowiązanych, obawiając się surowych kar, swój obowiązek interpretuje szerzej niż wynikałby to z litery prawa. Podmioty te sprawdzają także czy poprawne są dane rejestrowe i adresowe klienta ujawnione w CRBR. Stąd nawet drobna omyłka w adresie (np. błąd w kodzie pocztowym) może uruchomić monity do klienta wzywające go do poprawienia danych w rejestrze. Warto przy tym podkreślić, że monity od instytucji obowiązanych nie wskazują, gdzie odnotowano rozbieżność, lecz jedynie wzywają, pod rygorem zawiadomienia organu prowadzącego rejestr, do poprawienia wpisu w CRBR. W praktyce monity te wprowadzają zamęt u klientów.
Problemy klientów
Wysłane zawiadomienie do klienta o stwierdzonych rozbieżnościach może wynikać z błędnych danych zgromadzonych przez instytucję obowiązaną. Szereg instytucji obowiązanych automatycznie porównuje swoje dane w systemie z wpisami do CRBR. W razie stwierdzenia różnicy generują monit do klienta. Problem w tym, że przed wysłaniem tego monitu często nikt nie sprawdza, po której stronie leży błąd. Zatem, w przypadku otrzymania tego zawiadomienia warto w pierwszej kolejności sprawdzić, jakimi danymi dysponuje instytucja obowiązana (np. zalogować się do bankowości elektronicznej). Czasami jednak nawet i ten krok nie zawsze doprowadzi do sukcesu. Zdarza się bowiem, że nieścisłość jest trudna do wychwycenia. W praktyce Loewen Legal Hub zetknęliśmy się z przypadkiem, w którym bank wygenerował do klienta zawiadomienie z tego powodu, że w systemie banku jego pierwsze i drugie imię było wpisane do rubryki przeznaczonej tylko na pierwsze imię. Dla systemu był to błąd i automat wysłał monit z wezwaniem. W danych klienta dostępnych po zalogowaniu do systemu znalezienie tego „błędu” było niemożliwe. Dopiero szczegółowe śledztwo, obejmujące rozmowy na infolinii i wizytę w banku, pozwoliły wyjaśnić powstałą rozbieżność. Śledztwo kosztowało jednak trochę czasu i nerwów (no i trzeba było jeszcze prawnika zaangażować, który zaręczył, że wpis w CRBR jest prawidłowy).
Wraz z wprowadzeniem zmian do ustawy na instytucje obowiązane nałożono także obowiązek uzyskania potwierdzenia rejestracji klienta w CRBR. Ten obowiązek wraz z koniecznością dokonywania weryfikacji wpisu w CRBR doprowadziły w praktyce do tego, że w razie niedokonania wpisu do CRBR, braku aktualizacji danych lub wprowadzenia nieprawidłowych danych do rejestru, klienci mogą nie mieć (w praktyce nie mają) dostępu do usług świadczonych przez instytucje obowiązane. Dla tego wykonanie obowiązku wpisu do CRBR stało się takie ważne. Podmiotom obowiązanym do dokonania wpisu do CRBR grozi nie tylko kara finansowa, ale także odcięcie od szeregu ważnych usług (np. brak możliwości zawarcia umowy na prowadzenie rachunku bankowego).
Autor: Szymon Kaczmarek, adwokat, partner zarządzający w kancelarii Loewen Legal Hub
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.