Podatnik musi co roku sporządzić spis z natury

Podatnik, który prowadzi ewidencję podatkową na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobligowany jest do zamknięcia tej księgi na koniec każdego roku podatkowego i do sporządzenia spisu z natury. W niniejszym poradniku, krok po kroku omówione zostały działania, jakie należy podjąć przeprowadzając taką roczną inwentaryzację, na co w szczególności trzeba zwrócić uwagę i jak zorganizować spis z natury aby przebiegł sprawnie, szybko, a nade wszystko by był sporządzony prawidłowo.

Ogólne zasady przeprowadzania spisu z natury

Zawsze, bez względu na charakter i przesłanki przeprowadzenia spisu z natury (czy jest to roczny czy prowadzony z innego powodu niż zakończenie roku), musisz zachować pewne uniwersalne zasady prowadzenia inwentaryzacji, tj. ustalania ilości i wartości składników majątku podatnika w drodze spisu z natury – o nich poniżej.

 

Przed rozpoczęciem spisu z natury musisz:

1)określić dzień, na który dokonywany jest spis,

2)wyznaczyć datę rozpoczęcia spisu,

3)określić zakres spisu (np. towary handlowe podatnika),

4)powołać komisję,

5)przygotować komplet arkuszy spisowych.

 

Krok 1. Ustal czy jesteś objęty obowiązkiem sporządzenia spisu

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, osobą fizyczną lub prowadzisz działalność w ramach spółki osobowej prawa handlowego i uzyskujesz przychody z prowadzonej działalności gospodarczej, które ewidencjonujesz w PKPiR, musisz pamiętać o tym, że dochodem z takiej działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania. Z tym jednak, że ów wynik pomniejszenia przychodów o koszty ich uzyskania musi być powiększony o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa. Jednym słowem, dla wyznaczania wyniku podatkowego całego roku (zwróć uwagę, że całego roku a nie miesiąca grudnia, czy ostatniego kwartału roku!) musisz wyłączyć z kosztów te wydatki, które poniosłeś w trakcie roku, uwzględniłeś w rozliczeniu z fiskusem, ale który dotyczą składników majątku wskazanych w przepisach prawa podatkowego, które jeszcze nie wygenerowały przychodu podatkowego.

Jeżeli spełniasz powyższe warunki, to musisz sporządzić spis z natury, inwentaryzację roczną zakupionych w trakcie roku rzeczy (poniżej opowiem, których konkretnie).

 

Krok 2. Zastanów się co uwzględnisz w spisie (ustal jego zakres)

Skoro już stwierdziłeś, że spoczywa na tobie obowiązek sporządzenia spisu to musisz ustalić, co winno być uwzględnione w twojej inwentaryzacji rocznej – jednym słowem najpierw musisz określić (zdefiniować) zakres spisu.

 

Krok 3. Przygotuj obszary spisowe

Jeżeli już ustaliłeś, co uwzględnisz w sporządzanym spisie, to wskazane byłoby przygotowanie się do niego – tak aby rozpoczęty na koniec roku, sprawnie był przeprowadzony i byś dzięki temu uniknął niepotrzebnych przestojów (które przecież mogą powodować straty – jeżeli twoi klienci nie będą mogli od ciebie kupować). W tym celu warto jest ogólnie uporządkować obszary spisowe tak, aby – w miarę możliwości – spisywane towary były poukładane w taki sposób byś z łatwością je odnalazł, policzył, zważył itp.

Jeżeli to nie jest konieczne, postaraj się nie otwierać jeszcze nienaruszonych opakowań zbiorczych.

W magazynie tak ułóż towary, aby – jeżeli jest to możliwe – tego samego rodzaju znajdowały się obok siebie. Sprawdź czy towary są prawidłowo oznaczone i poopisywane (mają nazwy, indeksy itp.).

Jeżeli będziesz inwentaryzował produkcję w toku postaraj się tak „podomykać” cykle produkcyjne, by łatwo było dokonać ich spisu i koniecznie uporządkuj materiały przekazane do produkcji, ale jeszcze nie zużyte.

 

Krok 4. Powołaj komisję i przygotuj arkusze spisowe

Aby przeprowadzić spis ktoś musi policzyć, zwarzyć, czy w inny sposób ustalić ilości składników majątku uwzględnianych następnie w inwentaryzacji. W tym celu powołaj komisję spisową.

Spis musisz sporządzić wpisując ilości składników majątku w nim uwzględnionych do arkuszy spisowych.

Arkusze takie musisz wcześniej przygotować. Ale pamiętaj, arkusze nie mogą zawierać informacji o ilościach spisywanych towarów i innych składników majątku objętych inwentaryzacją.

 

Krok 5. Sprawdź czy nie jesteś objęty szczególną procedurą spisową

Dla niektórych podatników zostały wprowadzone pewne szczególne zasady prowadzenia spisu z natury. Sprawdź czy nie jesteś w tej grupie i jeżeli tak, to zastosuj te odrębne metody – jeżeli nie zignoruj ten krok.

Podatnicy, którzy:

1) prowadzą księgarnie i antykwariaty księgarskie – mogą obejmować spisem z natury jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne;

2) wykonują działalność kantorową – muszą objąć spisem niesprzedane wartości dewizowe;

3) wykonują działalność polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw – winni objąć spisem rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki;

4) uzyskują dochody z działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury obejmują nie zużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

 

Krok 6. Przeprowadź spis

Jeżeli zakończyłeś przygotowania i nadszedł TEN DZIEŃ – to przeprowadź spis z natury pamiętając o tym, że osoby spisujące nie mogą znać stanów.

 

Krok 7. Wyceń spis z natury

Zasady dokonywania wyceny zostały określone w przepisach i zgodnie z nimi:

1) materiały i towary handlowe są wyceniane według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia;

2) półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia;

3) odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania;

4) niesprzedane wartości dewizowe wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy;

5) wartość rzeczy zastawionych – według ich wartości rynkowej;

6) przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej;

7) produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Zwróć uwagę na to, że jeżeli stosujesz wycenę towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia lub wyjścia z mody, przy poszczególnych pozycjach musisz zamieścić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

 

Krok 8. Wpisz spis do podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Sporządzony przez ciebie spis z natury wpłynie na twój roczny wynik podatkowy – w tym celu musisz wpisać go do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wpis ów jest dokonywany według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników, które przechowuje się łącznie z księgą.

Jeżeli dokonałeś wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów spisu z natury to w tym roku zakończyłeś inwentaryzację roczną.

Na zakończenie należy wskazać, że w przypadku likwidacji działalności gospodarczej, w tym także w formie spółki niebędącej osobą prawną, lub wystąpienia wspólnika ze spółki niebędącej osobą prawną, sporządza się wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności gospodarczej lub na dzień wystąpienia wspólnika z takiej spółki. Wykaz powinien zawierać co najmniej następujące dane: liczbę porządkową, określenie (nazwę) składnika majątku, datę nabycia składnika majątku, kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów, wartość początkową, metodę amortyzacji, sumę odpisów amortyzacyjnych oraz wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną na dzień wystąpienia lub likwidacji. Zaznaczyć jednak trzeba, że obowiązek sporządzenia wykazu wynika z ustawy podatkowej, a nie z rozporządzenia, bo ono obecnie już nie nakłada na podatnika obowiązku objęcia spisem związanym z likwidacją działalności wyposażenia.

 

Podstawa prawna:

– art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

– § 27 i 28 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów