Zgodnie z art. 33 Prawa przedsiębiorców, to element obowiązującej od kwietnia Konstytucji Biznesu - ministrowie oraz organy, które upoważnione są do przedkładania projektów aktów prawnych mogą z urzędu lub na wniosek Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wydawać tzw. objaśnienia prawne. Są to wyjaśnienia przepisów regulujących podejmowanie, wykonywanie lub zakończenie działalności gospodarczej, dotyczące praktycznego ich stosowania. Po raz pierwszy z prawa takiego, na wniosek rzecznika MŚP skorzysta Marek Zagórski, minister cyfryzacji.

- Mamy bardzo dużo pytań w sprawie przechowywania CV kandydatów do pracy, także od izb gospodarczych. Dlatego zdecydowaliśmy, że w tej sprawie wydamy objaśnienia – tłumaczy Marek Zagórski. – Nie przewidujemy jednak wydawania takich objaśnień z własnej inicjatywy. Chcemy skorzystać z nowej instytucji, ale niezbyt masowo.

O tym, że  jest taka możliwość pisaliśmy pod koniec października, w artykule pt. "Konstytucja Biznesu może pomóc RODO".

 


Co budzi wątpliwości rzecznika

Zastępca rzecznika MŚP Jacek Cieplak wniósł o wydanie objaśnienia prawnego art. 6 ust. 1  RODO, co do sposobu gromadzenia danych osobowych osób, które ubiegały o zatrudnienie u pracodawcy, ich dozwolonego okresu przechowywania oraz formy wyrażenia zgody na ich przetwarzanie. Poprosił też o odpowiedź w zależności od tego, czy pracownik  zgodził się na wykorzystywanie dokumentów w tej jednej, konkretnej rekrutacji czy w ich w nieskończenie dużej liczbie.

Jacek Cieplak wskazuje, że konieczność przechowywania dokumentów rekrutacyjnych przez pracodawcę po zakończeniu rekrutacji może wynikać z dwóch powodów. Jeden to konieczność  ochrony przed ewentualnymi roszczeniami osób, które brały udział w prowadzonej rekrutacji. Drugi to chęć ponownego wykorzystania ich, np. gdy osoba pierwotnie wyłoniona zrezygnuje.  Dodaje też, że rozbieżności w stosowaniu art. 6 ust. 1 RODO dotyczą przede wszystkim: okresu, przez który pracodawca może przechowywać dane kandydatów, z którymi umowa nie została zawarta, dopuszczalności zmiany celu przetwarzania, formy wyrażenia zgody na przetwarzanie danych (pisemna, ustna czy dorozumiana).

Dwie instytucje, dwa punkty widzenia

Pogląd na ten temat na początku października przedstawił Urząd Ochrony Danych Osobowych. W poradniku dla pracodawców UODO radzi co do zasady trwale usunąć dane osobowe kandydata (np. poprzez zniszczenie bądź odesłanie), z którym pracodawca nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. podpisaniu umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, chyba że ziściły się inne przesłanki uprawniające administratora do ich przetwarzania. Takie stanowisko spotkało się z krytyką prawników. - Nie podzielam tak kategorycznego stanowiska UODO, co oczywiście nie znaczy, że dane kandydata można przechować latami – mówi prof. Arkadiusz Sobczyk, partner zarządzający w kancelarii Sobczyk i Współpracownicy. Podobnie uważa dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch. Zwraca jednak uwagę, że nie można traktować danych wszystkich kandydatów jednakowo i w niektórych przypadkach faktycznie przechowywanie danych będzie nieuzasadnione - wszystko będzie zależało od zaawansowania procesu rekrutacji.

Resort nie chce na razie zdradzać, jakie konkretne stanowisko zajmie w objaśnieniu. – Pójdzie ono trochę w innym kierunku niż UODO – zaznacza Maciej Kawecki, dyrektor departamentu zarządzania danymi w Ministerstwie Cyfryzacji.

 


Kto ma prawo objaśniać

UODO uważa jednak, że Ministerstwo Cyfryzacji nie ma prawa wydawać wyjaśnień. - Wydawanie jakichkolwiek interpretacji czy objaśnień co do stosowania RODO przez inne instytucje niż Europejska Rada Ochrony Danych, krajowe organy nadzorcze (a więc w Polsce Urząd Ochrony Danych Osobowych) czy sądy byłoby niezgodne z RODO – mówił Mirosław Sanek, wiceprezes UODO w rozmowie dla Prawo.pl.

UODO podkreśla także, że należy też pamiętać, że jednym z celów reformy przepisów o ochronie danych osobowych było zapewnienie spójności stosowania tych regulacji na poziomie europejskim, po to by przedsiębiorca działający w Polsce, na Węgrzech czy we Francji był tak samo traktowany. Nad tą spójnością czuwa właśnie EROD, której jako polski organ nadzorczy jesteśmy członkiem, mając jednocześnie wpływ na jej działania.

- Objaśnienia prawne, które mogą wydawać ministrowie oraz organy, które upoważnione są do przedkładania Radzie Ministrów projektów aktów prawnych, mają dotyczyć krajowych przepisów regulujących podejmowanie, wykonywanie lub zakończenie działalności gospodarczej. Przepisy RODO regulują zaś kwestie związane z ochroną danych osobowych, która jest jednym z naszych praw podstawowych – podkreśla wiceprezes Sanek.

Przeciwnikiem wydawania różnych interpretacji jest dr Arwid Mednis, radca prawny, partner w PwC Legal. - Może jestem zbytnim formalistą, ale trochę się zaciera granica między władzą ustawodawczą, wykonawczą, a sądowniczą. To sądy są od interpretowania. Zgadza się, że wyjaśnienia mają się opierać o orzecznictwo, ale sądy nie są nimi związane. Jeśli więc zmienia się linia orzecznicza, to powinny się zmienić objaśnienia. Mam też wątpliwość czy RODO może być objaśnianie tym trybem. To jest jednak akt prawa europejskiego - tłumaczy Mednis.

Jest jeszcze szansa na doprecyzowanie wątpliwości w kodeksie

Ciekawy punkt widzenia przedstawia dr Dominika Dörre-Kolasa. - Inaczej można byłoby spojrzeć na pytanie, gdyby dotyczyło działalności gospodarczej podmiotów zawodowo trudniących się rekrutacją, np. agencji zatrudnienia. One bowiem prowadzą rekrutację na zlecenie, na tym polega ich działalność - mówi dr Dominika Dörre-Kolasa. I dodaje, że resort cyfryzacji ma inną możliwość. - Wciąż toczą się prace legislacyjne nad tzw. ustawą nakładkową, która dotyka też Kodeksu pracy. Ministerstwo może doprecyzować przepisy podobnie jak w przypadku monitoringu. Miałyby one znacznie większą moc sprawczą niż jakiekolwiek wyjaśnienia - uważa dr Dominika Dörre-Kolasa.

Sprawdź w LEX SIP jak wygląda kontrola UODO: