Niepełny wymiar czasu pracy w świadectwie pracy

Jedną z obowiązkowych informacji w świadectwie pracy jest ta o wszystkich wymiarach czasu pracy, w jakich pracownik pracował w okresie zatrudnienia, dla którego wystawiane jest świadectwo. Błędem jest podawanie w tym miejscu okresów pracy w obniżonych normach czasu pracy albo okresu, w którym pracownik świadczył pracę w niższym niż dotychczas wymiarze, a w pozostałym zakresie swojego wymiaru czasu pracy wykorzystywał urlop rodzicielski.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Należy w nim podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Uszczegółowienie treści świadectwa zawiera par. 2 rozporządzenia MRPiPS z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1862). W katalogu zawartym w przepisach tego paragrafu wymienia się m.in. informacje dotyczące wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy.

Czytaj również:  Sprostowanie świadectwa pracy według specjalnych reguł >>
 

Wymiar, data początkowa i końcowa

Świadectwo pracy dotyczy zakończonego okresu lub okresów zatrudnienia, które wcześniej świadectwem nie zostały potwierdzone (np. w przypadku kilku kolejnych umów terminowych). Z okresu, dla którego wystawiamy świadectwo, podajemy wszystkie wymiary czasu pracy poprzez podanie daty początkowej i końcowej zatrudnienia w danym wymiarze i wymiaru czasu pracy.

Przykład:
w okresie od 1 stycznia 2024 r.. do 31 marca 2024 r.  w wymiarze pełnym
w okresie od 1 kwietnia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. w wymiarze ½ pełnego wymiaru czasu pracy 
w okresie od 1 stycznia 2025 r.  do 10 października 2025 r. w wymiarze ¾ pełnego wymiaru czasu pracy

Zapisy powinny dawać jasną informację o okresie pracy i wymiarze zatrudnienia. Nie ma znaczenia sposób dokonania tych zapisów – istotne jest to, by bez możliwości wywołania wątpliwości ze świadectwa wynikał wymiar czasu pracy.

Przykład: „Wymiar czasu pracy – pełny”
„Wymiar czasu pracy – ½ pełnego wymiaru czasu pracy”
„Wymiar czasu pracy – 0,5 etatu”
„Wymiar czasu pracy – połowa pełnego wymiaru czas pracy”

Każdy z tych zapisów  jasno wskazuje na to, w jakim poziomie wymiaru czasu pracy pracownik był  zatrudniony.

Ważne! W świadectwie nie podajemy powodów zmiany wymiaru czasu pracy.

Nawet jeżeli pracodawca użyje określenia potocznego – pełny etat, połowa etatu – to (jakkolwiek formalnie mówmy o „pełnym wymiarze czasu pracy”, „połowie pełnego wymiaru czasu pracy”) zapis taki jest odczytywany jednoznacznie, nie wywołuje wątpliwości. Jego zastosowanie nie jest podstawą do domagania się sprostowania świadectwa.

Które okresy?

Wymieniamy wszystkie okresy, w których nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy, niezależnie od tego, z jakiego powodu dokonano tej zmiany (skorzystanie przez pracownika ze szczególnego uprawnienia – np. wniosek w ramach elastycznej organizacji pracy, „zwykły” wiosek, zmiana z inicjatywy pracodawcy), w jakim trybie (wniosek pracownika i porozumienie zmieniające, wypowiedzenie warunków pracy i płacy) i przez jaki okres pracownik był w danym wymiarze czasu pracy zatrudniony.

Przykład: W oparciu o przepisy ustawy z 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 5) pracodawca, na zasadach ustalonych w układzie zbiorowym pracy albo w porozumieniu z organizacją związkową, a w przypadku jej braku -z przedstawicielami pracowników, może ustalić obniżony wymiar czasu pracy pracowników do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru. Wprowadzenie  obniżonego wymiaru czasu pracy w oparciu o przepisy ustawy nie wymaga zmian umowy (nie stosuje się art. 42 k.p.). Okres pracy w obniżonym w ten sposób wymiarze czasu pracy należy uwzględnić w świadectwie pracy.

Nie wskazujemy w tym miejscu okresu pracy w obniżonych normach czasu pracy.

Przykład: Pracownik, któremu wystawiamy świadectwo pracy, miał przez okres roku orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym. Czy należy się do tego odnieść w świadectwie pracy, wpisując informacje o czasie pracy?
Nie. Umiarkowany stopień niepełnosprawności połączony jest (z pewnymi wyjątkami) z ograniczeniem dobowego czasu pracy do 7, a tygodniowego do 35 godzin. Nie jest to obniżenie wymiaru czasu pracy, ale obniżenie norm czasu pracy. Pracując 7/35 osoba z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym pracuje nadal w pełnym wymiarze czasu pracy i w żadnym razie nie wykazujemy w świadectwie tego okresu informując o wymiarach czasu pracy pracownika.

Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą

Pracownica (lub pracownik) uprawniona do urlopu rodzicielskiego, może łączyć korzystanie z tego urlopu z urlopu z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlopu. Wniosek w tym zakresie jest, co do zasady, wiążący dla pracodawcy. Jego odrzucenie opierać się  może tylko na jednej z dwóch wymienionych w art. 182(1e) k.p.  przesłanek: jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Praca świadczona może być w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy.
Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy, który udzielił tego urlopu, polega na jednoczesnym wykonywaniu pracy w części etatu oraz – w zakresie „dopełniającym” do dotychczasowego wymiaru czasu pracy – korzystaniem z urlopu rodzicielskiego.
W razie łączenie rodzicielskiego z pracą wymiar tego urlopu o ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części.
Sytuacja ta nie oznacza zmiany wymiaru czasu pracy. Wniosek pracownika skutkuje w tym przypadku podziałem dotychczasowego wymiaru czasu pracy na część realizowaną jako świadczenie pracy i część, w ramach której pracownik korzysta z urlopu rodzicielskiego. Nie wymienia się więc tego okresu odrębnie w świadectwie pracy wśród informacji o wymiarze czasu pracy – osoba ta przez cały okres łączenie rodzicielskiego z pracą zatrudniona jest w dotychczasowym wymiarze czasu pracy. Oczywiście należy się do niego odnieść w informacjach o wykorzystanym urlopie rodzicielskim. 
Całkowicie inaczej wygląda w przypadku wniosku złożonego w oparciu p art. 186(7)  Kodeksu pracy (dalej: k.p.). Na jego podstawie, pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Wniosek składany jest z wyprzedzeniem co najmniej 21 dni przed dniem rozpoczęcia pracy w obniżonym wymiarze. Wniosek taki jest dla pracodawcy wiążący. W tej sytuacji nie następuje łączenie pracy z wykorzystywaniem urlopu wychowawczego – jest to obniżenie wymiaru czasu pracy, którego okres należy wskazać podając informację o wymiarach czasu pracy (ponadto odrębnie w punkcie dotyczącym okresu ochrony z art. 186(8) k.p.