Na jakiej podstawie pracodawca może naliczyć należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej

Pytanie

Pracodawca wystawia pracownikowi "polecenie wyjazdu służbowego", w którym pracownik zobowiązany jest wpisywać przejazdy samochodem (dni, godziny) w trakcie miesiąca. Na zakończenie miesiąca, oświadczenie pracownika podlega weryfikacji przez kierownika, który potwierdza powyższe dane. Na tej podstawie naliczane są należności z tytułu podróży służbowej (diety, ryczałty, zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym). W jednym miesiącu kierownik nie zaakceptował danych wykazanych przez pracownika w zakresie wykazanych przejazdów.

Jakie konsekwencje mogą wyniknąć dla pracodawcy, jeżeli pracownik nie przedłożył na koniec miesiąca oświadczenia w sprawie przejazdów na druku "polecenie wyjazdu służbowego"?

Czy w takiej sytuacji pracodawca może czekać na dostarczenie prawidłowo wypełnionego druku "delegacji", czy powinien naliczyć należności z tytułu podróży służbowej na podstawie np. oświadczenia kierownika?