Większość z nas spędza jedną trzecią swojego życia w pracy, odnosi się to również do osób, które są pracodawcami, chociaż wobec nich czas poświęcony na pracę znacząco się wydłuża. Nie powinno nikogo dziwić, że każda ze stron chce mieć pewność, że miejsce pracy jest na tyle przyjazne i bezpieczne, że osoby w nim przebywające, nie myślą o nim, jak o przykrym obowiązku.
Jednym z elementów zapewniających bezpieczeństwo pracownikowi i spokojne zarządzanie przedsiębiorstwem pracodawcy, jest monitoring. Form monitoringu jest kilka, jednak należy podchodzić do nich z rezerwą, stosować niezbędne i dobrze zaplanować wprowadzenie ich. Każda z form monitoringu ma swoje ramy i wymagania, warto zapoznać się z nimi przed wdrożeniem lub dowiedzieć się, jako pracodawca, czy stosowany nadzór nie wykracza poza uprawnienia.
WZORY DOKUMENTÓW:
- Oświadczenie pracodawcy o zainstalowaniu monitoringu o funkcjonującym systemie monitoringu >
- Informacja o monitoringu poczty elektronicznej >
- Informacja o monitoringu wizyjnym >
- Postanowienia regulaminu pracy dotyczące monitoringu wizyjnego >
Monitoring wizyjny prawnie dopuszczalny
Obecnie zakup i zamontowanie kamer, nie pociąga za sobą dużych kosztów finansowych i organizacyjnych, a ich stosunek do korzyści, które podwyższają bezpieczeństwo, jest na tyle opłacalny, że wyzwaniem będzie znalezienie firmy, gdzie nie ma przynajmniej jednej kamery.
Pierwszą myślą w zakresie regulacji prawnych, obejmujących monitoring wizyjny w pracy jest Kodeks pracy. Co jest oczywiście dobrym kierunkiem, ponieważ ustawodawca w art. 22 (2) par. 1 Kodeksu pracy wskazał, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci monitoringu. Jeżeli pojawiają się rozważania w zakresie monitoringu wizyjnego, powinna się pojawić również myśl o przetwarzaniu danych osobowych.
RODO na straży danych osobowych
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych definiuje dane osobowe jako informacje o zidentyfikowanej lub możliwej, bezpośrednio lub pośrednio, do zidentyfikowania osobie fizycznej. Monitoring wizyjny ma za zadanie utrwalić i przechować obraz oraz wskazać osobowy fizyczne, utrwalone w określonych miejscach i wydarzeniach. Zwykle pokrywa się to z definicją danych osobowych w zakresie cech fizycznych, które pozwalają na identyfikacje osoby fizycznej występującej na nagraniach z monitoringu.
Zachodzi więc obowiązek stosowania regulacji wynikających z RODO, w szczególności pracodawca, który jest administratorem, zobowiązany jest, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z zasadami (art. 5 RODO), które wskazują, że dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście, administrator musi określić cel przetwarzania, zastosować minimalizację danych, ograniczyć czas przechowywania i zapewnić ich prawidłowość, integralność i poufność.
Czytaj w LEX: Monitoring wizyjny w zakresie bhp oraz możliwości kontroli PIP >>>
Cel monitoringu wizyjnego z ograniczeniami
Powyższe regulacje prawne mają wyraźnie widoczne wspólne cechy. Pierwszym z nich jest cel. Kodeks pracy ogranicza cel stosowania monitoringu wizyjnego do czterech przypadków, na których pracodawca może oprzeć zainstalowanie kamer w zakładzie pracy, a RODO wymaga tego wobec każdego przetwarzania danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. b RODO). Cel związany z przepisami o ochronie danych osobowych wiąże się bezpośrednio z podstawami prawnymi dla przetwarzania danych osobowych w związku z instalowaniem kamer i rejestrowaniem danych.
Rozważając, jaką podstawę prawną określoną w art. 6 ust. 1 RODO zastosować, należy na początku zdefiniować, czy występujemy jako podmiot publiczny czy prywatny. W znaczących przypadkach podmiot prywatny będzie wskazywał art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora – jako podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, mając na uwadze obowiązki wynikające z jej stosowania. Zgodnie z motywem 47 RODO prawnie uzasadniony interes administratora nie powinien jednak mieć zastosowania jako podstawa prawna do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań. Dlatego w przypadku podmiotów publicznych, realizujących zadania publiczne, należy opierać się na przepisach dopuszczających albo nakazujących taką formę wykonywania zadań, podstawę może stanowić art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) lub art. 6 ust. 1 lit. e RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi).
Łapiński Karol: Wybrane aspekty dotyczące stosowania monitoringu w miejscu pracy >>
Przepisy dotyczące ochrony danych i Kodeks pracy, kładą nacisk, aby dane były przetwarzane tylko w celu, w jakim zostały zebrane – art. 22 (2) par. 3 Kodeks pracy i art. 5 ust. 1 lit. b RODO – i nie były wykorzystywane w dodatkowych celach. Jeżeli pracodawca wskaże, że zainstalował kamery, aby zapewnić bezpieczeństwo pracowników, nie może później, na podstawie nagrań z monitoringu, rozliczać pracownika ze sposobu wykonywania pracy, na przykład, ile czasu przebywał przy komputerze określonego dnia.
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Przepisy >>
Kamery nie wszędzie dopuszczalne
Pracodawca przed uruchomieniem kamer powinien zweryfikować, czy są zainstalowane w odpowiednich miejscach. W art. 22 (2) par. 1(1) i 2 Kodeksu pracy ustawodawca określił, że w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarniach i pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, nie można stosować monitoringu (występuje wyjątek wskazany w ustawie).
Czytaj: Oko kamery nie w każdym miejscu może śledzić pracownika>>
Kamera została zainstalowana w odpowiednim pomieszczeniu, czy może być skierowana w dowolną stronę i obejmować zasięgiem wszystko co chcemy? Zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Należy więc pochylić się nad umiejscowieniem kamer i określić czy monitorowany zakres jest niezbędny i nie narusza zasad przetwarzania danych.
Informowanie o monitoringu
Kolejnym wspólnym elementem, który jest niezbędny na drodze wprowadzenia monitoringu wizyjnego, jest etap poinformowania osób fizycznych, w tym przypadku pracowników, o jego zastosowaniu. Obowiązek informacyjny – art. 13 RODO – jest już doskonale znany każdemu, kto miał styczność z zastosowaniem przepisów ochrony danych w praktyce. Administrator (pracodawca) musi wskazać w nim wszystkie wymagane elementy oraz umieścić informacje, w taki sposób, aby osoba, której dane są przetwarzane, była poinformowana przed wejściem na teren monitoringowy.
Czytaj: Jak powinno wyglądać oświadczenie informujące pracownika o monitoringu w pracy?>>
Pracodawca zobowiązany jest również do informowania o monitoringu wizyjnym, zgodnie z Kodeksem pracy. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, dokonuje tego poprzez obwieszczenie (art. 22 (2) § 6 Kodeks pracy). Informacja przekazywana jest nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a w przypadku nowych pracowników informacja powinna zostać przekazana na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca musi oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, może tego dokonać za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, jednak nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Ograniczony okres przechowywania nagrań
Czas, w jakim pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu, został wskazany wprost w Kodeksie pracy i wynosi 3 miesiące od dnia nagrania. Również wobec przepisów o ochronie danych (art. 5 ust. 1 lit. e RODO) istotne jest, aby okres retencji danych osobowych nie był dłuższy niż wskazany.
Wyjątkiem jest sytuacja, w której nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, w takim przypadku 3-miesięczny termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Inne formy monitoringu
Pracodawca ma możliwość zastosowania innych form monitoringu, między innymi monitoring poczty elektronicznej pracownika, którego celem jest zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W takim przypadku należy pamiętać o niezbędności zastosowania takiego nadzoru, a sam monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemniczy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
W miejscu pracy może być również wprowadzany monitoring w odniesieniu do używania samochodów służbowych lub określona weryfikacja czasu pracy. Wdrożenie każdej z wymienionych form powinno spełniać wymagania dotyczące przewidziane Kodeksem pracy w zakresie informowania pracowników oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Autorka: Natalia Seleniuk, prawnik, specjalista ds. ochrony danych osobowych, Answer i LexDigital
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.