Jakie są konsekwencje wydania przez ZUS decyzji o wyłączeniu pracownika z ubezpieczeń społecznych?

Pracownica została zatrudniona od 1 sierpnia 2012 r. Po trzech tygodniach okazało się, iż jest w ciąży i przedłożyła zwolnienie lekarskie. Zakład pracy wypłacił wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, następnie przekazano L-4 do wypłaty do ZUS. ZUS podjął czynności kontrolne, kwestionując zatrudnienie pracownicze i wydając decyzję o niepodleganiu ubezpieczeniom jako pracownik i odmawiając wypłaty zasiłku.

Pytanie:
W jaki sposób prawidłowo dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych i czy należy pracownicy dostarczyć PIT 11 za faktyczne otrzymane wynagrodzenie - jeśli tak, to w której pozycji wpisać otrzymane wynagrodzenie i co ze składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?
Czy w tej sytuacji pracownica jest zobowiązana do zwrotu wynagrodzenia za czas choroby (art. 92 k.p.) i jak zakwalifikować faktycznie pobrane wynagrodzenie za okres pracy?
Czy wystawić świadectwo pracy?
Czy decyzja ZUS o niepodleganiu ubezpieczeniom z pracowniczego ubezpieczenia powoduje, iż nie doszło do zawarcia umowy?
Jeśli tak, to jak zakwalifikować wykonywanie pracy - np. jako zlecenie, dzieło czy inna umowa?

Odpowiedź:
Odpowiedzi na poszczególne pytania zostały zawarte w uzasadnieniu. Nie da się ich przedstawić w oderwaniu od całości treści zamieszczonej w uzasadnieniu.

Uzasadnienie:
Autorka założyła, że chodzi tu o pozorną umowę o pracę.
Autorka pytania nie zamieściła treści decyzji ZUS, więc nie wiadomo czy ZUS zakwestionował zaistnienie stosunku pracy od samego jego początku, czy też od jakiegoś momentu – określając to zdarzenie datą. Użyte określenie cyt. "...kwestionując zatrudnienie pracownicze..." nie jest jednoznaczne. Dlatego autorka domniemywa, iż ZUS uznał ten stosunek pracy za pozorny, co skutkuje tym, że nie doszło do jego zawarcia.
Dlatego mając na uwadze powyższe założenia przedstawiamy poniższe odpowiedzi:
1. Do pracownika pozornego należy skierować pismo informujące o tym, że w wyniku kontroli ZUS stosunek pracy został uznany za pozorny, a umowa jest nieważna od momentu jej zawarcia i nie wywołuje skutków prawnych. Odpowiadając na pytanie - nie możemy wypowiedzieć umowy, która jest nieważna. W takiej sytuacji należy to rozumieć w ten sposób, że stosunek pracy nie został nawiązany. Nie mamy obowiązku wystawienia świadectwa pracy.
2. Pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego od dnia zgłoszenia z tytułu zawiązanego – pozornego stosunku pracy.
3. Należy dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych (RSA, RZA, DRA), korekty dokumentacji płacowej pod kątem podatku, składek ZUS, i świadczeń pobranych przez pracownika. Nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi.
4. Na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych należy uznać, że zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361) do przychodów (świadczeń) wynikających z czynności, które nie mogą być przedmiotem prawnie skutecznej umowy nie stosuje się przepisów ustawy. Takie stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, wydając interpretację indywidualną z dnia 24 kwietnia 2008 r., nr ILPB1/415-70/08-2/RP: "Przedmiotem prawnie skutecznej umowy, w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie mogą być zachowania, które ze swojej istoty są sprzeczne z prawami przyrody, ustawą lub zasadami współżycia społecznego i w konsekwencji w ogóle nie mogą być określone w treści ważnej i wywołującej zamierzone skutki umowy. Chodzi więc o czynności, które w żadnych okolicznościach i warunkach, jakie przepisy prawa przewidują dla zawarcia wolnej od wad umowy, nie mogą być przedmiotem stosunku prawnego. Z postanowień art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika następująca generalna zasada, że tylko przychody wynikające z zachowań, które w żadnych warunkach i okolicznościach nie mogą zostać zaakceptowane przez obowiązujący porządek prawny, nie podlegają opodatkowaniu".
Jak wynika z powyższego, przychód uzyskany w wyniku zawartej - pozornej umowy o pracę nie może podlegać opodatkowaniu i być traktowany na równi z przychodem ze stosunku pracy, ponieważ taki nie powstał. Dlatego po wykonaniu korekt dokumentów płacowych, płatnik powinien wystąpić do urzędu skarbowego o stwierdzenie nadpłaty podatku.
5. Co do kwestii ewentualnego rozliczenia za czas wykonanej pracy to należy zastanowić się nad tym, czy w tym przypadku nie mamy do czynienia z umową zlecenia. Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika jakie czynności wykonywała pracownica. Dodatkowo z pytania nie wynika dlaczego ZUS zakwestionował umowę o pracę i sam fakt nawiązania stosunku pracy, może zabrakło jakiegoś elementu aby uznać istniejący stosunek jako "stosunek pracy". Chodzi tu np. o element podporządkowania, wykonywania pracy określonego rodzaju - pod kierownictwem, w miejscu i w czasie wyznaczonym przez pracodawcę za wynagrodzeniem. Jeżeli w całym badanym stanie faktycznym zabrakło jakiegoś z ww. elementów, to trzeba zweryfikować zlecone prace pod kątem zastosowania rozliczenia tej pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Uzasadnienie:
Zgodnie z definicją wyrażoną w kodeksie pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i w czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Pracodawca zaś tym samym zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem. Co do zasady stosunek pracy powstaje na podstawie umowy. Przepisy kodeksu pracy uznają, że stosunek pracy może powstać poprzez zawarcie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, lub spółdzielczej umowy o pracę. Do zawarcia stosunku pracy nie wystarczy podpisanie umowy, gdyż praca musi być faktycznie wykonywana i to w warunkach określonych powyżej. Brak faktycznego wykonywania pracy lub brak, któregokolwiek elementu z definicji wyrażonej w przepisach kodeksu pracy jest podstawą do zakwestionowania takiej umowy. Kodeks pracy nie reguluje kwestii pozorności stosunku pracy, jednak zgodnie z art. 300 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., będzie w tym zakresie miał zastosowanie m.in. art. 83 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - dalej k.c. Przepis art. 83 § 1 k.c., uznaje za nieważne oświadczenie woli złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru. Taka umowa jest więc nieważna. To oznacza, że nie rodzi skutku prawnego w postaci nawiązania stosunku pracy i w dalszej konsekwencji nie może stanowić tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego i podatków.
Idąc dalej należy zwrócić uwagę, że w wyniku złożenia pozornego oświadczenia woli stosunek pracy nie nawiązuje się. Należy więc to rozumieć w ten sposób, że umowa jest nieważna od dnia zawarcia, pracownik pozorny nie był pracownikiem od samego początku. Dlatego wszystkie inne obowiązki wynikające dla płatnika z bycia pracodawcą nie mają podstawy prawnej. Jeżeli pozorny pracodawca dokonał realizacji jakichś obowiązków musi dokonać korekty swoich działań na gruncie prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i innych. I dokonać rozliczenia tej osoby np. z umowy zlecenia, po zweryfikowaniu czy można tu zastosować umowę zlecenie.
Autorka zwraca uwagę na to, że trzeba wypłacić osobie wynagrodzenie za pracę czy za wykonane czynności. Natomiast wszystkie nienależnie pobrane świadczenia z tytułu wcześniejszych rozliczeń ta osoba powinna zwrócić.
Pracodawca powinien dokonać korekty listy płac i wyzerować kwoty brutto wynagrodzenia, składki ZUS (skorygować dokumenty RCA, RSA, DRA), podatek, wynagrodzenie chorobowe i wezwać pracownika do zwrotu kwoty netto. Pracownik dokonując zwrotu nie rozliczy się z urzędem skarbowym, a pracodawca nie będzie zobowiązany do wystawienia PIT 11, ponieważ zwrot ma skutek taki jakby świadczenia nie otrzymał.
Dodatkowo pracodawca powinien rozliczyć pracownika np. na podstawie umowy zlecenia i ozusować oraz opodatkować ten przychód w sposób jaki jest przewidziany dla tej formy zatrudnienia. I dopiero w następstwie takiego rozliczenia należy wystawić deklarację PIT 11 za rok, w którym pracownik uzyskał przychód.

Uwagi:
Należy jak najszybciej dokonać korekty wszystkich dokumentów i określić formę zatrudnienia, na podstawie której należy dokonać rozliczenia. Być może ZUS zasugerował coś w tym zakresie podczas przeprowadzania kontroli.