Dokumentując w księdze zapisy dotyczące niektórych kosztów (wydatków), możesz sporządzić dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Dowody takie muszą określać:

• przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

• w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dokument taki może mieć zastosowanie w konkretnych przypadkach wskazanych enumeratywnie w przepisach, m.in. przy potwierdzaniu kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.
Wystawiając dowód wewnętrzny dokumentujący zwrot (pracownikowi) kosztów podróży służbowej pracownika oraz rozliczenie twoich diet, musisz zadbać, aby posiadał on (co najmniej) następujące dane:
• imię i nazwisko osoby odbywającej podróż,
• cel podróży (zadanie, np. „negocjacje windykacyjne z ..."),
• nazwę miejscowości docelowej,
• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
• stawkę i wartość przysługujących diet, a jeżeli rozliczenie dotyczy innych wypłacanych ryczałtów i zwracanych kosztów pracownikowi, to również ich kwoty (z wyliczeniem).
Funkcję dokumentu wewnętrznego może pełnić polecenie wyjazdu stanowiące jednocześnie rozliczenie kosztów podróży.
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki takie obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Uwaga!
Od dnia 1 marca 2013 r. zwrot kosztów przejazdu autostradami oraz wydatki związane z parkowaniem samochodu pracownika w trakcie podróży służbowej nie są rozliczane w ramach tzw. kilometrówki, a jako inne koszty podróży służbowej pracownika.
Pamiętaj!
Do rozliczenia kosztów podróży służbowej musisz dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki zwracane pracownikowi w innej formie niż ryczałt.
Skoro zwracasz koszty, to faktury i inne dokumenty w zasadzie winny być wystawione na pracownika, a zwrot opiewa na kwotę brutto wynikającą z takiego dowodu – oczywiście mowa jest tutaj o zwrocie kosztu, a nie rozliczeniu wydatku poniesionego w twoim imieniu i na twoją rzecz, przez co ty nie dokonujesz zakupu, a co za tym idzie – nie masz prawa do rozliczenia VAT naliczonego.
Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, chcąc uzyskać zwrot poniesionego kosztu innego niż mającego postać ryczałtu, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Pamiętaj!
Nie wymagają udokumentowania fakturami zakupowymi diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
W przypadku kosztu przejazdów samochodem pracownika (a dokładniej – samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, ale dalej posługujmy się określeniem „samochód pracownika") należy sporządzić ewidencję przebiegu, która wyznaczy kwotę zwrotu, a jednocześnie kosztu.
Ewidencja taka musi zawierać: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.