Zamówienia publiczne są taką sferą działalności państwa, której cyfryzacja jest chyba najbardziej rozwinięta. Dzięki temu wiele można się nauczyć z doświadczeń płynących z tego, w jaki sposób ta cyfryzacja przebiegała oraz na jakie trudności i wyzwania napotykała po drodze. Jest to istotne zwłaszcza teraz, gdy trwa wdrażanie e-doręczeń. Wykonawcy i zamawiający – a w istocie nie tylko oni – powinni pamiętać, że przesyłanie skanów nie jest właściwą formą komunikacji elektronicznej.
Czytaj też: Terminy w zamówieniach publicznych, ustalenie nie zawsze takie proste
Wyłącznie korespondencja elektroniczna
Na mocy art. 61 ust. 1 prawa zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320) komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Regułą więc jest, że w zamówieniach publicznych zamawiający i wykonawcy mogą komunikować się jedynie w formie elektronicznej. Wyjątki od tej reguły dopuszczalne są jedynie w ściśle określonych przypadkach. Dotyczą one m.in. negocjacji lub dialogu oraz w odniesieniu do informacji, które nie są istotne (art. 61 ust. 2 p.z.p.).
Jednocześnie szczegółowe zasady stosowania środków komunikacji elektronicznej uzależnione są od tego, czy mamy do czynienia z postępowaniem „unijnym” czy też „krajowym”. W pierwszym przypadku oferta, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek o dopuszczenie do systemu kwalifikowania wykonawców oraz oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. W przypadku zamówień krajowych dopuszczalna tu jest forma elektroniczna lub postać elektroniczna, opatrzona podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Czytaj w LEX: Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w zamówieniach publicznych >
Cena promocyjna: 364.64 zł
|Cena regularna: 429 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 321.75 zł
Skan dokumentu to nie forma elektroniczna
Praktyka – powszechnie spotykana jeszcze kilka lat temu, zanim ukształtował się właściwie jednoznaczny pogląd Krajowej Izby Odwoławczej w tej materii – polegająca na tym, że wykonawca przygotowuje ofertę, następnie ją drukuje, podpisuje, skanuje i przesyła zamawiającemu jest więc nieprawidłowa. Takie dokumenty nie spełniają powyższych standardów, określonych przez ustawodawcę. Skan podpisanego dokumentu jest jego odwzorowaniem, a nie „oryginałem” potrzebnym w zamówieniach publicznych.
Pewnym rozwiązaniem może tutaj być zeskanowanie dokumentu, a następnie opatrzenie go wymaganym przez ustawodawcę podpisem. Nawet, jeżeli na skanie będzie znajdował się odręczny podpis oferenta, to za mało, aby taki dokument mógł zostać uwzględniony w postępowaniu w przedmiocie zamówienia publicznego. Przy okazji warto zaznaczyć, że w zamówieniach publicznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne nie znajduje zastosowania podpis zaufany. Jeżeli oferta zostanie opatrzona takim podpisem, to nie spełni wymogów dotyczących komunikacji z zamawiającym i z tego względu będzie podlegać odrzuceniu (zob. wyrok KIO z dnia 31 maja 2023 r., sygn. akt KIO 1421/23, LEX nr 3581885).
Błędu nie można naprawić
Krajowa Izba Odwoławcza przyjmuje, że błędy dotyczące formy komunikacji z zamawiającym nie podlegają konwalidacji, a więc nie mogą zostać naprawione (np. wyrok KIO z dnia 25 stycznia 2022 r., sygn. akt KIO 67/22, LEX nr 3317704). Popełnienie takiego błędu właściwie zamyka wykonawcy dostęp do uzyskania zamówienia. Dlatego, przygotowując ofertę, trzeba zadbać nie tylko o jej treść, ale również o formę. To dwie, równorzędne okoliczności decydujące o szansach na podpisanie umowy o realizację zamówienia publicznego.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.