Czy faktura za nocleg powinna być wystawiona na urząd czy na delegowanego pracownika?

Pracownicy Urzędu Wojewódzkiego biorą udział w szkoleniach, konferencjach, sympozjach. Udział w nich odbywa się w ramach podróży służbowych (delegacji). Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu udokumentowany rachunkiem do kwoty 600 zł.

Pytanie:
W związku z powyższym Urząd prosi o wyjaśnienie, czy faktura za nocleg powinna być wystawiona na:
1) Urząd Wojewódzki z dopiskiem na fakturze imieniem i nazwiskiem osoby delegowanej;
2) delegowanego pracownika?
W Urzędzie stosuje się zasadę, że fakturę załączoną pod rozliczenie delegacji wystawia się na Urząd z adnotacją na fakturze zawierającą imię i nazwisko pracownika, który korzystał z noclegu.

Odpowiedź:
W opisanej sytuacji faktura powinna być wystawiona na Urząd Wojewódzki. Dopisek o personaliach delegowanego pracownika nie jest konieczna, jednak dla celów dowodowych wskazane aby się znajdowały na fakturze.

Prawidłowo wystawiona faktura stanowi dokument uprawniający nabywcę do odliczenia wykazanej w niej kwoty VAT, chyba że tak jak usługi hotelowe faktura wydatek znajduje się w katalogu wydatków, które nie uprawniają do odliczenia podatku VAT.
Faktura powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, a także odzwierciedlać prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli stwierdzać fakt sprzedaży towaru lub usługi. Oznacza to, że podana na fakturze nazwa nabywcy wskazuje podmiot, który dokonał zakupu oraz jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury.
W opisanej sytuacji Państwo są nabywcami usług hotelowych, pracownicy natomiast działają w Państwa imieniu.
Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z dnia 11 lutego 2010 r., IPPB3/423-825/09-2/KK, w którym czytamy:
"(...) ponieważ stroną operacji gospodarczej jest Wnioskodawca (pokrywa wydatki i zalicza do kosztów cenę noclegu), faktura wystawiana przez hotel powinna zawierać dane wnioskodawcy a nie pracownika, który nocował w czasie podróży służbowej (...)".