Bez e-dokumentacji nie będzie akredytacji? Nowe zasady budzą emocje

Choć wymóg prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) obowiązuje od kilku lat, niewiele placówek rzeczywiście wywiązuje się z obowiązku. I choć za papierowe rejestry kar nadal nie będzie, jest duże prawdopodobieństwo, że bez EDM placówka medyczna nie będzie miała już szansy na uzyskanie certyfikatu w procesie akredytacji. Przeciwko nowym zasadom, które weszły w życie w maju, protestuje m.in. związek zrzeszający szpitale powiatowe.

Akredytacja to dobrowolny proces dokonywany przez Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia, który polega na ocenie jakości i bezpieczeństwa w danej placówce medycznej, na podstawie ściśle określonych kryteriów. Jeśli szpital lub przychodnia spełnią dane warunki, na okres trzech lat otrzymują certyfikat ministra zdrowia, potwierdzający wysoką jakość świadczonych usług. Zgodnie z najnowszymi danymi CMJ, obecnie akredytację posiadają 233 szpitale oraz 90 placówek podstawowej opieki zdrowotnej (POZ). Od 1 maja br. lecznice, które chcą uzyskać certyfikat, muszą spełnić dodatkowy warunek w zakresie dokumentacji medycznej. Chodzi o dostosowanie jej do wymogów rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, które nakłada obowiązek prowadzenia jej całkowicie elektroniczne. Jeśli warunek nie zostanie spełniony, CMJ przy ocenie nie będzie brał pod uwagę wersji papierowej.

- Podmioty lecznicze powinny prowadzić dokumentację medyczną zgodnie z obowiązującymi przepisami, standardami i wytycznymi, ponieważ jest ona kluczowym elementem oceny w procesie akredytacyjnym. Podmioty lecznicze przygotowujące się do przeglądu akredytacyjnego powinny zwrócić szczególną uwagę na sposób udostępniania dokumentacji medycznej poprzez dążenie do kompleksowej cyfryzacji - podkreślono w komunikacie, który został wydany jeszcze we wrześniu ubiegłego roku, w którym zapowiedziano majowe zmiany.

Potrzeba więcej czasu, apel o formę hybrydową

Jak pisaliśmy wielokrotnie na łamach Prawo.pl, choć placówki medyczne co do zasady powinny udostępniać dokumentację medyczną elektronicznie od niemal pięciu lat (konkretnie – od 1 lipca 2021 r.), w praktyce niewiele podmiotów to robi. Przepisy nie przewidują przy tym żadnych sankcji za niespełnienie wymogów (w przeciwieństwie np. do zasad podłączania się do systemu Centralnej e-Rejestracji, gdzie wprowadzono zasadę, że bez dołączenia do systemu Narodowy Fundusz Zdrowia nie rozliczy nawet zrealizowanych wizyt i innych świadczeń medycznych).

Czytaj również: E-dokumentacja medyczna nadal nie jest standardem, choć powinna

Brak elektronicznej dokumentacji zazwyczaj nie jest kwestią złej woli placówki. Częściej to problemy techniczne, brak przeszkolenia, nieposiadanie odpowiedniego sprzętu, systemu i brak środków na jego zakup. Przeszkody generalnie zazwyczaj mają charakter finansowy i techniczny. To, że wciąż jest to dużym problemem, widać po reakcjach na nowe zasady ustalone przez CMJ. Sprzeciwia im się m.in. Ogólnopolski Związek Pracodawców Szpitali Powiatowych, który wyraził „sprzeciw wobec narzuconej formy oraz tempa wprowadzanych zmian”. Zdaniem organizacji, może to naruszać zasady równego traktowania podmiotów leczniczych.

- Wyznaczenie sztywnej daty 1 maja 2026 r. wprowadza nieuzasadniony podział na podmioty oceniane według dotychczasowych, elastycznych zasad (forma tradycyjna lub hybrydowa) oraz te, które zostaną poddane restrykcyjnemu rygorowi cyfrowemu. Fakt, że przeglądy realizowane po wejściu w życie nowej ustawy o jakości nadal odbywały się z wykorzystaniem dokumentacji papierowej, dowodzi, iż system nie jest jeszcze gotowy na pełną cyfryzację procesów kontrolnych. Nagła zmiana reguł w trakcie trwania procesów przygotowawczych uderza w jednostki, które zaplanowały cykle akredytacyjne w oparciu o sprawdzone praktyki. Choć większość dokumentacji jest już prowadzona cyfrowo, znaczna jej część (np. zgody pacjentów wymagające własnoręcznego podpisu) wciąż wymaga pracochłonnej digitalizacji - wskazuje Waldemar Malinowski, prezes OZPSP, w stanowisku przekazanym Jolancie Sobierańskiej-Grendzie, minister zdrowia.

Jak podkreśla Malinowski, przejście na pełną ocenę cyfrową wymaga nie tylko zaawansowanej infrastruktury, ale także ujednolicenia interpretacji standardów przez samych wizytatorów w nowym środowisku pracy. Dlatego OZPSP apeluje o to, by jeszcze raz przemyśleć kwestię terminów i zmiany wymogów, a póki co – dopuścić hybrydową formę prowadzenia dokumentacji medycznej bądź znacząco wydłużyć wskazany termin.

- Wierzymy, że jakość w ochronie zdrowia powinna być budowana na dialogu i realnych możliwościach szpitali, a nie na przymusie technologicznym generującym dodatkowe koszty. Systematycznie dążymy do zwiększania udziału rozwiązań cyfrowych, jednak pełna konwersja na system wyłącznie elektroniczny jest w obecnych realiach finansowych procesem długofalowym. Wszelkie działania w tym zakresie muszą być podejmowane z uwzględnieniem zasady racjonalności gospodarowania środkami publicznymi oraz priorytetu, jakim jest niezakłócony dostęp do świadczeń zdrowotnych - ocenia prezes Malinowski.

Bez solidnych podstaw technologia będzie kolejnym problemem

Sprzęt i pieniądze to jednak nie wszystko. Jak zauważa w rozmowie z Prawo.pl dr Anna Gawrońska z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu (cały wywiad opublikujemy na łamach serwisu we wtorek, 12 maja br.), to nie od kosztownych zakupów powinno zacząć się wdrażanie cyfrowych rozwiązań w szpitalach. - Mając na uwadze dostępne analizy, rekomendacje i regulacje kierunek jest jednoznaczny. Cyfryzacja szpitali musi zaczynać się od logistyki, czyli od zrozumienia, jak przebiega przepływ produktów i informacji, gdzie powstają błędy, jakie czynności można uprościć, a które wymagają standaryzacji. Dopiero na takim fundamencie technologia staje się narzędziem realnej poprawy jakości, a nie kolejną warstwą komplikacji - podkreśla ekspertka.

Dr Gawrońska wskazuje też, że jeśli chodzi o generalny obraz, cyfryzacja ochrony zdrowia w Polsce rozwija się dynamicznie, jednak w wielu placówkach wciąż brakuje uporządkowanych procesów, które mogłyby stać się solidnym fundamentem dla nowych narzędzi informatycznych.

Szpitale inwestują w systemy HIS (Hospital Information System), roboty transportowe, automatyczne apteki czy rozwiązania do monitorowania zasobów, ale często wdrażają je na podstawie procedur, które od lat funkcjonują w sposób niespójny, manualny i podatny na błędy. W takich warunkach technologia nie rozwiązuje problemów, a jedynie przenosi je do środowiska cyfrowego. Skalę wyzwań potwierdzają dane międzynarodowe. Światowa Organizacja Zdrowia wskazuje, że nawet 20 proc. zdarzeń niepożądanych w szpitalach wynika z błędów identyfikacyjnych, zarówno pacjentów, jak i produktów leczniczych. OECD podkreśla, że błędy związane z lekami należą do najczęstszych zdarzeń możliwych do uniknięcia, co pokazuje, jak duży potencjał poprawy kryje się w obszarze logistyki i zarządzania danymi - podkreśla dr Gawrońska.