Zgodnie więc z § 4 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 115, poz. 781, z późn. zm.) do sporządzania i przekazywania w imieniu jednostki sprawozdania z wydatków strukturalnych (sprawozdania Rb-WS), zobowiązani są:
a) przewodniczący zarządów jednostek samorządu terytorialnego, którzy wykazują wydatki zbiorcze, skonsolidowane, obejmujące również wydatki samorządowych instytucji kultury i zakładów opieki zdrowotnej (ZOZ) utworzonych na podstawie określonych ustaw oraz środki które są wydatkowane z zasobów funduszy celowych, których są dysponentami;
b) dysponenci środków budżetu państwa wszystkich stopni, którzy ewidencjonują wydatki łączne, skonsolidowane, obejmujące wydatki wszystkich jednostek organizacyjnych, państwowych instytucji kultury i zakładów opieki zdrowotnej utworzonych na podstawie określonych ustaw oraz wydatki ze środków funduszy celowych, których są dysponentami;
c) dysponenci państwowych funduszy celowych posiadających osobowość prawną;
d) państwowe szkoły wyższe,
e) jednostki badawczo-rozwojowe,
f) Polska Akademia Nauk i utworzone przez tę jednostkę inne jednostki organizacyjne,
g) państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie określonych ustaw, z wyjątkiem wymienionych w lit. a i b, których celem jest wykonywanie zadań publicznych, nie uwzględniając tu przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego.

Można więc zauważyć, że koniecznością sporządzania sprawozdawczości z wydatków strukturalnych zostało objętych wiele jednostek sektora finansów publicznych.

W sprawozdaniu Rb-WS nie należy uwzględniać wydatkowanych środków w danym roku sprawozdawczym, które podlegają refundacji z budżetu ogólnego Unii Europejskiej (środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności, oraz środki z Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich i Europejskiego Funduszu Rybackiego). Dotyczy to również środków, które miałyby być zrefundowane w kolejnych okresach sprawozdawczych. W sprawozdaniu Rb-WS nie obejmuje się również środków wydatkowanych z innych źródeł poakcesyjnych, w tym przede wszystkim w ramach funkcjonowania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego czy Funduszu Szwajcarskiego. Ponadto podmioty będące podatnikami podatku od wartości dodanej (VAT) wykazują w sprawozdaniu Rb-WS wydatki, wynikające z określonych dowodów księgowych (np. z faktur), wyłącznie w wartościach netto. Ponadto do wydatków strukturalnych nie zalicza się również wszelkich grzywien, kar, czy ewentualnych odsetek z tytułu różnych zobowiązań.

Klasyfikacja wydatków strukturalnych wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 października 2007 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 209, poz. 1511). W wyniku tego rozporządzenia wydatki strukturalne zostały podzielone na obszary tematyczne, w ramach których funkcjonują określone kody ich klasyfikacji.

Klasyfikując wydatki strukturalne należy uwzględnić fakt, że w sytuacji, gdy dany wydatek strukturalny był częścią projektu współfinansowanego z funduszy unijnych to klasyfikowany jest on do tego kodu, którego dotyczył ten projekt. @page_break@

Stąd w sprawozdaniu Rb-WS należy uwzględnić publiczny wkład krajowy, w ramach określonych projektów współfinansowanych z funduszy wspólnotowych, który rozumiany jest jako wydatki z końcówką paragrafu „9”, a także wydatki niekwalifikowane (wydatki z końcówką paragrafu „0”). Należy pamiętać, że wydatki z końcówką paragrafu „8” dotyczą środków z funduszy unijnych i nie powinny być ujmowane w sprawozdaniu Rb-WS.

Zakwalifikowanie danego wydatku do wydatku strukturalnego, jak również jego klasyfikacja, mogą powodować niekiedy problemy. Wynikają one z różnego interpretowania poszczególnych wydatków, w ramach działalności określonych jednostek sektora finansów publicznych. W procesie kwalifikacji wydatków jako strukturalnych należy uwzględnić pewne cechy charakterystyczne wydatków strukturalnych. Po pierwsze wydatkowane są one na określony cel. Tym celem może być przykładowo określone przedsięwzięcie inwestycyjne bądź inny program społeczny. W konsekwencji wydatki na zakup rękawic ochronnych czy szpadli nie są zasadniczo wydatkami strukturalnymi (z reguły dotyczą one bieżącego utrzymania określonych obiektów), jednak gdyby dotyczyły one np. programu ograniczania negatywnych skutków ewentualnych klęsk żywiołowych, to mogłyby one zostać zakwalifikowane do odpowiedniego kodu, właściwego dla tego programu, np. obszar tematyczny V - Ochrona środowiska i zapobieganie zagrożeniom, kod 53 - Zapobieganie zagrożeniom naturalnym i technologicznym (w tym opracowanie i wdrażanie planów i instrumentów zapobiegania i zarządzania zagrożeniami). Po drugie wydatki strukturalne z zasady zwiększają ilość (np. nowe jednostki komputerowe), podwyższają wartość (np. modernizacja odcinka drogi) lub energooszczędność użytkowania różnorodnych obiektów (np. nowe okna zatrzymujące ciepło w budynku czy kserokopiarka o lepszych parametrach technicznych). Wydatki strukturalne mogą również podnosić wartość kapitału ludzkiego (np. szkolenia, konferencje, seminaria, studia podyplomowe, staże, programy aktywizacyjne dla osób dotkniętych zjawiskiem wykluczenia społecznego, tj. osób niepełnosprawnych, długotrwale bezrobotnych, dotkniętych uzależnieniem, mniejszości narodowych, itp.). Po trzecie wydatki strukturalne nie wiążą się z reguły z bieżącym utrzymaniem obiektów. Mogą jednak oczywiście wystąpić pewne odstępstwa od tej reguły. Przykładowo: koszty bieżącego utrzymywania biblioteki nie zalicza się do wydatków strukturalnych, poza pewnymi pozycjami, w przypadku gdy chodzi o bibliotekę, której budynek został wpisany do rejestru zabytków. Po czwarte wydatki strukturalne zasadniczo nie wynikają z obowiązku realizacji określonych zadań, do których jednostka została powołana (obowiązki te mogą wynikać z określonych ustaw czy statutów). Przykładowo: jeżeli miejski ośrodek kultury, sportu i rekreacji ponosi wydatki na organizację dorocznych dni danego miasta to wydatków tych nie zalicza się do wydatków strukturalnych (należy również uwzględnić fakt, że promocja gminy należy do jej zadań własnych), chyba że dotyczą rozszerzenia dotychczas realizowanego programu artystycznego. Natomiast wydatki na organizację przeglądu zespołów artystycznych w danym mieście można zaliczyć do wydatków strukturalnych w całości. W rezultacie w wielu przypadkach wydatki zaliczane do wydatków strukturalnych nie powinny mieć charakteru cyklicznego.

Jednostki organizacyjne poszczególnych jednostek sektora finansów publicznych oraz jednostki przez nie nadzorowane powinny sporządzić sprawozdanie z poniesionych wydatków strukturalnych w terminie do końca marca po upływie okresu sprawozdawczego i przekazać je właściwej sobie jednostce. Te z kolei powinny sporządzić zbiorcze sprawozdanie Rb-WS (wykazujemy tam dane zaokrąglone do tysiąca złotych) i wysłać je do końca kwietnia do Ministerstwa Finansów, Departamentu Finansowania Regionów i Rolnictwa.