Pytanie:
Czy Komisja Rewizyjna Rady Miasta ma prawo przeglądać akta osobowe pracowników jednostki samorządu terytorialnego (zakładu budżetowego)?
Komisja ustaliła w planie swojej pracy kontrolę kadr jednej z podległych jednostek.
Jakie dokumenty mogą być udostępniane Komisji w świetle przepisów o ochronie danych osobowych?

Odpowiedź:
Uprawnienia kontrolne Rady Miasta dotyczyć mogą jedynie osób wybieranych bezpośrednio przez radę.
Art. 23 ust. 1 pkt 4 u.o.d.o. dopuszcza przetwarzanie danych osobowych, gdy jest to niezbędne dla wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego. Regulacja ta jednak nie może stanowić podstawy prawnej dla przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością organów władzy publicznej o charakterze władczym.

Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 92 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym - dalej u.s.pow. ustrój i działanie organów miasta na prawach powiatu, w tym zasady sprawowania nadzoru określa ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym - dalej u.s.g. Art. 18a ust. 1 u.s.g. stanowi, że rada gminy kontroluje działalność wójta, gminnych jednostek organizacyjnych oraz jednostek pomocniczych gminy; w tym celu powołuje komisję rewizyjną. Jednakże przepis ten upoważnia radę powiatu do kontroli jedynie w zakresie kompetencji nadanych jej przez przepisy prawa.

Zdaniem Generalnego Inspektora niezależność zarządu (Prezydenta Miasta) przejawia się m.in. poprzez prowadzenie własnej polityki kadrowej i płacowej. Potwierdzają ją także przepisy prawa pracy - pracodawcą jest bowiem nie Rada Miasta, lecz kierownik urzędu gminy, czyli wójt – w przedmiotowej sprawie Prezydent Miasta, będący kierownikiem Urzędu Miasta.

W ocenie Generalnego Inspektora przekazanie komisji rewizyjnej danych o wynagrodzeniach pracowników samorządowych, korzystania przez nich ze zwolnień lekarskich, oraz innych informacji znajdujących się w aktach osobowych, stanowiłoby udostępnienie danych osobom nieuprawnionym do ich otrzymania, zwłaszcza że w tej sytuacji mogłoby dojść do ujawnienia danych tzw. wrażliwych.

Uprawnienia kontrolne Rady Miasta dotyczyć mogą jedynie osób wybieranych bezpośrednio przez radę. Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - dalej u.o.p.s. oraz art. 27 u.s.pow., starosta, wicestarosta i członkowie zarządu są zatrudniani na podstawie wyboru, jeżeli statut powiatu tak stanowi.

W tym zakresie rada może żądać informacji, o które wystąpiła do zarządu. Z uwagi na to, że określone dane osób pełniących funkcje publiczne (np. wysokość wynagrodzenia starosty) są jawne, istnieje obowiązek ich udostępnienia nie tylko radzie powiatu, ale też każdemu mieszkańcowi wspólnoty samorządowej (na podst. Sprawozdania z działalności Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych za okres 1 stycznia 1999 r. – 31 grudnia 1999 r.)

W przedmiotowej sytuacji, wątpliwości wywołuje treść art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - dalej u.o.d.o., który dopuszcza przetwarzanie danych osobowych, gdy jest to niezbędne dla wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego.

Uzasadnionym jest pytanie, czy działanie komisji rewizyjnej w postaci przeglądania akt osobowych pracowników może zostać uznane za działaniem dla dobra publicznego? Jak zauważa GIODO, art. 23 ust. 1 pkt 4 u.o.d.o. dotyczy sytuacji, gdy brak odpowiednich przepisów wprost upoważniających do przetwarzania danych osobowych, tak jak ma to miejsce w przypadku komisji rewizyjnej Rady Miasta.

Jednak mimo tego, że pojęcie zadań realizowanych dla dobra publicznego użyte w treści powołanego przepisu w nauce prawa utożsamiane jest z pojęciem zadań publicznych, przyjmuje się, że art. 23 ust. 1 pkt 4 u.o.d.o. nie może stanowić podstawy prawnej dla przetwarzania danych osobowych w związku z działalnością organów władzy publicznej o charakterze władczym.