Zgodnie z projektem nowej ustawy o elektronizacji doręczeń, wprowadzone będą nowe zasady wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi i osobami fizycznymi. Utworzona zostanie publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczona na zasadach wskazanych w prawie unijnym. Podmioty publiczne będą miały obowiązek doręczania między sobą korespondencji z jej wykorzystaniem. Uzupełnieniem tej usługi ma być publiczna usługa hybrydowa, która zapewni obsługę korespondencji także w kontaktach z osobami wykluczonymi cyfrowo.
Sprawdź w LEX: Czy oferta złożona przez wykonawcę w postaci skanu podlega odrzuceniu? >
Według Związku Miast Polskich projekt jest trudny do wdrażania, spowoduje też obciążenia finansowe dla samorządów. Wprowadza także dodatkową biurokrację i dublowanie się działań. Szczególnie niewielkie samorządy, stosujące obecnie obieg dokumentów w formie papierowej i nadające przesyłki w tradycyjny sposób, poniosą duże koszty, które są obecnie trudne do oszacowania.
Czytaj też: Sądy wciąż są bliżej papieru i nie nadążają za technologią>>
Papier dla wykluczonych cyfrowo
Osoby nie mające dostępu do komputera i internetu będą miały możliwość generowania i otrzymywania korespondencji w postaci papierowej. Będzie to przekształcenie dokumentu elektronicznego nadanego przez podmiot publiczny w przesyłkę listową oraz przekształcenie przesyłki listowej w dokument elektroniczny w celu doręczenia go do adresata będącego podmiotem publicznym.
Ustawa ma zapewnić podmiotom publicznym i osobom fizycznym możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Czy Poczta Polska podoła nowym obowiązkom?
Usługi te ma wykonywać Poczta Polska, będzie musiała jednak zorganizować centrum lub centra skanowania i wydruku, zapewniające odpowiednie bezpieczeństwo, jakość i wydajność usług w całym kraju.
Sprawdź w LEX: Jakie mogą być skutki nieudzielenia niezwłocznej odpowiedzi na pytania wykonawcy dotyczące SIWZ? >
Przedstawiciele miast zwracają uwagę, że powodzenie wprowadzania w życie ustawy zależeć będzie przede wszystkim od przygotowania technicznego Poczty Polskiej. Według prezesa ZMP Zygmunta Frankiewicza, problem w tym, że istnieją poważne wątpliwości co do jakości, terminowości świadczonych usług i wydajności tego operatora. - Projekt ustawy w takim kształcie może spowodować paraliż państwa – przestrzega.
Korzystaj z LEX Zamówienia Publiczne i unikaj błędów >
Kto uzupełni ubytki dochodów Poczty Polskiej?
W ocenie skutków regulacji projektu wskazano, że skutkiem ubocznym pozbawienia Poczty Polskiej roli narodowego operatora cyfrowo-logistycznego – pełniącego kluczową rolę w budowaniu systemu e-państwa, przy jednoczesnym przejściu z papierowego na elektroniczny obieg korespondencji urzędowej jest „zagrożenie 65 proc. dochodów Poczty Polskiej pochodzących z doręczania przesyłek listowych”.
Właśnie te straty, według korporacji samorządowych, mają pokryć samorządy. W projekcie zakłada się że opłatę za realizację publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego poniesie nadawca. Jeśli korespondencję kierować będzie osoba fizyczna do podmiotu publicznego, opłatę za doręczenie korespondencji drogą elektroniczną pokryje podmiot publiczny.
Sprawdź w LEX: Czy zamawiający określając wymogi udziału w konkursie ma obowiązek żądania dokumentów na potwierdzenie ich spełniania? >
Jak podkreśla Związek Powiatów Polskich, wszystkie skrzynki podawcze podmiotów publicznych będą założone w ramach usługi oferowanej przez Pocztę Polską S.A. Będą tam też skrzynki doręczeń podmiotów znajdujących się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz Krajowym Rejestrze Sądowym.
Według ZPP „podmiot publiczny”, czyli przede wszystkim jednostki samorządu, będą ponosiły opłatę nie za korespondencję wychodzącą i część przychodzącej, która byłaby przesyłana w postaci elektronicznej, a następnie drukowana przez Pocztę Polską. W ten sposób dotychczasowe koszty ponoszone przez obywateli i stanowiące tym samym dochód Poczty Polskiej, zostają przeniesione na organy samorządowe.
Związek Miast Polskich podkreśla, że zobowiązanie operatora pocztowego do przekształcenia dokumentów elektronicznych w papierowe, i odwrotnie, może doprowadzić do znacznego podniesienia cen usług pocztowych, których koszty poniosą klienci.
Czytaj też: Już ponad 320 tys. wniosków o wydanie e-dowodu>>
Jak jest z doręczaniem obecnie?
Obecnie podstawową formą wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi jest tradycyjny sposób komunikacji – papierowa przesyłka polecona lub osobista wizyta w punkcie obsługi klienta. Administracja publiczna coraz częściej zapewnia odbiorcom usługi udostępniane w dedykowanym systemie lub na ePUAP, przeznaczone dla określonego celu lub określonej sprawy. Jednak jak wynika z oceny skutków regulacji, w 2017 r. tylko 31 proc. osób w wieku 16-74 lat kontaktowało się z administracją publiczną elektronicznie.
Sprawdź w LEX: Co może zrobić zamawiający, jeżeli przy otwieraniu oferty otrzymał komunikat o nieprawidłowości podpisu elektronicznego? >
Praktycznie każdy może korzystać z usługi doręczenia elektronicznego na ePUAP przy wykorzystaniu swojego konta. Narzędzie to jest skuteczne jednak tylko w komunikacji z podmiotami publicznymi i w ramach spraw wszczętych właśnie na ePUAP. Każdy może utworzyć na ePUAP dowolną liczbę kont podmiotów i skutecznie doręczać z takiego konta dowolną treść do podmiotów publicznych.
Funkcjonuje więc wiele adresów elektronicznych, trudnych do wyszukania i w praktyce znanych tylko uczestnikom korespondencji prowadzonej w określonej sprawie. Każdy z podmiotów publicznych zarządza własną listą adresów elektronicznych swoich klientów, w tym nawet kilkoma adresami jednego klienta przyporządkowanymi dla różnych spraw.
Doręczenia do podmiotu publicznego zawsze możliwe
W projekcie przyjęto zasadę, że doręczenia do podmiotu publicznego na jego elektroniczną skrzynkę podawczą są zawsze możliwe i może je realizować każdy posiadacz skrzynki doręczeń dowolnego typu. Czyli każdy podmiot, w szczególności przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej czy osoba fizyczna.
Projekt przewiduje powstanie bazy adresów elektronicznych. Będzie to rejestr prowadzony przez ministra cyfryzacji, zawierający adresy elektronicznych skrzynek podawczych, elektronicznych skrzynek doręczeń oraz kwalifikowanych skrzynek doręczeń.
Jak podkreśla Ministerstwo Cyfryzacji, wprowadzenie efektywnych e-usług publicznych stanowi jeden z celów Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa.
W uzasadnieniu projektu zaznaczono, że poczta ma największą sieć dystrybucyjno-logistyczną w kraju, jest obecna w każdej gminie, oferuje usługi w ponad 7,5 tys. placówek. W ciągu ostatnich dwóch lat spółka otworzyła ponad 280 nowych punktów w całej Polsce – w małych miejscowościach, na wsiach i w dużych aglomeracjach. Przywracanie zamykanych placówek jest priorytetem Poczty Polskiej.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
