Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, istotne jest zachowanie procedur pozwalających na ochronę danych osobowych przy realizacji prawa dostępu do informacji publicznej przez rady gmin, powiatów i sejmiki województw.
Od stycznia 2018 roku radni mają samodzielne uprawnienia informacyjne. Zgodnie z nowelizacją ustawy o samorządzie gminnym z 2018 roku, w wykonywaniu mandatu radny ma prawo, jeżeli nie narusza to dóbr osobistych innych osób, do uzyskiwania informacji i materiałów, wstępu do pomieszczeń, w których się one znajdują. Ma też prawo wglądu w działalność urzędu gminy, spółek z udziałem gminy, gminnych osób prawnych itp. z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej. Podobne zapisy dotyczą powiatu i województwa.
Nowe uprawnienia informacyjne radnych
Według ekspertów wielu radnych nie do końca pojmuje jednak reguły ochrony danych osobowych zarówno podczas pracy w ramach rady czy sejmiku województwa, jak i przy wykonywaniu mandatu i działań podejmowanych niezależnie od organu uchwałodawczego, w których skład wchodzą. – Są przekonani, że swoboda wypowiedzi podczas sesji jest niczym nieograniczona, tymczasem stosujemy w tym przypadku i reguły wynikające z zasad ochrony danych osobowych określonych w RODO i ograniczenia wynikające z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej – mówi dr Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny, partner w Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelarii Radców Prawnych Sp.p.
Radni powinni zdawać sobie też sprawę z tego, że w związku ze swoją funkcją muszą mieć też na uwadze ochronę dóbr osobistych poszczególnych osób, w tym ich prywatność i dobre imię, a także skupić się na adekwatności wykorzystywanych informacji – zwłaszcza tych, które pojawiają się w sferze publicznej w sposób szczególny, bo podczas transmitowanych on-line sesji, z których nagrania są na dodatek powszechnie dostępne, ponieważ taki zamysł towarzyszy wymogowi zamieszczania nagrań z ich przebiegu na stronach BIP i innych stronach internetowych. Ponadto ważną kwestią pozostaje odpowiednie obchodzenie się przez radnych z informacjami uzyskiwanymi przy realizacji nowych uprawnień informacyjnych, gwarantujących radnym indywidualne kompetencje kontrolne.
Prawo nie precyzuje, w co konkretnie radni mają „wgląd” – w działalność urzędu, spółek różnego rodzaju – zakres jest tu szeroki. To nie jest tylko żądanie informacji od urzędu, złożenie zapytania czy interpelacji, to nowe uprawnieniem które wynika bezpośrednio z ustaw.
Czytaj też: Transmisje z posiedzeń komisji rad byłyby kosztowne, ale wzmocniłyby jawność
Radny powinien się odpowiednio przygotować do nowych uprawnień
Jak wyjaśnia dr Marlena Sakowska-Baryła, skoro radny uzyskuje dostęp do określonych materiałów, powinien być świadomy, jakie to mogą być materiały, na jakich zasadach i w jakim zakresie może mieć w nie wgląd, co może z nimi potem zrobić, czy może je swobodnie udostępniać lub upubliczniać, jak ma je przechowywać, czy spełniać obowiązki informacyjne na podstawie RODO wobec osób, których dane dotyczą, czy wprowadzać jakieś procedury i zabezpieczenia. Z drugiej strony jest to także problem urzędów, jednostek czy spółek, które muszą się przygotować się na konieczność udostępnienia materiałów radnym.
- Z przepisów wynika, że tam, gdzie mamy do czynienia z ochroną dóbr osobistych, tajemnicą prawnie chronioną czy tajemnicą przedsiębiorstwa, są ograniczenia w związku z udostępnianiem materiałów radnym – podkreśla. Radny powinien więc mieć świadomość, że jego prawo nie jest bezwzględne, a nadto, że pomimo prawa wglądu i wstępu pewnych informacji może nie otrzymać natychmiast, bo niezbędna może okazać się analiza treści informacji objętych żądaniem pod kątem ustalenia, czy w ich skład wchodzą informacje ze sfery prywatności jednostki, bądź takie, które stanowią tajemnicę ustawowo chronioną albo tajemnicę przedsiębiorstwa.
Czytaj też: Wójt, burmistrz, prezydent nie mogą wkraczać w uprawnienia radnych
Radny jest administratorem na gruncie RODO
Na dyżurach radni mają kontakt z ludźmi, często przyjmują od nich dokumenty, oświadczenia, podania, prowadzą rejestry spraw lub kontaktów w ten sposób przetwarzają zatem dane osobowe, a przetwarzanie to nie odbywa się wyłącznie w celach osobistych lub domowych, więc siłą rzeczy objęte jest przepisami RODO. Radni, przetwarzając dane niejako poza radą – a więc przy okazji wykonywania mandatu w obszarze kontaktu z mieszkańcami - są administratorami danych tych osób i muszą zadbać o to, czy ich wykorzystanie nie jest nadmierne, czy je odpowiednio zabezpieczają i czy potrafią wykazać, że ich działanie jest zgodne z zasadami wynikającymi z RODO.
- Wielu radnych jest przekonanych, że działają wyłącznie w ramach rady i wszystko co robią w zakresie wykonywania mandatu to wyłącznie przetwarzanie danych przez radę – tymczasem tak nie jest – wyjaśnia dr Marlena Sakowska-Baryła. Jak dodaje, powinni się więc zastanowić nad granicami pozyskiwania przez nich informacji, czy nie powinni dążyć do ograniczenia zakresu pewnych informacji, z którymi mogą mieć do czynienia, a w przypadku, gdy takie ograniczenie nie jest możliwe, rzetelnie zastosować przepisy o ochronie danych osobowych.
Granice udostępniania danych
Podmioty, od których radni mogą pozyskiwać informacje, też powinny znać granice, czego nie mogą udostępnić radnym ze względu na tajemnicę ustawowo chronioną, ochronę dóbr osobistych czy tajemnicę przedsiębiorstwa.
- Wiele spółek komunalnych ma problem z tym, że radny chce wiedzieć wszystko, a dla nich ta wiedza jest istotna w perspektywie know-how czy z innych powodów, dla których nie powinna być ujawniona, tyle tylko, że o tym wszystkim trzeba pomyśleć znacznie wcześniej, a nie w momencie, gdy radny występuje z żądaniem – tłumaczy dr Marlena Sakowska-Baryła.
Zobacz też: Nowe uprawnienia informacyjne radnych - zaproszenie na szkolenie
Szkolenie, które poprowadzi dr Marlena Sakowska-Baryła, przeznaczone jest dla pracowników biur rad i sejmików, pracowników samorządowych jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za kontakt z radnymi, osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo informacji i ochronę danych osobowych w urzędach, starostwach, samorządowych jednostkach organizacyjnych i spółkach oraz osób odpowiedzialnych za realizację dostępu do informacji publicznej i ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego.
Uczestnicy szkolenia dowiedzą się m.in. jaki jest zakres prawa uzyskiwania przez radnych informacji i materiałów oraz wstępu do pomieszczeń, na czym może polegać wgląd w działalność urzędu, spółek z udziałem jednostki samorządu terytorialnego, spółek handlowych z udziałem samorządowych osób prawnych, samorządowych osób prawnych oraz zakładów, przedsiębiorstw i innych jednostek organizacyjnych. Weź udział w szkoleniu >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
