Jest Centralny Rejestr Umów, tylko... czym jest umowa

Choć Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) funkcjonuje już ponad miesiąca, liczba pytań kierowanych przez samorządy, szkoły i inne jednostki nie maleje. Jednostki sektora finansów publicznych mają trudności przede wszystkim z ustaleniem, kiedy umowa została zawarta w formie dokumentowej, które kontrakty podlegają ujawnieniu oraz jak stosować przepisy o ochronie prywatności. Dodatkowym wyzwaniem jest fakt, że za wprowadzanie danych często odpowiadają osoby bez wykształcenia prawniczego, które muszą samodzielnie rozstrzygać kwestie wynikające z prawa cywilnego.

Zdaniem ekspertów, obecnie najważniejszy problem związany ze stosowaniem przepisów o  Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) to kwestia kwalifikacji danej umowy i pojęcia formy dokumentowej.  Pracownicy jednostek często nie wiedzą, czy mają do czynienia z umową zawartą w formie dokumentowej, czy też z zawartą w inny sposób. Wątpliwości budzą zwłaszcza codzienne sytuacje, takie jak składanie zamówień za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości tekstowych czy komunikatorów internetowych.

To jest główny problem, i tego typu pytania padają na szkoleniach zarówno na pierwszym, jak i drugim oraz trzecim miejscu – mówi dr Bartosz Mendyk, specjalista od prawa samorządowego.

Przeczytaj także: E-mail do stałego dostawcy jako umowa – czy wymaga wpisu do CRU?

Nie wszyscy prawidłowo rozumieją definicję zamówienia

Bernadeta Skóbel, radca prawny, kierownik Działu Monitoringu Prawnego i Ekspertyz w biurze Związku Powiatów Polskich zwraca uwagę, że drugim istotnym problemem jest interpretacja samego pojęcia zamówienia na potrzeby rejestru. Przepisy ustawy o finansach publicznych odwołują się do definicji zamówienia zawartej w Prawie zamówień publicznych. Część jednostek interpretuje to jednak w ten sposób, że do CRU JSFP należy stosować również wszystkie wyłączenia przewidziane w Prawie zamówień publicznych. Podkreśla, że jest to błędne podejście. Odesłanie dotyczy wyłącznie definicji zamówienia, a nie całego systemu wyłączeń przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych.

Przepisy regulujące CRU JSFP zawierają własne wyłączenia. Przykładowo, umowy o pracę nie podlegają publikacji w rejestrze. Ale to wyłączenie nie wynika z tego, że odpowiednio stosujemy prawo zamówień publicznych, tylko z tego, że takie wyłączenie wprost jest wskazane w przepisach ustawy o finansach publicznych – mówi Bernadeta Skóbel.

Jak wskazują eksperci, przyjęcie odmiennej interpretacji prowadziłoby do wniosku, że ujawnieniu nie podlegałyby również liczne umowy, wobec których stosuje się szczególne procedury wyboru wykonawcy. Tymczasem taki skutek nie wynika z przepisów o CRU JSFP.

Zobacz też szkolenie online w LEX: Centralny Rejestr Umów oczami „zamówieniowca” − od definicji zamówienia do wpisu w rejestrze >

Kiedy została zawarta umowa?

Kolejne pytania dotyczą ustalania daty zawarcia umowy.

W praktyce dyrektorzy szkół, przedszkoli czy pracownicy urzędów mają często problem z określeniem właściwej daty, którą należy wprowadzić do rejestru. Przykładowo, jednostka zamawia książkę lub inny towar z terminem dostawy za dwa lub trzy tygodnie. Pojawia się wtedy pytanie, czy datą zawarcia umowy jest dzień złożenia zamówienia, czy moment dostarczenia towaru – przytacza przykłady dr Bartosz Mendyk.

Z przepisów wynika, że co do zasady, data zawarcia umowy odpowiada dacie złożenia oświadczenia woli przez ostatnią stronę, która daną umowę zawarła, niezależnie od tego w jaki sposób oświadczenia woli były składane. Podobne wątpliwości dotyczą wielu codziennych zakupów i usług realizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych.

Czytaj w LEX: Centralny Rejestr Umów - w praktyce Jednostek Sektora Finansów Publicznych >

Nie każdy dokument oznacza zawarcie umowy

Pracownicy urzędów pytają również o dokumenty funkcjonujące wyłącznie wewnątrz jednostki. Typowym przykładem jest wewnętrzny wniosek lub zgoda na wydatkowanie środków. Pracownik przygotowuje dokument uzasadniający zakup, kierownik zatwierdza wydatek, a następnie następuje zakup potwierdzony fakturą.

 W takich przypadkach część jednostek zastanawia się, czy sam dokument wewnętrzny należy wpisać do CRU JSFP. Nie. Umowa została zawarta ustnie.  Jeżeli druga strona nie uczestniczyła w sporządzeniu dokumentu i nie doszło za jego pomocą do wymiany oświadczeń woli, nie można go uznać za umowę podlegającą ujawnieniu – wskazuje Ewa Plesnarowicz-Durska, radca prawny współpracująca z JST.

Tego rodzaju wewnętrzne dokumenty organizacyjne bywają często mylone z umowami, choć pełnią zupełnie inną funkcję. Poza zakresem CRU JSFP pozostają także umowy nieodpłatne, takie jak umowy darowizny czy użyczenia. Jak wyjaśnia ministerstwo finansów, tego rodzaju stosunkach prawnych jedna ze stron świadczy określoną korzyść lub usługę na rzecz drugiej strony bez oczekiwania wynagrodzenia. Są to umowy jednostronnie zobowiązujące, a brak elementu odpłatności powoduje, że nie podlegają one obowiązkowi publikacji w rejestrze.

Zobacz też w LEX: Centralny Rejestr Umów a RODO >

Wątpliwości budzą aktualizacje danych

Jednostki pytają także o obowiązki związane z dalszym prowadzeniem rejestru. Problemy pojawiają się zwłaszcza przy oznaczaniu umów jako nieaktywnych. Część użytkowników nie wie, czy taka zmiana jest konieczna dla rozpoczęcia biegu pięcioletniego okresu retencji danych.

Pojawiają się również pytania, dlaczego system nie oblicza tego okresu automatycznie na podstawie wskazanych dat obowiązywania umowy - przyznaje mec. Plesnarowicz-Durska.

To zagadnienia techniczne, które jednak również wynikają z niejednoznacznego rozumienia przepisów.

Refundacje i kilometrówki poza rejestrem

Nadal wiele pytań dotyczy także przypadków, które nie stanowią zamówień w rozumieniu przepisów o CRU JSFP. Przykładem są refundacje kosztów np. zakupu materiałów szkoleniowych, dokonywana przez jedną jednostkę na rzecz drugiej. A także zwroty wydatków poniesionych przez pracowników. Takie operacje nie podlegają ujawnieniu w CRU JSFP. Refundacja kosztów zakupu nie wypełnia bowiem definicji umowy przyjętej na potrzeby funkcjonowania rejestru.

Sam fakt zwrotu pieniędzy za zakup okularów, nocleg czy wydatek związany z podróżą służbową nie oznacza zawarcia umowy podlegającej wpisowi do rejestru – mówi Ewa Plesnarowicz-Durska.

Podobnie jest z tzw. kilometrówkami. Takie porozumienia mają charakter wewnętrzny i pozostają związane ze stosunkiem pracy oraz organizacją wykonywania obowiązków służbowych. Nie stanowią one zamówienia w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, ani nabywania usług od zewnętrznego wykonawcy.

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu, niezależnie od tego, czy ma formę kilometrówki, czy ryczałtu, nie jest wynagrodzeniem za usługę świadczoną na rynku. Stanowi jedynie rekompensatę wydatków poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, dlatego nie podlega ujawnieniu w CRU JSFP.

W LEX znajdziesz przydatne wzory dokumentów:

• Procedura kwalifikowania i publikowania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych >
• Analiza ryzyka dla przetwarzania danych osobowych w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) dla jednostek sektora finansów publicznych udostępniających w rejestrze informacje o umowach >
• Upoważnienie do złożenia wniosku o założenie oraz zarządzanie kontem w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych >
• Procedura ochrony danych osobowych przy prowadzeniu Centralnego Rejestru Umów (CRU) >
• Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Procedury kwalifikowania i publikowania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych >