Centra Usług Wspólnych to jednostki organizacyjne powołane na mocy nowelizacji ustawy ustrojowej, obowiązującej od 1 stycznia 2016 r. Ich główne cele pozostają niezmienne: redukcja kosztów, poprawa jakości usług wspólnych, standaryzacja procesów oraz zapewnienie ich ciągłości. Samorządowcy coraz częściej wskazują na trudności z zapewnieniem zastępowalności na kluczowych stanowiskach oraz rosnącą złożoność procesów administracyjnych.
Podczas I Forum Samorządowych Centrów Usług Wspólnych, zorganizowanego przez Wolters Kluwer Polska, eksperci i praktycy dzielili się doświadczeniami z wdrażania CUW.
Zobacz szkolenie w LEX: Modrzyński Paweł, Tworzenie samorządowych centrów usług wspólnych - ewolucja, nie rewolucja>
Dr Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora biura Związku Powiatów Polskich, podkreślił, że CUW są odpowiedzią na rozdrobnienie zadań i struktur w samorządach.
– Dzięki CUW jednostki mogą skupić się na swojej podstawowej działalności, czyli na tym, po co w ogóle dana instytucja została powołana, co stanowi jej istotę. Natomiast wszelkie zadania związane z obsługą administracyjną czy usługową można powierzyć wyodrębnionemu, wyspecjalizowanemu podmiotowi. To przekłada się na większą efektywność i stabilność działania – mówił.
Przykładem może być sytuacja, gdy w jednostce zatrudniona jest tylko jedna księgowa – jej nieobecność paraliżuje pracę. CUW, zatrudniając zespół księgowych, zapewnia automatyczną zastępowalność i spójność działania.
Dr Paweł Modrzyński z Katedry Finansów i Rachunkowości Wydziału Zarządzania Politechniki Bydgoskiej wskazuje, że wdrażanie CUW powinno być procesem etapowym:
- Diagnoza przedwdrożeniowa – analiza procesów, zasobów i problemów.
- Projektowanie CUW – określenie zakresu usług (podmiotowego i przedmiotowego).
- Forma organizacyjno-prawna – wybór modelu: jednostka samorządowa lub struktura w urzędzie.
- Zarządzanie zmianą – komunikacja, szkolenia, wsparcie pracowników, optymalizacja procesów.
Czytaj komentarz praktyczny w LEX: Niemiec Renata, Samorządowe Centra Usług Wspólnych>
Rewolucja, ewolucja czy trzecia droga?
W Polkowicach CUW powstał w 2016 r., od początku z myślą o racjonalizacji wydatków i uszczelnieniu finansów. Początkowo obsługiwał 9 jednostek, głównie oświatowych, a także dom dziecka, Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie i Zarząd Dróg. Zakres usług obejmował m.in. finanse, kadry, płace, zamówienia publiczne, obsługę prawną i BHP. Z czasem CUW przejął również usługi pomocnicze, w tym sprzątanie, konserwację i zarządzanie stołówkami zgodnie z procedurami HACCP.
- W trakcie dalszego funkcjonowania CUW rozszerzał działalność również na instytucje kultury – wyliczała Ewelina Szumańska, pierwsza dyr. Powiatowego Centrum Usług Wspólnych, dziś skarbnik powiatu starachowickiego.
W Starachowicach CUW powstał ewolucyjnie, bazując na zespole obsługi administracyjnej szkół i przedszkoli. Obecnie obsługuje 16 jednostek oświatowych. Opiera się na dwóch filarach: klasycznej obsłudze finansowo-księgowej oraz centrum obsługi informatycznej
- Chcieliśmy, aby to była jednostka jak najbardziej elastyczna. Od stycznia 2020 roku, CUW przejął także środowiskowy dom pomocy, a także obsługę IT nie tylko szkół i przedszkoli, ale także urzędu miejskiego, instytucji kultury, filii bibliotek – w sumie 27 podmiotów. Zarządzamy dwiema serwerowniami, miejską siecią światłowodową (ok. 13 km długości), sieciami wewnętrznymi, oprogramowaniem i cyberbezpieczeństwem. To naprawdę duży zakres zadań - mówiła Marta Woźniak, dyrektor CUW w Starachowicach.
- To była rewolucja, ale bardzo potrzebna- ocenia Katarzyna Dróżdż - Kowalczuk, dyrektor CUW w Opolu w latach 2017 -2024. Przypomina, że nowa jednostka przejęła od razu 34 publiczne przedszkola – od małych, kilkuoddziałowych, po duże, nawet 10-12 oddziałowe.
- Największym wyzwaniem były kwestie kadrowe dyrektorzy nie radzili sobie z organizacją pracy i zastępstwami, a pracownicy często pracowali w kilku placówkach naraz. Koncepcja CUW pojawiła się u nas już w 2016 roku. Dlaczego? Bo jakość obsługi była po prostu słaba – dokumentacja nie spełniała oczekiwań wydziału budżetu i władz miasta – wspomina Katarzyna Dróżdż-Kowalczuk. Podkreśla, że CUW daje wiedzę np. o funkcjonowaniu oświaty, nie tylko finansową, ale operacyjną i organizacyjną. Jest w stanie wygenerować raporty na bieżąco, co pozwala władzom JST na bieżąco orientować się w problemach i na nie reagować.
Przeczytaj również: Samorządy mogą zwiększyć cyberbezpieczeństwo dzięki CUW
Czytaj także komentarz praktyczny w LEX: Nitka Agata, Kontrola zarządcza w centrum usług wspólnych – tworzenie planów działalności>
Wyzwania: ludzie, komunikacja, kompetencje
Największym wyzwaniem przy tworzeniu CUW pozostaje czynnik ludzki. Ewelina Szumańska, była dyrektor CUW w Polkowicach, podkreśla:
– Ludzie boją się zmian i utraty niezależności. Kluczowa jest komunikacja – trzeba angażować pracowników i oswajać ich z nową rzeczywistością. Ponadto CUW powinien być jak najbardziej zautomatyzowany i jak najwięcej dokumentów powinno mieć obieg elektroniczny.
Na wagę komunikacji zwróciła też uwagę Marta Woźniak, po to, aby dyrektorzy obsługiwanych placówek nie poczuli się odsunięci od swoich obowiązków, nie traktowali CUW jako zła koniecznego, ale z nim współpracowali.
- Żeby CUW funkcjonował na wysokich obrotach, potrzebny jest lider, taki, który potrafi zmotywować zespół, według zasady, aby zapalić innych, trzeba płonąć samemu – dodała Marta Woźniak.
- Przy tworzeniu CUW większy nacisk trzeba postawić na szkolenia pracowników jednostek obsługiwanych, bo oni często nie są gotowi na wdrożenie nowych rozwiązań, z których będzie korzystało centrum. Ważne jest określenie ram kompetencyjnych jednostki obsługującej i jednostek obsługiwanych. I przede wszystkim określenie, że wszyscy gramy do jednej bramki – wylicza Katarzyna Dróżdż -Kowalczuk.
Czytaj także komentarz praktyczny w LEX: Piszko Agata, Tworzenie i likwidacja Centrów Usług Wspólnych – uwarunkowania prawne, organizacyjne i prawnofinansowe>
Grzegorz Czarnecki, prezes RIO w Opolu, zastępca przewodniczącego Krajowej Rady RIO zauważył, że organy kontroli mają coraz mniej zastrzeżeń do merytorycznego działania CUW.
- Kluczowym ryzykiem jest relacja pomiędzy podmiotem obsługującym a obsługiwanym i bierność tego ostatniego – wskazał prezes Czarnecki.
Podał przykład fundusz socjalnego, który trafił do obsługi CUW. Dyrektorzy i pracownicy szkól nie interesowali się jak on jest wydatkowany i czy w ogóle jest wydatkowany. Uznali, że skoro przejął jego rozliczenia CUW to „ich kłopot”.
Czytaj artykuł w LEX: Modrzyński Paweł, Zarządzanie ryzykiem w samorządowych centrach usług wspólnych>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
