Zasada jawności i dostępności posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej została przewidziana w Konstytucji RP, w ustawach o samorządzie gminnym, samorządzie powiatowym i samorządzie województwa, a także w ustawie o dostępie do informacji publicznej.
Przebieg obrad rady gminy ma być obowiązkowo utrwalany za pomocą urządzeń rejestrujących – dźwięk i obraz, co wprost wynika ze znowelizowanych przepisów ustaw ustrojowych. Samorządy są też zobowiązane do udostępniania nagrań sesji w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty.
Sprawdź w LEX: Jawność i transparentność obrad organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego w nawiązaniu do wymagań RODO >
Ewentualna anonimizacja przy naruszaniu prywatności
Według Ministerstwa Cyfryzacji ewentualna anonimizacja danych osób może być konieczna, ale dopiero na etapie publikacji nagrań – i to tylko w zakresie, w jakim udostępnienie określonych informacji naruszałoby prywatność osoby fizycznej, np. wówczas, gdy wiązałoby się z ujawnieniem szczególnych kategorii danych osobowych.
Jeśli chodzi o przetwarzanie danych osobowych osób uczestniczących w sesji, to nie ma konieczności uzyskiwania ich zgody - uważa resort. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Wskazane przepisy ustaw szczególnych nakładają na gminę obowiązki, dla realizacji których niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych uczestników sesji.
Sprawdź w LEX: Jaka jest podstawa prawna stosowania monitoringu w budynku urzędu gminy? >
Obowiązek informacyjny
Poza tym zgodnie ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych zgoda osoby fizycznej na rozpowszechnianie jej wizerunku nie jest wymagana w szczególności, gdy wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza lub chodzi o wizerunek osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych.
RODO nie precyzuje, w jakiej formie powinien być spełniony obowiązek informacyjny. Może to być informacja pisemna, elektroniczna, a w niektórych przypadkach nawet ustna. Zgodnie z zasadą rozliczalności administrator danych powinien umieć wykazać, że wypełnił obowiązek informacyjny zgodnie z wymogami RODO. Klauzula informacyjna może być również zamieszczona np. w ogłoszeniu o sesji rady gminy (rady powiatu, sejmiku województwa) czy w widocznym miejscu przed wejściem na salę obrad.
Czytaj też: RODO: Ministerstwo Cyfryzacji wydało przewodnik dla urzędników>>
Na drzwiach wisi kartka
Jak nam powiedział Henryk Kuncewicz, przewodniczący Rady Gminy Stare Babice, kwestia transmitowania obrad rady jest szczegółowo opisana w prawie. Na pierwszej sesji w bieżącej kadencji odczytana została specjalna klauzula związana z RODO. W widocznym miejscu przed salą sesji umieszczona jest informacja, że każda osoba, która wchodzi na salę obrad, wyraża zgodę na upublicznienie swojego wizerunku.
- Jeśli ktoś nie ma ochoty upubliczniać swojego wizerunku, to nie wchodzi na salę – mówi przewodniczący. Nie dotyczy to osób publicznych – wójta, pracowników urzędu czy radnych.
Problem, gdy nagra i upubliczni ktoś z sali
Obrady są jawne i każdy może wejść na widownię, z czym wiąże się ryzyko, że ktoś może sam nagrać obrady i potem upublicznić je w sieci. Zdaniem przewodniczącego może pojawić się wtedy problem związany z ochroną wizerunku osób. – Nie można zmusić nikogo, żeby ogłosił chęć nagrywania i uprzedził o tym innych – dodaje Henryk Kuncewicz.
Szkolenie: Monitoring w administracji zgodny z RODO
Według Mateusza Jakubika z Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego, problem taki można rozwiązać na dwa sposoby - pierwszy z nich to wyodrębnienie obszaru sali, w której prowadzone są obrady, nieobjętego transmisją. Drugi natomiast to prowadzenie transmisji „live” z pięcio- lub dziesięciominutowym opóźnieniem, co ma na celu pozwolenie pracownikowi odpowiedzialnemu za transmisję na bieżące anonimizowanie.
W gminie Stare Babice nie było przypadków, żeby ktoś z mieszkańców zgłaszał protest, że był nagrany i upubliczniono na stronie gminy jego wizerunek. Przewodniczący dodatkowo informuje o nagrywaniu i transmisji za każdym razem, kiedy ktoś z widowni wchodzi na mównicę, aby zabrać głos. Osoba taka musi się też sama przedstawić.
Czytaj też: Transmisje z obrad rady wzmocnią jawność działania samorządów>>
Nie ma problemów z transmisją
W gminie Stare Babice nie ma problemów z transmisją obrad rady. Gmina jest w trakcie instalowania nowego systemu do nagrywania, zgodnie z projektem kamera będzie obrotowa, w momencie udzielenia głosu kolejnej osobie, sama przekieruje widok na tę osobę, a na ekranie pojawi się podpis, kim mówca jest.
Według Jakuba Wilka z Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego, członka Samorządowego Kolegium Odwoławczego we Wrocławiu, nowe regulacje współkształtują zasadę jawności działania organów jednostki samorządu terytorialnego, którą wprost wyrażają samorządowe ustawy ustrojowe. Jak podkreśla, transmitowanie i udostępnianie nagrań sesji rady gminy, rady powiatu i sejmiku województwa przez same organy nie jest novum, niemniej przed nowelizacją z 11 stycznia 2018 r. nie było obowiązkiem samorządu.
Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX:
Transmisja i utrwalanie obrad organu jednostki samorządu terytorialnego
Czy należy udostępnić radnemu nagranie z monitoringu wizyjnego w innym celu niż jest on stosowany? >
Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
