Komendant wojewódzki policji zwolnił policjantkę ze służby rozkazem personalnym datowanym na 20 maja 2021 r., który (zdaniem zwierzchnika) został skutecznie doręczony 24 maja 2021 r. Kilka miesięcy później, 28 października 2021 r. do komendanta wpłynęło pismo pełnomocnika zwolnionej policjantki, w którym wnosił o doręczenie odpisu rozkazu personalnego oraz dokumentu potwierdzającego nadanie go na właściwy adres. Dodatkowo domagał się wskazania terminu odbioru przesyłki. Wnioskowane dokumenty oraz informacje zostały doręczone 6 grudnia 2021 r., a 20 grudnia 2021 r. zwolniona policjantka złożyła od rozkazu personalnego odwołanie. Wskazała, że przesyłka doręczona za pośrednictwem Poczty Polskiej została odebrana przez osobę jej nieznaną (podpis inicjałami) – nie był to ani właściciel wynajmowanej nieruchomości, ani dorosły domownik, który zamieszkiwałby wspólnie z nią. Zarzuciła nieskuteczność uprzedniego doręczenia i podkreśliła, że termin na złożenie odwołania należy liczyć od 6 grudnia 2021 r., czyli od dnia, w którym doręczono rozkaz personalny jej pełnomocnikowi.
Zobacz również: Fikcja doręczeń rozszerzona i na przedsiębiorców wpisanych do CEIDG >>
Śledztwo szefa policji
Odgórnie domagano się uzyskania od operatora pocztowego pisemnych informacji dotyczących faktu doręczenia przesyłki (czy doręczono na adres zamieszkania policjantki, jak zweryfikowano tożsamość oraz wiek osoby odbierającej przesyłkę, czy doręczyciel uzyskał informacje uprawniające do wydania przesyłki osobie innej niż adresat). W ten sposób otrzymano oświadczenie listonosza, który potwierdził, że 24 maja 2021 r. osobiście doręczył przesyłkę policjantce w miejscu jej zamieszkania i do rąk własnych, uprzednio potwierdzając jej tożsamość dowodem osobistym. Jednakże podczas doręczania przesyłki wystąpiła awaria urządzenia mobilnego, co uniemożliwiło złożenie podpisu przez adresata. Dopiero w trakcie rozliczania doręczonych przesyłek w placówce, to listonosz w miejscu podpisu odbiorcy umieścił swój podpis na dowód doręczenia przesyłki.
Zdaniem komendanta głównego policji opisana czynność doręczenia była skuteczna, prawidłowa i zgodna z prawem. Co do zasady, odbierający pismo potwierdza doręczenie tego pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli jednak adresat nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu. Pomimo wystąpienia okoliczności niezależnych od woli adresata, skuteczne doręczenie rozkazu nastąpiło 24 maja 2021 r., dlatego odwołanie z 20 grudnia 2021 r. zostało złożone po upływie ustawowego terminu.
Cena promocyjna: 80.09 zł
|Cena regularna: 89 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 66.75 zł
Niebudzący wątpliwości sposób ustalenia tożsamości nie ma znaczenia
Na postanowienie komendanta do WSA w Warszawie wpłynęła skarga policjantki. Co ciekawe, sąd uchylił zaskarżone postanowienie (wyrok z 12 października 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 1118/22), uznając, że jeżeli komendant policji nie dysponował jednoznacznym dowodem doręczenia rozkazu personalnego ze wskazaniem terminu doręczenia, nie był uprawniony do przyjęcia, że doręczenie nastąpiło w dniu pokwitowania korespondencji przez listonosza (24 maja 2021 r.) i tego samego dnia decyzja weszła do obrotu prawnego. Samodzielne stwierdzenie przez doręczyciela daty odbioru oraz wskazanie osoby, która odebrała pismo może mieć miejsce wtedy, kiedy odbierający nie może się podpisać. Wówczas doręczający jest obowiązany wskazać osobę, która odebrała pismo, podając imię i nazwisko tej osoby oraz określając, czy jest to adresat, czy też jego dorosły domownik, sąsiad lub dozorca domu. Doręczający dodatkowo musi podać przyczynę braku podpisu. Zdaniem WSA listonosz powyższych zasad nie respektował – brak pokwitowania odbioru przesyłki, kategoryczne stwierdzenie o jej nieodebraniu przez adresatkę, rozbieżności pomiędzy elektronicznym dokumentem a wyjaśnieniami doręczyciela, to wszystko prowadzi do wniosku, że domniemanie doręczenia pozostawiłoby policjantkę bez prawa do odwołania od niekorzystnej dla niej decyzji.
Skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego wywiódł komendant główny policji. Zwrócił uwagę, że zgromadzone dokumenty określają przyczynę braku potwierdzenia przesyłki przez adresata, wskazują datę doręczenia, odbiorcę, sposób weryfikacji tożsamości oraz podpis doręczyciela. To wszystko potwierdza fakt doręczenia rozkazu w dniu 24 maja 2021 r., a przy tak jednoznacznie określonym terminie skutecznego doręczenia, jego zdaniem, odwołanie zostało złożone z uchybieniem terminu. Poza tym, zdaniem skarżącego, pocztowy dowód doręczenia przesyłki korzysta z domniemania prawdziwości dokumentu urzędowego.
Instytucja doręczenia gwarancją prawidłowego przebiegu postępowania
To organ administracyjny prowadzący postępowanie w sprawie jest zobowiązany dokonać doręczenia. Obligatoryjnym elementem prawidłowego doręczenia jest potwierdzenie jego przyjęcia przez adresata lub inną uprawnioną do tego osobę poprzez złożenie podpisu wraz ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo oraz podaję przyczynę braku jej podpisu. Potwierdzenie odbioru jako prawidłowo sporządzony dokument urzędowy stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone, korzystając z domniemania prawdziwości i zgodności z prawdą tego, co zostało w nim stwierdzone. Na marginesie, dokumenty urzędowe są najbardziej wiarygodnymi środkami dowodowymi.
NSA, podzielając stanowisko poprzednika, uznał, że wygenerowany 25 maja 2021 r. dokument nie potwierdza prawidłowości odbioru korespondencji w dniu 24 maja 2021 r., ponieważ nie został opatrzony podpisem osoby odbierającej pismo, nie zawiera też wskazania osoby, która rzeczywiście odebrała pismo ani przyczyny braku jej podpisu. Waloru potwierdzenia odbioru nie można przypisać oświadczeniu złożonemu przez listonosza, poza tym, zdaniem Sądu, jeżeli podczas doręczania przesyłki faktycznie miała miejsce awaria urządzenia, która uniemożliwiła złożenie podpisu przez adresatkę, to doręczyciel powinien wskazać nie swoje tylko dane osoby, która odebrała pismo oraz podać przyczyny braku jej podpisu.
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 grudnia 2025 r., sygn. akt III OSK 2913/22