Październik jako miesiąc mediacji był dobrą okazją do pokazania szerokiego zastosowania mediacji. Problemy, z którymi można się spotkać we Wspólnotach Mieszkaniowych bądź Spółdzielniach są najczęściej wielowątkowe. Dodatkowo należy mieć na uwadze, że specyfika działania wspólnot oraz spółdzielni powoduje, że w sytuacje jest zaangażowanych wielu uczestników, reprezentujących różne stanowiska oraz interesy. Nie można również stracić z pola widzenia, iż często konfliktom towarzyszą „pozamerytoryczne” elementy sporu o typowo emocjonalnym zabarwieniu. W szczególności z takimi można spotkać się przy sporach pomiędzy mieszkańcami lub mieszkańcami a Zarządem Wspólnoty, gdzie tło i okoliczności poboczne mają istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia danej kwestii.
Wady i usterki, nieterminowe wykonanie
Patrząc chronologicznie na możliwe sytuacje sporne, a dotyczące spraw mieszkaniowych, wskazać należy te dotyczące realizacji przedsięwzięć budowlanych, w których drugą stroną rozmów mediacyjnych będą deweloperzy oraz wykonawcy prac i robót budowlanych. Tłem dla tego typu spraw są na ogół wadliwie wykonane prace, brak uznania odpowiedzialności za wykazywane usterki, roszczeniowość którejkolwiek ze stron co do kosztów usunięcia wady lub/i usterki. Również częstym powodem wzajemnych oskarżeń jest nieterminowe realizowanie umowy, które może prowadzić do kolejnych opóźnień w procesach inwestycyjnych Wspólnoty. W konsekwencji może spowodować konieczność dopuszczenia do rozmów mediacyjnych kolejnych podmiotów oraz stanowisk do uwzględnienia czy wypracowania.
Wykorzystanie mediacji może być pomocne przy konfliktach Wspólnoty Mieszkaniowej z deweloperem. Mnogość sytuacji konfliktowych jest znaczna w tym zakresie. Na potrzeby niniejszego artykułu warto wspomnieć o jednej, istotnej przy rozważaniu skierowania sprawy zamiast do sądu – do polubownego rozwiązania w postaci mediacji. Głównym zarzewiem sporów z deweloperami jest kwestia ich odpowiedzialności z tytułu rękojmi za wady budynku (czy też wszelkich instalacji tam położonych etc.). Nie ma wątpliwości, że deweloper jest co do zasady odpowiedzialny za usunięcie wad w wybudowanym przez siebie budynku. Niemniej egzekucja swoich praw przez Wspólnotę Mieszkaniową w tego typu sprawach może być niezwykle czasochłonna czy też trudna do sfinansowania przez nowopowstały „podmiot” (tj. wspólnotę mieszkaniową).
Czytaj także: Adwokat Dębska: Mediacja to uniwersalne narzędzie, dobre do poważnych spraw i życiowych sporów>>
Lepiej uzgodnić niż się sądzić
Analizując możliwe scenariusze, w tym również i taki, że jedna strona może nie mieć interesu w niezwłocznym zadośćuczynieniu swoim obowiązkom, warto pochylić się nad dobrodziejstwem płynącym ze wspólnie ustalonej treści ugody mediacyjnej. Można w niej bowiem zawrzeć zarówno termin wykonania napraw – co pozwoli deweloperowi zaplanować swój czas dzieląc między już wybudowaną inwestycję a nowy projekt jak i wyeliminować te zakresy robót, które mogą być traktowane jako wyłącznie roszczeniowe. Z kolei Wspólnota Mieszkaniowa zyskuje pewność naprawy, nie musi planować w budżecie finansowym pozycji przeznaczonych na (zgodnie z doświadczeniem) długoletni proces sądowy, może również w ugodzie zastrzec dla siebie interesujące elementy (np. dłuższy okres rękojmi, konserwacja małej infrastruktury, odświeżenie ciągów komunikacyjnych po zakończeniu prac remontowych etc.).
W sprawach, których strony nie są w stanie samodzielnie lub z udziałem pełnomocników rozwiązać konfliktu, najczęściej dochodzi do złożenia pozwu, a więc do wszczęcia postępowania sądowego. Procesy cywilne w sprawach wspólnotowych są długotrwałe, często konieczne jest uzyskanie opinii biegłego lub kilku biegłych (w szczególności przy sporach z wykonawcami robót, bądź z deweloperem), co jest zarówno kosztowne, jak i czasochłonne. Nadto, w postępowaniu sądowym dochodzi do rozstrzygnięcia jedynie tej kwestii, która została ujęta w petitum pozwu, przez co niekiedy, pomimo wydania orzeczenia przez sąd, nie dochodzi do rozwiązania całego problemu. Jak już zostało wskazane powyżej, spory Wspólnotowe charakteryzują się wielowątkowością i niejednokrotnie rozstrzygnięcie jednej spornej kwestii nie prowadzi do zakończenia konfliktu.
W takich przypadkach mediacja może być doskonałym sposobem uzyskania porozumienia pomiędzy skonfliktowanymi stronami oraz w konsekwencji powyższego - zakończenia sporu.
Na czym polega mediacja?
Mediacja stanowi próbę wypracowania satysfakcjonującego obie strony porozumienia, przy udziale bezstronnego mediatora, który przy pomocy odpowiednich narzędzi, może pomóc w znalezieniu źródła sporu oraz wskazać rozwiązania czy też doprowadzić aby strony znalazły satysfakcjonujące dla nich wyjście z powstałych problemów.
Charakterystyczną cechą postępowania mediacyjnego, odróżniającą ją od innych sposobów rozwiązywania konfliktów, jest udział osoby trzeciej – mediatora, który nie jest zainteresowany rozstrzygnięciem sporu na korzyść jednej ze stron. Mediator jest bezstronny, co oznacza, że nie stoi po żadnej ze stron konfliktu, a także neutralny wobec przedmiotu sporu, dzięki czemu prowadzi rozmowy w taki sposób, by każda ze stron miała możliwość swobodnego przedstawienia swojego punktu widzenia. Strony w mediacji mają równe prawa i są jednakowo traktowane. Na ogół mediator nie proponuje rozwiązań, lecz pomaga stronom w ich wypracowaniu. Mediator jest profesjonalistą, co oznacza, że ukończył specjalistyczne szkolenia z mediacji oraz posiada wiedzę z zakresu technik komunikacji oraz skutecznych technik rozwiązywania sporów. Mediator wykonujący jednocześnie zawód adwokata posiada dodatkowo specjalistyczną wiedzę, dzięki której może zadbać o prawidłową konstrukcję ugody – tak, by zapisy w niej zawarte były skuteczne i wykonalne.
Zgodnie z zasadą akceptowalności, strony mają możliwość swobodnego wyboru osoby mediatora. Listę stałych mediatorów sądowych prowadzą prezesi poszczególnych sądów okręgowych. Można także zwrócić się do ośrodków mediacyjnych, w tym m.in. do Centrum Mediacji Izby Adwokackiej w Warszawie, które zrzesza mediatorów wykonujących jednocześnie zawód adwokata.
Strony mają wpływ
Zaletą mediacji jest niewątpliwie to, że strony mają całkowity wpływ na sposób zakończenia konfliktu. Przykładowo przy sporze Wspólnoty Mieszkaniowej z właścicielem uciążliwego lokalu usługowego strony mogą w ugodzie zawrzeć prawa i obowiązki nie tylko niwelujące dotychczasowe animozje (np.: uciążliwy hałas, nieporządek pozostawiany przez gości lokalu, warunki udzielenia przez Wspólnotę zgody na sprzedaż alkoholu), ale kształtować ich relacje na przyszłość. W postępowaniu sądowym strony są pozbawione takiej możliwości – tu bowiem sąd rozstrzyga spór, przesądzając o racjach obu stron, na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego. Samo zaś ustalenie sądowe jest zazwyczaj niesatysfakcjonujące dla co najmniej jednej ze stron postępowania. Bardzo często pojawia się też element niezrozumienia czy poczucia „niesprawiedliwości” społecznej. Mediacja zaś w przeciwieństwie do postępowania sądowego, jest procesem odformalizowanym i elastycznym, dzięki czemu strony mają możliwość rozmowy o problemach i konfliktach w neutralnej atmosferze, sprzyjającej swobodnym wypowiedziom stron a nawet rozładowaniu emocji. Tym samym, choć istotne jest oparcie swoich stanowisk na faktach, to jednak po ustaleniu zarzewia konfliktu i wspólnego wypracowania rozwiązania – pozwala stronom uzyskać spełnienie nawet w zakresie w/w sprawiedliwości społecznej.
Mediacja jest poufna, co oznacza, że wszystkie stanowiska stron, ich argumenty oraz rozmowy są objęte tajemnicą. Żadna ze stron nie może wykorzystywać treści ujawnionych podczas mediacji w postępowaniu sądowym. Jeżeli będzie próbowała to uczynić - sąd nie weźmie ich pod uwagę, gdyż gwarantują to przepisy kodeksu postępowania cywilnego. Inną istotną cechą mediacji jest dobrowolność. To strony swobodnie decydują o udziale w tego rodzaju postępowaniu jak i rezygnacji z niej w każdej chwili.
Ugodę zatwierdzi sąd
Częstym dylematem dotyczącym mediacji jest jaką moc sprawczą ma ugoda zawarta przed mediatorem. Otóż jeżeli stronom uda się porozumieć podczas mediacji, w konsekwencji czego dochodzi do zawarcia ugody przed mediatorem, to po jej zatwierdzeniu przez sąd ugoda taka będzie miała moc prawną ugody zawartej przed sądem. Niewątpliwą fiskalną zaletą mediacji jest to, że w sprawach, w których doszło do zawarcia ugody już po wszczęciu postępowania sądowego, można liczyć na zwrot opłaty od pozwu. Kwoty te zaś w sprawach Wspólnot Mieszkaniowych są na ogół znaczne, szczególnie przy sporach z deweloperami czy wykonawcami prac budowlanych. Zgodnie z art. 79 ust. 1 h Ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U.2020.0.755 tj.), Sąd zwróci stronie całą opłatę od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji jeżeli postępowanie zakończyło się zawarciem ugody przed rozpoczęciem rozprawy przed sądem pierwszej instancji. Zgodnie zaś z art. 79 ust. 2a Ustawy, zwrot trzech czwartych opłaty nastąpi jeśli ugoda zostanie zawarta przed mediatorem po rozpoczęciu rozprawy.
Jak wygląda postępowanie mediacyjne?
Mediacja może zostać podjęta na podstawie umowy stron (mediacja umowna) albo postanowienia sądu (mediacja sądowa). Strony mogą zgłosić się bezpośrednio do mediatora przed wszczęciem sprawy sądowej, bądź zwrócić się do sądu o skierowanie stron na mediację w toku postępowania sądowego. Warto pamiętać, że wszczęcie postępowania mediacyjnego przerywa bieg przedawnienia roszczeń, o czym warto pamiętać w przypadku konfliktów na tle wykrycia wad budynku, dochodzenia praw z rękojmi.
Czas trwania mediacji nie jest ujęty sztywno i powinien być dostosowany do rytmu stron. Można jednak założyć, że mediacja składa się z kilku (na ogół 3 do 5) posiedzeń mediacyjnych, trwających ok 1,5 do 2 godzin. W czasie mediacji jest także możliwość zorganizowania spotkań indywidualnych każdej ze stron z mediatorem, co niekiedy może usprawnić proces mediacyjny. Mediacja jest zatem znacznie szybsza niż trwające nawet kilka lat postępowanie sądowe. Co istotne, obecnie mediatorzy mają możliwość przeprowadzania spotkać on – line, co zdecydowanie skraca czas rozpoznania i rozwiązania sporu.
Mediacja jest postępowaniem odpłatnym. Na koszty mediacji składają się wynagrodzenie mediatora i zwrot wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji. Co do zasady koszty są pokrywane przez strony po połowie niemniej jednak mogą ustalić w sposób elastyczny pomiędzy sobą inny sposób ich podziału. Strony przed przystąpieniem do mediacji mają możliwość dokonania estymacji kosztów, gdyż wysokość wynagrodzenia stałego mediatora, prowadzącego postępowanie mediacyjne na podstawie postanowienia Sądu, określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym. W sprawach majątkowych wynosi ono 1% wartości przedmiotu sporu, przy czym nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2.000 zł., zaś w sprawach niemajątkowych od 150 do 450 zł. Jeżeli mediacja jest „prywatna” (umowna), tj. strony zwróciły się do mediatora przed wszczęciem postępowania sądowego, wówczas wysokość wynagrodzenia mediatora określone jest w cenniku danego centrum mediacji. Podkreślić przy tym należy, że w razie zawarcia ugody przed mediatorem w wyniku prowadzenia mediacji umownej, wniosek do sądu o jej zatwierdzenie nie podlega opłacie.
Mediacja, jako alternatywny w stosunku do postępowania sądowego, sposób rozwiązywania sporów nie musi być wykorzystywana wyłącznie w sprawach rodzinnych. W dzisiejszych czasach obostrzeń i szczególnej dbałości o zdrowie, co wpływa na wydłużony czas oczekiwania na merytoryczne rozstrzygnięcie sprawy- mediacja może być skutecznym narzędziem do satysfakcjonującego obydwie strony konsensusu.
Autorki: Marta Chmielewska i Iwona Zygmunt-Kamińska są adwokatami oraz mediatorkami w Centrum Mediacji Izby Adwokackiej w Warszawie.
Pod redakcją których Centrum Mediacji Izby Adwokackiej w Warszawie wydało e-booka, “Mediacja w sprawach mieszkaniowych” , który można pobrać pod następującym linkiem: https://linkd.pl/dmms