Mowa o SaaS (z ang. Software as a Service), czyli sposobie udostępniania oprogramowania użytkownikom. Zwykle, gdy chcemy korzystać z danego oprogramowania, musimy
wykupić licencję, a następnie zainstalować oprogramowanie we własnym biurze, na własnych komputerach. W SaaS aplikacja jest przechowywana i udostępniana przez producenta użytkownikom poprzez internet, co eliminuje konieczność instalacji i uruchamiania programu na komputerze w firmie. Model SaaS przerzuca obowiązki zarządzania, aktualizacji, pomocy technicznej z konsumenta na dostawcę. Użytkownik otrzymuje jedynie login i hasło. Po zalogowaniu się pod odpowiednim adresem internetowym może w przeglądarce korzystać z pełnej funkcjonalności programu, a to oznacza, że pracę może wykonywać w każdym miejscu, również w domu.
Wytwórca oprogramowania odpowiada za administrowanie oprogramowaniem na swoich serwerach, jego rozwój i aktualizacje. Inaczej niż w przypadku standardowej sprzedaży oprogramowania kształtują się koszty. – Do korzystania z oprogramowania wystarczy jedynie dostęp do przeglądarki internetowej. Opłata za korzystanie z usługi ma formę miesięcznego abonamentu nieprzekraczającego 100 zł. Ponadto użytkownik nie musi kupować dodatkowego sprzętu informatycznego, jak np. dodatkowa pamięć lub serwer. Można powiedzieć, że my wynajmujemy go użytkownikom, którzy korzystają z niego zdalnie – mówi Łukasz Kurek, kierownik rozwoju usługi iPartner24 w fi rmie mis24.pl,
dostawcy rozwiązań w modelu SaaS.

Mobilnie, dostępnie
Redukcja kosztów brzmi zachęcająco. Oprogramowanie ma relatywnie niewysoki abonament, a to dla wielu firm szansa na znaczne oszczędności. Ekonomicznie w SaaS najważniejsze jest to, że małe i średnie fi rmy mogą mieć dostęp do różnego rodzaju aplikacji, na które ze względu na wysoki koszt licencji dotychczas nie mogły sobie pozwolić. SaaS to korzystny wybór także dlatego, że pozwala na mobilną obsługę pracy biurowej. – Z systemów SaaS klient może skorzystać z dowolnego komputera z dostępem do sieci – może zwirtualizować zarządzanie fi rmą. Zdalny dostęp do plików, poczty elektronicznej, aplikacji biurowych nie wymaga obecności w fi rmie i ogranicza infrastrukturę sieciową.
To dodatkowa korzyść dla tych, którzy często przebywają poza miejscem pracy – tłumaczy Andrzej Szymczyk, ekspert ds. handlu w NetCRM, wrocławskiej fi rmie specjalizującej się w rozwiązaniach Customer Relationship Management.

Administracja w laptopie
Chociaż SaaS na polskim rynku IT to stosunkowo nowe rozwiązanie, oferta dostępnych aplikacji stale się powiększa. Systemy do zarządzania relacjami z klientami, obsługi finansowo-księgowej, wspomagające wewnętrzny obieg informacji, a nawet systemy ERP (wspomagające zaawansowane zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa). Firma mis24.pl z Wrocławia oferuje produkt iPartner24 – system umożliwiający współdzielenie informacji i zarządzanie nią w firmie. Narzędzie ma charakter uniwersalny – może z niego korzystać zarówno niewielka kancelaria, jak i średnia fi rma z kilkoma oddziałami. Podstawowym zadaniem iPartner24 jest wspomaganie zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie. – Usługa umożliwia ewidencjonowanie korespondencji elektronicznej, biznesowej, jak faksy i pisma, kontaktów, danych adresowych, notatek, terminów spotkań, a także dokumentów wewnętrznych i administracyjnych niezwiązanych bezpośrednio
z podstawową działalnością firmy – wyjaśnia Łukasz Kurek.
Na każdym etapie system informuje o wykonywanych przez poszczególne osoby działaniach i wymaga uwierzytelnionych potwierdzeń dla każdej operacji. Dzięki wbudowanym algorytmom wyszukiwawczym oraz rozbudowanym kryteriom wyszukiwania iPartner24 dodatkowo ułatwia szybki dostęp do każdego dokumentu wprowadzonego do systemu. Kancelaria, która skorzysta z aplikacji, będzie mogła stworzyć centralną bazę dokumentów on-line, z kontrolą dostępu na poziomie pojedynczych dokumentów. Program
pozwala również zarządzać projektami. Umożliwia prowadzenie ewidencji świadczonych usług oraz stworzenie bazy danych kontrahentów, a także sterowanie wysyłką korespondencji seryjnej. Właściciel firmy może też bez problemu śledzić stopień wykonywania zadań zleconych poszczególnym pracownikom. A to wszystko za 70 zł od użytkownika miesięcznie. – Ponadto klient ma dostęp do obszernej bazy wzorów pism i dokumentów potrzebnych w codziennej działalności fi rmy. W tematycznych zakładkach znaleźć można pisma związane z tematyką zamówień, zapytania ofertowe, protokoły wyboru ofert, dokumenty dotyczące bhp, umów o pracę, rekrutacji, czasu pracy czy
wzory umów z dostawcami, klientami oraz partnerami biznesowymi – dodaje Łukasz Kurek.

Elastycznie – dla każdego
Podobne funkcjonalności ma system NetCRM. Program składa się z sześciu modułów: kartoteki e-maili, klientów, produktów, pracowników, dokumentów i kalendarza. Jeśli np. zapomnieliśmy, co ustaliliśmy z klientem – sprawdzimy w katalogu zawierającym kompletną korespondencję pracownika z klientem, dzięki której zachowana jest historia kontaktów – od zapytania ofertowego po obsługę serwisową. W przypadku kancelarii z pewnością przyda się kartoteka klientów, która zawiera informacje identyfi kujące, jak m.in. dane teleadresowe, wykaz osób reprezentujących danego klienta, historię współpracy, wszelkie dokumenty z nim związane. W kartotece pracownicy przechowywane są informacje o użytkownikach systemu i wykonywanych przez nich zadaniach, np. o wszystkich negocjacjach czy projektach, w których uczestniczyli. – Pracownik na zwolnieniu lekarskim już nie zabiera z sobą całej wiedzy o prowadzonym projekcie – wszystko jest w systemie i fi rma może działać – mówi Andrzej Szymczyk.
Ale NetCRM to aplikacja, którą należy rozpatrywać bardziej w charakterze produktu defi niowanego pod specyficzne potrzeby użytkownika niż jako produkt o zamkniętej funkcjonalności. To klient ostatecznie decyduje co w systemie ma być realizowane i według jakich algorytmów. Oczywiście jest paleta funkcji najczęściej wykorzystywanych, które
dostawca podpowiada na etapie uruchomienia systemu. – Kancelaria jest nieco specyfi czną formą działalności. Myślę, że nawet poszczególne różnią się między sobą, w kwestii np. polityki sprzedaży, zarządzania, specjalizacją w innych obszarach produktowych czy poszukiwaniem niszowych odbiorców swoich usług. Stąd też każda kancelaria będzie oczekiwała modyfi kacji procesów tylko pod swoje potrzeby, co z powodzeniem realizujemy – dodaje Andrzej Szymczyk.

Biuro pod ochroną
Świadomość przechowywania dokumentów klientów i całej bazy danych o fi rmie w wirtualnej rzeczywistości może na początku budzić obawy. Nie ma powodu do strachu o informacje. Są one bowiem przechowywane na serwerach właściciela oprogramowania, które spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Firmy informatyczne dokładają wszelkich starań, by zapewnić swoim klientom bezpieczeństwo. Chodzi bowiem o ich reputację, pomyślność biznesu, a także przekonanie sceptycznych użytkowników, którzy
mają opory przed składowaniem części swoich danych na zewnętrznych serwerach. NetCRM poza standardowym firewallem korzysta z klucza SSL do kodowania informacji w trakcie transmisji danych z serwera do końcowego użytkownika. Dodatkowo każdy użytkownik ma przyznane określone uprawnienia dostępu do systemu, a na indywidualne życzenie klienta istnieje możliwość dodatkowych zabezpieczeń dostępu do serwisu przy użyciu tokenów jako kolejnej identyfi kacji logującego się użytkownika.
Wydawca opracował również system tak, by przetwarzał dane zgodnie z zaleceniami Generalnego Inspektoratu Ochrony Danych Osobowych. Ma on wbudowany dziennik systemowy, dzięki któremu można odtworzyć każdą, pojedynczą akcję każdego operatora systemu. Ponadto internetowy charakter usługi może być dowolnie ograniczany przez
administratora. Wskazuje on adresy IP, z których mogą logować się użytkownicy. W ten sposób dla części pracowników firmy można udostępnić zasoby, ale przykładowo tylko na komputerach w firmie. Poza nią zasoby będą blokowane.

Zdzisława Kopiucińska
.............
IntraOut – nowatorskie udogodnienia dla kancelarii

Jak dotąd cały sektor usług prawniczych nie cieszył się szczególnymi względami branży informatycznej. Brakowało narzędzi, które mogłyby wspierać pracę kancelarii,
a jednocześnie zapewniły odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Piszemy o tym teraz, ponieważ na rynku ma swoją premierę platforma IntraOut, dedykowana właśnie prawnikom
i kancelariom. Komunikacja – wszystko w jednym.

Czym jest IntraOut?
To wszechstronne wsparcie pracy biura w zakresie komunikacji, łączności, obiegu informacji i planowania pracy. To platforma, która integruje i udostępnienia w jednym rozwiązaniu wszystkie narzędzia, jakie wykorzystujemy w codziennej pracy. Jest tu m.in. poczta elektroniczna, telefonia internetowa, centrala telefoniczna, kalendarz, faks internetowy, komunikator, synchronizacja kalendarzy i kontaktów z telefonami komórkowymi, narzędzia do wymiany i współdzielenia plików, wirtualny dysk itd.
IntraOut z wyglądu przypomina wielofunkcyjny portal połączony z zaawansowanym programem do obsługi poczty elektronicznej. Jednocześnie dostęp do niej zabezpieczony jest hasłem użytkownika – aby móc korzystać z IntraOut należy posiadać na platformie własne konto.

Artykuł ukazał się w miesieczniku "Kancelaria" nr 4/2010