Przedsiębiorcy chcą przechowywać dokumenty pracownicze w komputerach
Papierową dokumentację pracowniczą firmy zobowiązane są przechowywać przez 50 lat. To przesadny wymóg, do tego kreujący dodatkowe koszty - twierdzą przedsiębiorcy i sugerują potrzebę zmian legislacyjnych w tej dziedzinie. - Papierową dokumentację pracowniczą powinny zastąpić zapisy elektroniczne - stwierdza w specjalnym oświadczeniu organizacja Pracodawcy RP.
Obowiązek przechowywania danych pracownika przez 50 lat w papierowej formie wynika z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dotyczy to wszystkich pracowników, nawet tych, którzy pracowali przez bardzo krótki okres. - Z jednej strony pracownicy mogą się obawiać upadłości pracodawcy. W związku z tym potrzebne są regulacje, które zadbają o ich świadectwo pracy. Z drugiej jednak strony pracodawcy powinni mieć możliwość digitalizacji danych - czytamy w oświadczeniu.
Zdaniem jego autorów, trzeba wziąć pod uwagę wszelkie aspekty proponowanych zmian prawnych. Długi okres przechowywania dokumentacji jest potrzebny, aby prawidłowo określić wysokość emerytury – nie ma pewności jak będzie to wyglądać w przyszłości. Istnieje ryzyko, że po pewnym czasie dokumenty papierowe ulegną zniszczeniu. Natomiast przechowywanie danych w formie elektronicznej wiąże się z tym, iż postęp techniczny może spowodować, że niemożliwe będzie ich odczytanie. Należy jednak wziąć pod uwagę różnego rodzaju dostępne technologie, choćby cloud computing.
Pracodawcy RP są przekonani, iż zmiany prawa są niezbędne. - Potrzebne jest zarówno skrócenie czasu przechowywania danych, jak i sposób, w jaki są archiwizowane. Jest to z pewnością kwestia, którą powinien się zająć Sejm w nowej kadencji - napisano w opinii.
