Optymalizacja kosztów działalności kancelarii i outsourcing usług - jak robić to skutecznie?

Silna konkurencja, spowolnienie gospodarcze czy spadek liczby i wartości zleceń wymusiły na właścicielach przedsiębiorstw szereg działań zmierzających do utrzymania zyskowności prowadzonego biznesu. Z jednej strony, zmierzają one do utrzymania klienta, pozyskania nowego biznesu czy też wzmocnienia wizerunku na konkurencyjnym rynku. Z drugiej, w odniesieniu do ponoszonych kosztów, nakierowane są na: cięcia kosztów administracyjnych, obniżki pensji czy zamrożenie podwyżek, obniżki wydatków marketingowych a kończąc na zwolnieniach pracowników. Nie oceniając słuszności i skuteczności takich rozwiązań, wszystko to, w ocenie właścicieli podejmujących takie decyzje, prowadzić ma do zachowania porównywalnego poziomu zysków, przy nieuchronnym spadku przychodów.

Jak pisze Marcin Wystrychowski, prawnik specjalizujący się w doradztwie dla firm z sektora usług profesjonalnych, kancelarie prawne, jak każde inne przedsiębiorstwo, ponoszą wiele standardowych kosztów związanych z działalnością gospodarczą. Do tej pory, prawnicy świadcząc swoje usługi nie przejmowali się dodatkowymi kosztami, które zwykle przerzucane były na klienta. Co więcej, nie znając możliwości oferowanych przez rynek w zakresie nowych technologii czy rozwiązań outsourcingowych - uważali, że niektóre koszty prostu w ich ocenie trzeba ponieść. Dodając do tego stwierdzenie, iż wśród prawników poziom wiedzy o zarządzaniu kancelarią i możliwościach optymalizacyjnych jest wciąż niski – można rzec, iż jest bardzo wiele do zrobienia w aspekcie bezpiecznej optymalizacji ponoszonych kosztów i outsourcingu pewnych standardowych procesów, jakie w każdej kancelarii mają miejsce.

Poniższe, jednie przykładowe rozwiązania mogą mieć niebagatelne znaczenie z punktu widzenia optymalizacji kosztów (i czasu pracy prawników). Co więcej, mają one zastosowanie nawet w najmniejszej kancelarii i wydają się godne rozważenia. Środkiem do optymalizacji ponoszonych kosztów może być zarówno zmiana dostawcy, zmiana formy nabywanych usług, czy też wyoutsourcowanie (podzlecenie na zewnątrz) niektórych funkcji wykonywanych wewnętrznie w kancelarii. Jednakże najważniejsze jest posiadać wiedzę o możliwościach i ocenić je względem własnej kancelarii.

1. Koszty wynajmu biura – w praktyce po kosztach osobowych (pensji pracowników) koszty wynajmu biura są zazwyczaj drugim co do wielkości ponoszonym przez kancelarie wydatkiem. Istnieje wiele sposobów na ich optymalizację - od renegocjacji istniejących czynszów, przez zmianę wynajmowanej powierzchni na inną (tańszą), a kończąc na popularnych ostatnio podnajmach i rozwiązaniach typu „instant-office”.
   • Podnajem powierzchni biurowej – obecnie wiele większych firm z uwagi na nieplanowaną redukcję zatrudnienia posiada gotowe powierzchnie biurowe, często umeblowane, którą może podnająć. Podnajem z pewnością może być atrakcyjny kosztowo, gdyż najemca chcąc oszczędzić na i tak już ponoszonych kosztach, gotów jest zaoferować konkurencyjne warunki nowemu najemcy. Plusem takiego rozwiązania są krótsze okresy podnajmu – 12-24 miesiące – co pozwala na większą elastyczność rozwijających się kancelarii.
   • Wynajęcie gotowego biura tzw. instant office (Regus, InOffice czy Dago) charakteryzują się zapewnieniem klientowi pełnej infrastruktury lokalowej – od mebli, przez zaplecze kuchenne, sale konferencyjne, siec teleinformatyczną i serwery a kończąc na obsłudze recepcji i wsparciu asystenckim oraz logistycznym Takie biura „do wynajęcia” funkcjonują juz w największych miastach Polski. Ich koszt uzależniony jest od ilości stanowisk lub wynajmowanych pokojów, a wymieniona przeze mnie wyżej infrastruktura związana z obsługą najemcy jest już wliczona w cenę najmu. Dodatkowo, jest to korzystne rozwiązanie dla małych prężnie rozwijających się kancelarii, gdyż umowy najmu mogą być zawierane na krótkie okresy, już od 3 miesięcy.
     
2. Koszty teleinformatyczne (telefony, dostęp do Internetu) – obecnie staja się one znaczącą pozycją w budżecie każdej kancelarii. Trudno sobie bowiem wyobrazić kancelarię bez telefonów, faxu, telefonów komórkowych czy dostępu do Internetu stałego i mobilnego. Warto rozważyć podpisanie jednej umowy z wybranym operatorem, który zaoferuje nam łącznie najlepszą ofertę. Najmniej korzystnym rozwiązaniem jest posiadanie przez każdego pracownika osobnej umowy, a często zdarza się, iż u różnych operatorów. Obecnie standardem stają się umowy, w których połączenia pomiędzy pracownikami nawet kilkuosobowej kancelarii są prowadzone za darmo, bądź też za symboliczną opłatą. Taryfy operatorów oferują także różne promocje polegające na wyborze kilku do kilkunastu numerów, na które można dzwonić po obniżonych stawkach lub nawet za darmo. Warto przejrzeć nasze bilingi i zidentyfikować takie „najpopularniejsze” numery. Operatorzy oferują także w pakietach dostęp do Internetu za pomocą telefonu komórkowego czy dedykowanego modemu (np. USB).

3. Koszty materiałów biurowych – ponosimy je codziennie. Na rynku obecnie funkcjonuje wiele wyspecjalizowanych firm, które zaopatrują kompleksowo przedsiębiorców w takie materiału, jak papier, tonery czy zszywacze. Często dostarczają także do biur artykuły spożywcze. Warto zlecić taka usługę firmie zewnętrznej oszczędzając czas pracowników administracyjnych czy też optymalizując koszty takich zakupów. Poprzez pracę z większym dostawcą  Ułatwieniem stają się także platformy WWW pozwalające na zdalne dokonywanie zamówień brakujących towarów. Nowinką na naszym rynku jest możliwość korzystania przy większych zamówieniach ze specjalnych platform handlowych które pozwalają na rozpisywanie przetargów online w wyniku którego możemy w łatwy sposób wybrać dostawcę oferującego nam najlepszą cenę. Poprzez tego typu platformy można organizować proces zakupu nie tylko artykułów biurowych a ale i np. zakupu sprzętu elektronicznego samochodów, usług firm sprzątających itp. Platformy tego typu posiadają również wiele innych narzędzi pozwalających na optymalizację kosztów i poprawę organizacji pracy: w tym moduły pozwalające na zatwierdzanie wydatków zgodnie z procedurą wewnętrzną firmy organizującej przetarg  czy też kontrolę wykonania budżetu.
   
4. Zakup i wymiana sprzętu informatycznego – prawnicy coraz częściej nie potrafią się obyć bez przenośnego komputera. Biura wyposażane są także w serwery, nowoczesne drukarki i monitory. Chcąc dokonać samodzielnego zakupu, warto skorzystać z porównywarek cen internetowych czy portali aukcyjnych. Ceny jakie można osiągnąć w sklepach internetowych są niejednokrotnie kilkanaście procent niższe, od sklepowych. Przy większych zakupach, warto także skorzystać z porady i oferty zewnętrznych firm, które często posiadają większe rabaty u dystrybutorów, z uwagi na ilość nabywanego sprzętu. Warte rozważenia jest wyleasingowanie sprzętu, który najczęściej po kilku latach należy wymienić na nowszy.
   
5. Serwis sprzętu i oprogramowania informatycznego – wiele czasu prawnikom zajmują próby samodzielnego rozwiązania problemów informatycznych – od instalacji nowych wersji oprogramowania, przez zamawianie i wymianę tonerów w drukarkach, kończąc na samodzielnych zmianach dokonywanych na strony internetowej. Jest to czas, który można w zdecydowanej mierze zoptymalizować, powierzając te funkcje jednej osobie wewnątrz kancelarii bądź też podpisując umowę z firmą informatyczną, która zapewni nam stałą obsługę.
   
6. Księgowość i kadry, tłumaczenia prawne – kancelarie wciąż często samodzielnie zajmują się rozliczaniem księgowym i płacami. Takie funkcje zdecydowanie warto podzlecić wyspecjalizowanym biurom rachunkowym – co powinno pozytywnie wpłynąć na ponoszone koszty. To samo dotyczy tłumaczeń prawnych - często zdarza się, iż prawnicy samodzielnie tłumaczą dokumenty, korespondencję, mogąc to podzlecić i efektywniej wykorzystać swój czas. Obecnie ofert wyspecjalizowanych w obsłudze prawników biur tłumaczeń jest coraz więcej. Podpisując stałą umowę n a obsługę możemy liczyć na szybką i profesjonalna obsługę i dodatkowe zniżki.

7. Zdalny dostęp do poczty e-mail oraz rozwiązanie BlackBerry – trudno sobie obecnie wyobrazić prawnika bez dostępu do poczty elektronicznej. Sami klienci bowiem wymuszają na prawnikach zmianę podejścia do jakości i częstotliwości komunikacji, co powoduje, że prawnicy coraz częściej muszą być dostępni dla klienta online. Receptą na optymalizację czasu niezbędnego na zarządzanie poczta e-mail może być zdalny dostęp realizowany poprzez telefony komórkowe, terminale BlackBerry czy też przenośne netbooki (komputery przeznaczone do obsługi poczty i stron www, o wadze nie przekraczającej 1-1,5 kg i wielkości matrycy ok. 10 cali). Ciekawym rozwiązaniem, które można polecić nawet małym kancelariom jest dostęp do poczty realizowany za pomocą terminala i usługi BlackBerry Internet Service dostępnej u każdego z operatorów komórkowych. Za 19 zł otrzymujemy miesięczny abonament na dostęp do naszej poczty w przenośnym urządzeniu – co pozwala nam na stały kontakt z klientem, kancelarią i współpracownikami. Pojawiają się obecnie na rynku rozwiązania hostingowi, które pozwalają w małej kancelarii wdrożyć korporacyjne narzędzia bez konieczności zakupu bardzo drogich licencji Exchange Serwer czy BlackBerry Enterprises Serwer. Za kilkadziesiąt złotych miesięcznie możemy mieć dostęp do naszej skrzynki email, kalendarza, zadań, czy książki adresowej w trybie online z urządzenia BlackBerry pozwalającym na pełną synchronizację zarówno wysyłanych jak i odbieranych danych z naszym komputerem.
   
8. Archiwizacja i zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej – kancelarie przechodzą coraz częściej na elektroniczny system archiwizacji dokumentacji i korespondencji z klientem. Niemniej jednak zdarzają się jeszcze sytuacje, w których poczta elektroniczna z klientem jest drukowana i „wpisana” do tzw. „teczek” klienckich. Obecnie na rynku funkcjonuje wiele programów pozwalających na skuteczne zarządzanie korespondencją, dokumentacją i efektem naszych prac dla klienta. Oszczędności są znaczne – papier, drukarka, toner czy wreszcie miejsce magazynowe w kancelarii.
   
9. Druk materiałów marketingowych – częstym zjawiskiem w małych kancelariach jest samodzielne drukowanie wizytówek, nadruków na kopertach czy też ulotek. Obecnie jest szereg rozwiązań, które mogą ten proces zoptymalizować – poprzez zlecenie tego podwykonawcom. Już same serwisy aukcyjne oferują nam setki ogłoszeń opracowania i druku wizytówek, kopert, papieru firmowego – za naprawdę konkurencyjne ceny. Warto to rozważyć.
   
10. Zakup prasy codziennej, prasa internetowa oraz monitoring mediów – prawnik nieodłącznie kojarzony jest z grubymi książkami, przepisami i prasą w formie papierowej – obecnie czasy się zmieniły, i mając dostęp do komputera, Internetu i oferowanych dla kancelarii narzędzi (system informacji prawnej, dostęp do archiwów prasy online) możemy praktyczni całkowicie zrezygnować z zakupu papierowych produktów. Warto rozważyć, czy ponoszone koszty na prenumeratę codziennej prasy, której często nie ma się czasu czytać, nie można by zoptymalizować poprzez wykupienie rocznego dostępu online. Coraz popularniejsze staje się czerpanie wiedzy z portali internetowych.

Marcin Wystrychowski, prawnik specjalizujący się w doradztwie strategicznym, biznesowym i marketingowym dla firm z sektora usług profesjonalnych. W przypadku pytań, proszę o kontakt: e-mail: [e-mail]