Rozporządzenie Ministra Finansów z 4 listopada 2014 roku zobowiązało kancelarie prawnicze, które obsługują klientów indywidualnych, do prowadzenia ewidencji z użyciem kasy fiskalnej bez względu na wielkość realizowanego obrotu.
Czytaj: W 2015 r. usługi prawnicze obowiązkowo z kasami fiskalnymi>>>

Kasa z elektroniczną kopią paragonów
Pod względem sposobu realizacji kopii paragonów fiskalnych, kasy rejestrujące można podzielić na dwie grupy. W pierwszej znajdują się urządzenia, które wykorzystują dwie rolki papieru termicznego. Na jednej drukują oryginalny paragon fiskalny dla nabywcy usługi, natomiast na drugiej jego kopię.
- Kasy tego typu to z reguły mniejszy koszt, ale w szerszej perspektywie oznaczają większe wydatki na materiały eksploatacyjne. Co więcej, do przechowywania papierowych kopii paragonów trzeba przeznaczyć specjalne miejsce - stwierdza kierownik serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych, Marcin Ciechowicz.
Drugą grupą są kasy rejestrujące, które drukują jedynie oryginalny paragon fiskalny dla klienta. Zastosowany w nich moduł elektroniczny pozwala bowiem na zapisanie kopii potwierdzenia zapłaty na karcie pamięci SD lub microSD. W tym przypadku wydatek na starcie jest zazwyczaj nieznacznie większy, ale zdecydowanie zmniejszają się koszty związane z zakupem papieru termicznego. Kasa z elektroniczną kopią paragonów umożliwia również zapis danych w dodatkowym miejscu, np. na komputerze lub na płycie DVD. Poza tym, nie wymaga przeznaczenia dodatkowego miejsca do przechowywania papierowych wydruków.
- Jeśli weźmiemy pod uwagę obowiązujące przepisy, sposób archiwizacji kopii każdego wydrukowanego potwierdzenia zapłaty ma ogromne znaczenie. Wspomniany dokument należy bowiem przechowywać przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono oryginalny paragon fiskalny - wyjaśnia ekspert PCKF.

Szybka sprzedaż usług prawniczych
Dobrym rozwiązaniem dla kancelarii prawniczych, które cenią sobie sprawną obsługę klientów, będzie kasa fiskalna z klawiszami funkcyjnymi. Większość dostępnych na polskim rynku urządzeń umożliwia programowanie przycisków szybkiej sprzedaży. W zależności od konkretnego modelu, kasy posiadają nawet do kilkudziesięciu klawiszy tego typu, które dodatkowo można programować w kilku poziomach. Po zdefiniowaniu usługi w bazie towarowej wystarczy przypisać jej jeden z przycisków funkcyjnych. Podczas obsługi nabywcy wystarczy jedno kliknięcie, a kasa automatycznie zarejestruje sprzedaż i wydrukuje paragon. Technologia ta pozwala również na zaprogramowanie szybkiego dostępu do najczęściej używanych funkcji, np. raportów dobowych.

Niewielka i lekka, czyli kasa nie tylko do pracy mobilnej
W dzisiejszych czasach kasy fiskalne oferują nie tylko dostęp do wielu przydatnych funkcji, ale także duży komfort pracy. Dlatego szukając odpowiedniego rozwiązania dla kancelarii prawnej warto rozejrzeć się za lekkim i niewielkim urządzeniem rejestrującym.
- Mała kasa znajdzie zastosowanie zarówno podczas mobilnego świadczenia usług, oferującego np. dojazd do klienta, jak i w czasie obsługi w siedzibie firmy. Bez problemu zmieści się w neseserze lub na stanowisku pracy, na którym mamy do dyspozycji niewiele przestrzeni na kolejne urządzenie - wskazuje Ciechowicz.
 
Solidna konstrukcja i elegancki design
Urządzenia wykorzystywane w firmie, niezależnie od reprezentowanej branży, powinny być funkcjonalne i wygodne w obsłudze. Jednakże, szczególnie w przypadku działalności prawniczych znaczenie ma również design używanych rozwiązań technologicznych. Co więcej, wygląd urządzenia może być nawet jedną z pierwszych rzeczy, na którą klient zwróci uwagę podczas świadczenia usługi. W związku z tym warto pomyśleć o eleganckiej i wykonanej z wysokiej jakości materiałów kasie fiskalnej. Zadanie nie jest trudne, gdyż producenci urządzeń rejestrujących coraz większy nacisk kładą na solidnie wykonanie. Co więcej, poszczególne modele kas są dostępne w kilku wersjach kolorystycznych. Dzięki temu można wybrać urządzenie, które będzie dostosowane do wystroju wnętrza w miejscu pracy lub spełni oczekiwania względem gustu użytkownika, a jednocześnie zagwarantuje wiele lat niezawodnej pracy.