Błędy formalne, niejasne sformułowanie żądania czy brak wymaganych załączników mogą prowadzić do zwrotu lub odrzucenia pozwu, co opóźnia rozpatrzenie sprawy i naraża stronę na dodatkowe koszty. Z kolei dobrze przygotowany pozew nie tylko przyspiesza nadanie biegu sprawie, ale również ułatwia sądowi i drugiej stronie zrozumienie istoty sporu.
Co musi zawierać pozew, aby nadać sprawie bieg
Prawidłowe sporządzenie pozwu warunkuje sprawne wszczęcie postępowania – jego zgodność z wymogami formalnymi Kodeksu postępowania cywilnego decyduje o nadaniu sprawie dalszego biegu i uniknięciu opóźnień. Zgodnie z art. 126 par. 1 k.p.c., każde pismo procesowe musi zawierać oznaczenie sądu, dane stron i ich przedstawicieli oraz pełnomocników, oznaczenie rodzaju pisma, osnowę żądania wyrażonego w pozwie, podpis oraz wymienienie załączników, które trzeba następnie do pozwu dołączyć.
Ponadto, jako pierwsze pismo w sprawie, pozew musi – obok elementów z art. 126 par. 1 k.p.c. – zawierać oznaczenie przedmiotu sporu. Dodatkowo wymagane jest wskazanie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresów stron oraz ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników, a także numer PESEL lub NIP powoda będącego osobą fizyczną albo numer KRS bądź innego właściwego rejestru dla osób prawnych (art. 126 par. 2 k.p.c.). Szczególne wymogi pozwu wynikają z art. 187 par. 1 k.p.c. – pozew powinien zawierać dokładnie określone żądanie (w sprawach majątkowych także wartość przedmiotu sporu), oznaczenie daty wymagalności roszczenia, wskazanie faktów uzasadniających żądanie oraz w miarę potrzeby, okoliczności uzasadniające właściwość sądu.
Artykuł 126 par. 1 pkt 5 k.p.c. obliguje dodatkowo do wskazania faktów i dowodów na każdy z nich, co sprawia, że petitum pozwu musi precyzyjnie odzwierciedlać zdarzenia faktyczne i związane z nimi dowody. A w myśl par. 3, jeśli pozew wnosi pełnomocnik, konieczne jest dołączenie oryginału lub uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa, co – w przypadku braku – skutkuje wezwaniem do uzupełnienia dokumentacji.
Wreszcie, pozew powinien zawierać informacje o próbach mediacji lub innym pozasądowym sposobie rozwiązania sporu, a gdy takie próby nie zostały podjęte – uzasadnienie ich braku (art. 187 par. 1 pkt 3 k.p.c.) oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej, a przy pełnomocnikach – wyodrębnienie oświadczeń, twierdzeń i wniosków.
Czytaj: Gdy sąd uzna pozew, uzasadnienie nie będzie konieczne?>>
Jak uniknąć błędów formalnych, które zatrzymują sprawę
Jednym z najczęstszych powodów opóźnień w postępowaniu cywilnym jest nieprawidłowe przygotowanie pozwu. Chociaż często mówi się o przeciążeniu sądów czy brakach kadrowych, to w praktyce wiele spraw zatrzymuje się już na samym początku – zanim jeszcze sąd w ogóle przystąpi do merytorycznego rozpoznania sprawy. Największym źródłem opóźnień na tym etapie są błędy po stronie powodowej – niedopatrzenia formalne, brak wymaganych dokumentów czy błędna konstrukcja samego pozwu.
Już samo wniesienie pozwu obarczonego brakami formalnymi może oznaczać tygodnie przestoju. Sądy są zobowiązane do weryfikacji każdego pisma procesowego pod względem zgodności z wymaganiami formalnymi – jeśli czegoś brakuje, strona jest wzywana do uzupełnienia tych braków w określonym terminie. Brak podpisu, nieokreślenie wartości przedmiotu sporu, niezałączenie odpisów dla strony przeciwnej czy brak wymaganych załączników skutkują formalnymi wezwaniami. Nierzadko problemem jest także nieprecyzyjne sformułowanie żądania pozwu. Sąd, aby mógł rozpoznać sprawę, musi dokładnie wiedzieć, czego domaga się powód – czy chodzi o zapłatę konkretnej kwoty, wydanie rzeczy, nakazanie określonego działania czy zaniechania. Niejasne lub ogólnikowe żądania uniemożliwiają podjęcie dalszych czynności, a sąd wzywa stronę do ich doprecyzowania, co również wpływa na wydłużenie procedury.
Nie można też pominąć znaczenia materiału dowodowego dołączonego do pozwu. Jeżeli powód nie załącza dokumentów, na których opiera swoje roszczenie, lub przedstawia dowody w sposób nieczytelny, nieuporządkowany czy nieprecyzyjny, sąd musi wezwać do ich uzupełnienia lub wyjaśnienia.
Na tym etapie często dochodzi również do problemów związanych z opłatą sądową. Jej nieuiszczenie lub wniesienie w niewłaściwej wysokości powoduje konieczność wezwania do zapłaty. Choć teoretycznie jest to uchybienie łatwe do naprawienia, w praktyce każda taka interwencja sądu oznacza kolejne dni, a często tygodnie oczekiwania.
Niebagatelną rolę odgrywa również skuteczność doręczeń. Jeżeli pozwany nie odbierze korespondencji, a powód nie zna jego aktualnego adresu, cała procedura zostaje wstrzymana. Sąd nie może rozpoznać sprawy bez zapewnienia stronie pozwanej prawa do obrony. W skrajnych przypadkach konieczne jest ustanowienie kuratora, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i formalnościami, a przede wszystkim z dalszymi opóźnieniami.
Podsumowując, sprawne rozpoznanie sprawy cywilnej w dużej mierze zależy od staranności, z jaką zostanie przygotowany pozew. Wniesienie dobrze skonstruowanego, kompletnego i formalnie poprawnego pisma procesowego znacząco skraca czas oczekiwania na pierwsze decyzje sądu. Tymczasem nawet drobne braki formalne mogą skutkować tygodniami przestoju, co w praktyce może okazać się decydujące dla szybkości postępowania i jego skuteczności.
Cena promocyjna: 224.1 zł
Cena regularna: 249 zł
Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 174.3 zł 
Co jeszcze wpływa na opóźnienia w rozpoznaniu sprawy?
Niedociągnięcia formalne to nie jedyna przyczyna, dla której postępowanie cywilne może utknąć w martwym punkcie. Nawet precyzyjnie sporządzony pozew może napotkać opóźnienia, jeśli jego treść wymaga od sądu podjęcia dodatkowych, czasochłonnych czynności.
[Wniosek o wydanie nakazu w postępowaniu nakazowym] Przykładem może być wniosek o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Wniosek ten jest zasadny, gdy powód dysponuje dokumentami wymienionymi enumeratywnie w art. 485 par. 1–21 k.p.c. Atrakcyjność tego wniosku wynika z niższej opłaty sądowej (1/5 opłaty od pozwu).
W przypadku stwierdzenia przez sąd braku podstaw do wydania nakazu zapłaty, sprawa trafia do standardowego trybu postępowania cywilnego. Oznacza to konieczność uzupełnienia opłaty sądowej, co jest źródłem dalszych opóźnień w merytorycznym rozpoznaniu sprawy.
Kolejnym przykładem wniosku spowolniającego rozpoznanie sprawy jest wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych, którego rozpoznanie może wydłużyć postępowanie sądowe nawet o kilka miesięcy. Osoba fizyczna, która nie może ponieść kosztów bez uszczerbku dla siebie lub rodziny, może złożyć wniosek o zwolnienie od kosztów już przy składaniu pozwu. Jego uwzględnienie przez sąd zwalnia powoda z obowiązku uiszczenia opłaty od pozwu.
Jeżeli sąd uzna, że zwolnienie powodowi nie przysługuje, zostaje wydane wezwanie do uzupełnienia opłaty od pozwu, co w praktyce wstrzymuje merytoryczne rozpoznanie sprawy do czasu jej uregulowania. Dodatkowo, złożenie zażalenia na odmowę zwolnienia od kosztów wydłuża postępowanie, ponieważ sąd musi rozpoznać zażalenie, co generuje dalsze opóźnienia w całym procesie.
Znaczna liczba wniosków dowodowych może istotnie wydłużyć przebieg postępowania – warto ograniczyć je wyłącznie do tych, które bezpośrednio wykazują fakty istotne dla zasadności roszczenia. Szczególną ostrożność należy zachować przy formułowaniu wniosków o przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego, przesłuchania świadków oraz wniosków o wydobycie dokumentów na podstawie art. 248 par. 1 k.p.c. Dowód z opinii biegłego często wiąże się z wielomiesięcznym oczekiwaniem na sporządzenie opinii głównej i ewentualnej opinii uzupełniającej. Wniosek o przesłuchanie wielu świadków może skutkować koniecznością wyznaczenia kilku terminów rozpraw, co ze względu na napięty harmonogram pracy sądów siłą rzeczy przedłuża postępowanie o kilka miesięcy. Wnioski wydobywcze przedłużają natomiast postępowanie o czas, w którym osoby trzecie składają dokumenty na podstawie zarządzenia sądu.
Czytaj: Sędzia będzie miał miesiąc na sporządzenie uzasadnienia wyroku>>
Zwracanie pozwów bez uzasadnienia przechodzi do lamusa - przepis już obowiązuje>>
Przesadnie rozbudowane uzasadnienie
Przy sporządzaniu pozwu zaleca się zestawienie argumentów w punktach oraz utrzymanie zwięzłości pisma, koncentrując się wyłącznie na faktach i okolicznościach kluczowych dla roszczenia. Z praktyki wynika, że pozwy z kilkunastostronicowym, logicznie ustrukturyzowanym uzasadnieniem są rozpatrywane szybciej niż te, w których treść rozciągnięto na kilkadziesiąt stron poprzez powtarzanie tych samych twierdzeń czy wprowadzanie zbędnych szczegółów. Innymi słowami, przy sporządzaniu pozwu opłaca się kierować zasadą sporządzania pisma „w punkt”.
Opisany zestaw wskazówek należy traktować jako zbiór czynności, na które powód może bezpośrednio wpłynąć już na etapie składania pozwu i które w istotnym stopniu ograniczają ryzyko przewlekłości postępowania. Trzeba jednak pamiętać, że część czynników wydłużających postępowanie pozostaje niezależna od zachowania powoda. Należą do nich nieoczekiwany rozwój postępowania dowodowego czy celowa obstrukcja procesowa stosowana przez stronę przeciwną. Rozpoczynając postępowanie sądowe w Polsce, warto mieć na uwadze, że sądowe dochodzenie roszczeń jest procesem czasochłonnym. Według Ministerstwa Sprawiedliwości średni czas rozpoznania sprawy cywilnej w pierwszej instancji w 2023 r. wynosił 12,4 miesiąca. Po uwzględnieniu postępowania odwoławczego, cały proces może trwać nawet około dwóch lat, nie wspominając o ewentualnym postępowaniu egzekucyjnym. Niemniej stosowanie się do omówionych powyżej reguł z pewnością przyczyni się do skrócenia czasu potrzebnego do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
