Zwrotu wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę spółka nie powinna traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzać z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Takie stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 21 marca 2011 r., sygn. IPPB2/415-3/11-4/AS.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynikało, że spółka zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Przedstawiciele ci wykonują pracę na terenie przypisanych sobie w umowie o pracę województw, z czym związane są w sposób nieodłączny stałe przejazdy, wizyty i spotkania z klientami i potencjalnymi klientami.

Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych i z tego względu nie wypłaca pracownikom diet i innych należności przysługujących pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych. W trakcie wykonywania pracy zatrudnieni przedstawiciele handlowi ponoszą jednak wydatki związane z wykonywaną pracą. Do wydatków tych należą głównie wydatki na noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, opłaty parkingowe. spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów wystawianych na spółkę.

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej, kwestię procedury zwrotu kosztów podróży i innych wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych pracowników należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów spółki, określających ich prawa i obowiązki, zakres oraz warunki zwrotu ww. należności. Ponadto zasada swobody umów umożliwia stronom zawarcie w umowie zapisu, dotyczącego zwrotu wydatków poniesionych w ramach wykonania obowiązków służbowych.

Reasumując, należy stwierdzić, iż zwrotu wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę spółka nie powinna traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzać z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Sposób rozliczenia wydatków spółki z tytułu przedmiotowych świadczeń nie ma wpływu na powstanie obowiązku podatkowego po stronie pracowników z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Jolanta Mazur