Zatrudniam pracowników i mam pytanie odnośnie zaliczania w koszty składek ZUS, FP i FGŚP.
Czy muszę za marzec 2009 r. zaliczać je w koszty w marcu (w przypadku terminowej wpłaty na ZUS), czy mogę w momencie zapłaty składek ZUS (czyli po staremu)?

Wynagrodzenia oraz składki stanowią koszty uzyskania przychodów pracodawców w momencie zapłaty (a więc "po staremu") tylko wówczas, gdy nie są spełnione wymienione wyżej warunki (np. jeśli wynagrodzenie zostanie wypłacone po terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony lub jeśli składki na ubezpieczenie społeczne nie zostaną opłacone w określonym przepisami terminie). Koszty "własnych" składek na Fundusz Pracy przedsiębiorców stanowią koszty uzyskania przychodów z chwilą ich opłacenia.
Od 1 stycznia 2009 r. przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., przewidują rozliczanie wynagrodzeń oraz składek opłacanych przez pracodawców metodą memoriałową, tj. w miesiącu, za który są należne. Zgodnie z przepisami art. 22 ust. 6ba i 6bb u.p.d.o.f., dotyczy to:
1) wypłacanych przez pracodawców należności ze stosunku pracy, stosunku służbowego, stosunku pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną oraz wypłacanych przez pracodawców zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy - pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony;
2) opłacanych przez pracodawców składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu wymienionych powyżej należności, w części finansowanej przez pracodawcę, opłacanych przez pracodawców składek na Fundusz Pracy, oraz opłacanych przez pracodawców składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - pod warunkiem, że składki zostaną opłacone z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów, zaś z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

Wyjaśnić pragnę, że przepisy powyższe nie przewidują, aby stosowanie powyższych zasad było fakultatywne, tj. aby pracodawcy mieli również możliwość rozliczania w kosztach wynagrodzeń oraz składek "po staremu" (w momencie zapłaty), jeśli spełnione są wymienione warunki. Wynagrodzenia oraz składki stanowią koszty uzyskania przychodów pracodawców w momencie zapłaty tylko wówczas, gdy nie są spełnione wymienione wyżej warunki (np. jeśli wynagrodzenie zostanie wypłacone po terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony lub jeśli składki na ubezpieczenie społeczne nie zostaną opłacone we wskazanym powyżej terminie).

Jednocześnie pragnę wyjaśnić, że - jak stanowi art. 22 ust. 6bb u.p.d.o.f. - zasada rozliczania wymienionych powyżej składek metodą memoriałową dotyczy w mojej ocenie wyłącznie składek z tytułu należności, o których mowa w art. 22 ust. 6ba u.p.d.o.f., a więc składek dotyczących należności ze stosunku pracy, stosunku służbowego, stosunku pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną oraz wypłacanych przez pracodawców zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

W konsekwencji, zasada ta nie dotyczy kosztów własnych składek osoby prowadzącej działalność gospodarczą na Fundusz Pracy. Koszty takich składek stanowią zatem - zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55a u.p.d.o.f - koszty uzyskania przychodów z chwilą ich opłacenia. Oznacza to, że w przypadku opłacania składek na Fundusz Pracy przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą za siebie i pracowników należy odrębnie rozliczać w kosztach składkę "własną" (jest ona kosztem uzyskania przychodów z chwilą jej opłacenia) oraz składki za pracowników (są one kosztem uzyskania przychodów miesiąca, za który są należne, chyba że nie zostaną one opłacone we wskazanym na wstępie terminie).