Wiesława Moczydłowska: E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Ma być cyfrową formą komunikacji obywateli i przedsiębiorców z administracją publiczną. 10 grudnia miał być terminem wdrożenia tzw. e-doręczeń m.in. przez doradców podatkowych. Termin został jednak przesunięty. Dlaczego i do kiedy?

Michał Cielibała: Na podstawie ustawy z 18 listopada 2020 r. minister cyfryzacji wydał komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia e-doręczeń. Terminem wdrożenia e-doręczeń m.in. dla organów administracji rządowej, jednostek samorządu terytorialnego, ale także adwokatów, radców prawnych, notariuszy czy doradców podatkowych miał być rzeczywiście 10 grudnia br. Do wdrożenia e-doręczeń 10 grudnia zobowiązywał administrację rządową, samorządową, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia oraz przedstawicieli zawodów zaufania społecznego (adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowego, notariuszy) komunikat ministra cyfryzacji z 29 maja 2023 r. Jednak resort cyfryzacji przesunął ten termin. W listopadzie ogłoszono komunikat, z którego wynika, że termin dla tych grup został przesunięty z 10 na 30 grudnia. Jednak nie jest on ostateczny, gdyż w wyniku postulatów organizacji zrzeszających podmioty publiczne i zawody zaufania publicznego, 21 grudnia 2023 r. minister cyfryzacji zmienił termin stosowania e-doręczeń przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Obowiązek ten wchodzi w życie 1 października 2024 r. zamiast 30 grudnia 2023 r. KIDP aktywnie działała na rzecz zmiany terminu, uczestnicząc w spotkaniach z ministrem.

Czytaj również: E-doręczenia termin przesunięty do 1 października 2024 r. >>

Resort cyfryzacji zapowiedział też nowe funkcjonalności. Jakie?

Oprócz planowanych zmian terminu wejścia w życie nowego obowiązku, planowane jest wdrożenie przez operatora systemu nowych funkcjonalności. Resort zapowiedział, że celem zmian jest usprawnienie obsługi korespondencji. Nowe funkcjonalności mają dotyczyć m.in.: masowego wysyłania wiadomości do wielu adresatów, masowej archiwizacji wiadomości w skrzynce doręczeń oraz zwiększenia możliwej do wysyłania wielkości załączników za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. 

Najistotniejsza z zapowiadanych zmian to funkcjonalność związana z momentem wystawienia dowodu doręczenia – będzie to następowało w chwili otwarcia wiadomości, obecnie dzieje się to, gdy odbiorca loguje się do skrzynki do e-doręczeń. Na dziś wystarczy, że użytkownik zaloguje się do skrzynki w usłudze i wszystkie wiadomości uznane są za doręczone, nawet jeśli ich nie odczyta. Takie rozwiązanie jest dość zaskakujące i powoduje brak możliwości stworzenia harmonogramu zajęcia się sprawami, przy dużej ilości obsługiwanych spraw bardzo niewygodna funkcjonalność.  

Kolejną pozytywną zmianą będzie uruchomione powiadomienia z e-doręczeń w aplikacji mObywatel, coraz więcej korzystamy z tej aplikacji a doradcy podatkowi z utęsknieniem czekają na swoja elektroniczną legitymację. Ministerstwo zapowiada też, że będzie możliwe podpisywanie wiadomości za pomocą profilu zaufanego.

LEX News: Elektronizacja wiążących informacji stawkowych (WIS). Zmiany od 1 stycznia 2024 r. >

 

E-doręczenia spowodują, że forma papierowa przejdzie do lamusa. System e-doręczeń przeznaczony jest to do komunikacji pomiędzy urzędami, a przedsiębiorcami. Czym tak naprawdę są e-doręczenia?

Adres do doręczeń elektronicznych to adres nadawany użytkownikowi e-doręczeń. To nie jest adres e-mail! Właściwości adresu do e-doręczeń: jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika; umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata; nie może zmienić właściciela. Każdy adres do e-doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych. Baza ta to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-doręczeń. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ podczas wnioskowania o adres do e-doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu. Wnioskowanie o utworzenie adresu i skrzynki do e-doręczeń wymaga posiadania potwierdzonego konta Profilu Zaufanego oraz założonego konta w systemie ePUAP. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).

W praktyce oznacza to zatem konieczność posiadania adresu do e-doręczeń, zgłoszenie go do rządowej bazy adresów elektronicznych oraz obowiązek prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-doręczeń z podmiotami publicznymi. 

Krok po kroku - Doręczenia elektroniczne dla profesjonalnych pełnomocników i notariuszy >

Jakie będą skutki e-doręczeń dla doradców podatkowych?

Doradcy podatkowi już korzystają z dwóch form komunikacji z organami administracji publicznej. Pierwsza to ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) czyli ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która umożliwia komunikację obywateli i przedsiębiorców z podmiotami publicznymi. Pozwala również komunikować się podmiotom administracji publicznej pomiędzy sobą. Druga to usługi doręczeń na konto e-US. Usługa doręczeń na konto w e-US pozwala na dwustronną komunikację Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Celem ustawodawcy jest całkowite zastąpienie ePUAP systemem e-doręczeń, co uporządkuje obecna sytuację. Ci doradcy podatkowi którzy już aktywowali swoje e-skrzynki w usłudze e-doręczenia mają już 3 systemy do korespondencji z organami skarbowymi. Ta mnogość systemów nie ułatwia pracy, może prowadzić do problemów z terminowym wywiązywanie się z obowiązków. Z całą pewnością środowisko doradców podatkowych oczekiwałoby jednego stabilnego systemu komunikacji elektronicznej. Osobiście mam nadzieję, że docelowo będzie to usługa e-doręczeń.

Czytaj w LEX: Najczęściej zadawane pytania o e-doręczenia dla pełnomocników >

Jak zatem powinni przygotować się doradcy podatkowi do e-doręczeń?

Przede wszystkim zapoznać się z funkcjonalnością systemu i złożyć wniosek o utworzenie służbowej e-skrzynki dla osoby wykonującej zawód zaufania publicznego. Wniosek ten składany jest za pośrednictwem systemu e-doręczenia a urząd przyjmujący wniosek to Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. O utworzenie adresu i skrzynki zostaniemy poinformowani na adres e-mail wskazany we wniosku. Od tego momentu dzieli nas właściwie jeden krok, czyli aktywacja skrzynki. Po aktywacji mamy już system gotowy do pracy.

Czytaj więcej w LEX: Obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Doręczeń przez doradców podatkowych od 01.10.2024 r. >