Solidarna odpowiedzialność za usługi niematerialne - jak się zabezpieczyć

Już w styczniu 2027 r. mają wejść w życie przepisy dotyczące solidarnej odpowiedzialności nabywcy za VAT sprzedawcy przy nabywaniu niektórych usług niematerialnych. Prawnicy wyjaśniają, że oznacza to dodatkowe obowiązki nabywców w zakresie weryfikacji, czy sprzedawca zapłacił podatek. Przed solidarną odpowiedzialnością ma chronić zapłata w MPP, ale z wyjątkiem przypadków nadużycia prawa. Powstają więc obawy, że wdrożone przez nabywców procedury mogą nie być wystarczające. Co powinni więc zrobić przedsiębiorcy, żeby się zabezpieczyć?

Chodzi o nowelizację ustawy o VAT oraz o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników z 4 września 2026 r. Ustawa czeka jeszcze na podpis prezydenta, jednak poparcie posłów PiS w sejmowych głosowaniach nie zapowiada raczej weta. 

Co się zmieni w praktyce

Nowe przepisy przewidują szereg zmian, z których największe znaczenie ma rozszerzenie zakresu stosowania odpowiedzialności solidarnej nabywcy za zaległości podatkowe sprzedawcy o niektóre usługi niematerialne: związane z oprogramowaniem (PKWiU 62.01), z doradztwem w zakresie oprogramowania komputerowego (PKWiU 62.02.2), zarządzania stronami internetowymi (hosting) (PKWiU 63.11.12), rachunkowo-księgowe (PKWiU 69.20.2), pozostałe usługi doradztwa związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i usługi zarządzania (PKWiU 70.22), doradcze w zakresie projektów architektoniczno-budowlanych (PKWiU 71.11.24), w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych (PKWiU 72), reklamowe (PKWiU 73.1), badania rynku i opinii publicznej (PKWiU 73.2), pozostałe usługi profesjonalne, naukowe i techniczne, gdzie indziej niesklasyfikowane (PKWiU 74.90), związane z zatrudnieniem (PKWiU 78). 

Solidarna odpowiedzialność będzie stosowana w przypadku, gdy nabywca "wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że cała kwota podatku przypadająca na dokonane na jego rzecz dostawę towarów lub świadczenie usług lub jej część nie zostanie wpłacona na rachunek urzędu skarbowego."

Ostateczna wersja ustawy przewiduje jednak dwa wyłączenia. Solidarnej odpowiedzialności nie stosuje się:

• do nabycia towarów lub usług, za które podatnik dokonał zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności;
• do nabycia usług, jeżeli nabycie jest udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem jest poniżej kwoty 15 000 zł lub jej równowartości wyrażonej w walucie obcej, chyba że łączna wartość tych usług, nabywanych od jednego podmiotu świadczącego te usługi, bez kwoty podatku, w danym miesiącu była wyższa niż 50 000 zł.

Weryfikacja kontrahentów i zapłata w MPP

- Zmiany przepisów raz jeszcze zwracają uwagę na znaczenie wdrożonych w firmach procedur weryfikacji kontrahentów (tzw. procedur należytej staranności). Istotne jest jednak, by nie były one tylko „martwym” dokumentem, ale aby przedsiębiorca stosował je w praktyce oraz w razie ewentualnej kontroli mógł przedstawić dokumenty potwierdzające ich stosowanie. Równie istotna jest ich aktualizacja, dostosowanie do zmieniającej się rzeczywistości, w tym m.in. coraz powszechniejszego używania sztucznej inteligencji. Wiele firm pozostaje przy procedurach opracowanych kilka lat wcześniej, które nie odpowiadają już realiom gospodarczym - mówi Dominik Niewadzi, doradca podatkowy, partner w ALTO.

Czy to wystarczy? - Zdarza się, że organ podatkowy kwestionuje rozliczenia, mimo wdrożenia przez przedsiębiorcę procedur należytej staranności. W takiej sytuacji możliwość udowodnienia ich stosowania ma fundamentalne znaczenie w razie sporu przed sądem - dodaje. 

- Mimo wyłączeń ustawa wprowadza dodatkowe obowiązki weryfikacyjne zarówno dla nabywców wymienionych w załączniku usług, jak i sprzedawców. W tych branżach konieczny będzie przegląd procedur i przyjęcie rozwiązań ostrożnościowych. W praktyce powszechne stanie się wymaganie od kontrahentów świadczących określone w załączniku usługi, aby przesyłali nabywcy potwierdzenia zapłaty VAT. Z kolei sprzedawcy nie tylko będą wymagali od mniejszych wykonawców, aby wywiązywali się oni ze swoich obowiązków podatkowych, lecz także będą oczekiwali wglądu w ich rozliczenia - mówi dr Jacek Matarewicz, adwokat, doradca podatkowy, partner zarządzający kancelarią Zimny Matarewicz.

Duże znaczenie będzie mieć wartość nabywanych usług, ponieważ solidarna odpowiedzialność będzie stosowana po przekroczeniu progu 15 tys. zł brutto w przypadku pojedynczej faktury oraz progu 50 tys. zł netto miesięcznie w przypadku usług nabywanych od jednego podmiotu. 

Nadal istotne będzie też znaczenie mechanizmu podzielnej płatności VAT (MPP, split payment). W końcówce prac nad ustawą Sejm przyjął poprawkę Senatu, która ma zabezpieczać przedsiębiorców kupujących usługi niematerialne przed współodpowiedzialnością, jeśli zapłacą za usługę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Wcześniej Sejm proponował, by zapłata w MPP wyłączała solidarną odpowiedzialność, "chyba że zachodzą przypadki, o których mowa w art. 108c ust. 3”, czyli np. faktura zapłacona MPP została wystawiona przez podmiot nieistniejący, stwierdza czynności niedokonane lub podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością. Ostatecznie uznano to za nadmierny rygoryzm. 

Przypomnijmy, że obecnie płatność w MPP jest obowiązkowa w przypadku towarów i usług "wrażliwych" wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, o wartości powyżej 15 tys. zł. Z rachunku VAT można opłacić podatki i składki, ale nie można wypłacić pieniędzy na własne potrzeby bez zgodny urzędu skarbowego. Jednocześnie nabywca może stosować MPP dobrowolnie, co - jak wyjaśniało Ministerstwo Finansów, wprowadzając dobrowolny MPP w 2018 r. - "świadczy o zachowaniu należytej staranności". 

Przedsiębiorcy mają wątpliwości

-Powstają jednak wątpliwości, czy nawet drobiazgowa weryfikacja kontrahenta, wgląd w jego rozliczenia oraz zapłata za zakupy z zastosowaniem split payment będą zawsze chronić przedsiębiorców przed solidarną odpowiedzialnością. Możliwa jest np. sytuacja, w której kontrahent ujmie w JPK VAT należny wynikający z danej transakcji, ale organ podatkowy zakwestionuje później dokonane przez niego w danym miesiącu zakupy (niezwiązane w ogóle ze świadczoną usługą) i wynikające z nich odliczenia podatku naliczonego. W efekcie dojdzie do zaniżenia zobowiązania podatkowego, bo VAT to przecież podatek matematyczny, a jego ostateczny wynik może się różnić w zależności od wielu zmiennych, np. kwoty przeniesienia nadwyżki VAT naliczonego z poprzedniego okresu rozliczeniowego, wartość VAT naliczonego od bieżących zakupów, czy wreszcie VAT należnego od globalnej sprzedaży w danym miesiącu. Czy to oznacza, że przedsiębiorca poniesie odpowiedzialność za nieprawidłowe rozliczenie kontrahenta? Tak być nie powinno, gdyż VAT od danej transakcji został przecież zadeklarowany w należnej wysokości. Praktyka pokazuje jednak, że spory podatkowe mogą dotyczyć nawet oczywistych transakcji - mówi mec. Matarewicz.

Podaje przykład dużej spółki, której fiskus zakwestionował prawo odliczenia VAT od usług outsourcingu pracowników, świadczonych przez podmiot powiązany. Organ podatkowy uznał te faktury za faktury puste, czyli nie dokumentujące rzeczywistej transakcji, mimo iż dotyczyły zapłaty za wykonaną i udokumentowaną pracę kilkuset pracowników. Powodem był udział w transakcji podmiotu powiązanego. 

-Zdarza się też, że drobiazgowe dokumentowania okoliczności transakcji, na wypadek ewentualnego sporu z fiskusem, działa na niekorzyść przedsiębiorców. Kiedy dojdzie do sporu fiskus zarzuca im, że planowali oszustwo - dodaje mec. Matarewicz.