Podatnik używający kas (online, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) ma obowiązek korzystania z usług podmiotu prowadzącego serwis. Musi to być firma wskazana w wykazie serwisantów, który jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Lista podmiotów zajmujących się serwisowaniem kas poszczególnych typów jest publikowana na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów.  

Sprawdź: Wyszukiwarka uprawnień serwisantów >>

Serwisanta można zmienić

Zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, zmiany podmiotu prowadzącego serwis kasy można dokonać bez konieczności uzyskania zgody podmiotu prowadzącego serwis. Podatnik ma jednak obowiązek zawiadomić go o zmianie w ciągu pięciu dni. Nie jest natomiast konieczne powiadamianie o zmianie naczelnika urzędu skarbowego. Ministerstwo Finansów podkreśla, że wybór serwisu powinien być dokonany przez podatnika z dużą starannością. Rekomendowane jest podpisywanie umów  z serwisantami. Sporządzana pisemna umowa pomiędzy podatnikiem a serwisem na obsługę urządzeń powinna zabezpieczać interesy podatnika. Chodzi tu w szczególności o zapewnienie prawidłowego nadzoru nad pracą kasy oraz terminowe wykonywanie przeglądów.

Sprawdź w LEX: Czy uszkodzenie karty pamięci kasy rejestrującej zgłasza się naczelnikowi urzędu skarbowego? >

 


Regularne przeglądy kas są konieczne

Podatnicy są zobowiązani do dokonywania obowiązkowych przeglądów technicznych kas nie rzadziej niż co dwa lata. Co istotne, w okresie zawieszenia działalności, jeśli nie prowadzi się w tym okresie ewidencji, nie ma obowiązku dokonywania przeglądów technicznych. Badanie będzie jednak konieczne po wznowieniu działalności, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

Sprawdź w LEX: Co należy zrobić z modułem kasy fiskalnej po wymianie na nowy? >

 


Takie same zasady obowiązują również w przypadku kas online oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy  o podobnym charakterze. Muszą być poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przed fiskalizacją. Serwisanci mają obowiązek wykonania badania kas w ciągu trzech dni od momentu zgłoszenia. Wcześniej było to pięć dni. Niedopełnienie przez podatników obowiązku poddawania kas przeglądom technicznym w obowiązujących terminach jest karalne. Kara pieniężna wynosi 300 zł.  Ponadto, jeśli przegląd kasy nie zostanie przeprowadzony w okresie trzech lat od rozpoczęcia jej używania, podatnik będzie musiał zwrócić odliczoną wcześniej ulgę na zakup urządzenia.

Zobacz również: Sprzedaż auta po leasingu bez VAT >>

Przeglądy trzeba zgłaszać

Przeprowadzenie przeglądu technicznego trzeba odnotować w książce kasy. Do dokumentu dołącza się zalecania pokontrolne oraz kopię potwierdzenia wykonania przeglądu. Podmioty prowadzące serwis kas mają dodatkowo obowiązek złożenia do naczelnika urzędu skarbowego wykazu wykonanych przeglądów technicznych w kasach z kopią papierową i z kopią elektroniczną w terminie do 15 dnia następnego miesiąca.

Sprawdź w LEX: Jak postąpić w sytuacji, w której w wyniku awarii kasy wydany klientowi paragon został anulowany? >