Pracodawcy mają obowiązek zapoznania osób obsługujących kasy fiskalne z zasadami prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonów. Muszą też odebrać od nich specjalne oświadczenia, że stosowna wiedza została im przekazana. Wymóg ten nakładają przepisy obowiązującego od początku maja rozporządzenia ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (poz. 816).
Sprawdź: Jakie konsekwencje ma brak zapisu „paragon fiskalny” na wystawianych paragonach? >
Konieczne poinformowanie i odebranie oświadczenia
Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia, podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Osoby korzystające z kas, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, muszą złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji. Informacje o zasadach ewidencji i oświadczenie trzeba sporządzić w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Wzór obu dokumentów stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
Co istotne, oświadczenie należy pobrać nie tylko od pracowników, ale od wszystkich osób, które prowadzą ewidencję. Forma zatrudnienia nie ma zatem znaczenia. Od osób już zatrudnionych trzeba je pobrać do końca maja br. Nowo zatrudnionego pracownika trzeba będzie natomiast poinformować o obowiązkach (i również pobrać oświadczenie) przed dopuszczeniem danej osoby do obsługi kasy.
Zobacz również: Firmy czeka wymiana kas fiskalnych - ustawa podpisana >>
Kary za brak oświadczenia
Ustawa o VAT ani rozporządzenie nie określają kar za brak informacji i niepobranie oświadczenia. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie poniesie żadnych konsekwencji. Mogą one wynikać z przepisów kodeksu karnego skarbowego za niedopełnienie nadzoru oraz dopuszczenie (także nieumyślne) do popełnienia czynu zabronionego, czyli sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej lub niewydania paragonu.
Potwierdza to Darya Lukouskaya, doradca z zespole doradztwa podatkowego Grant Thornton. Tłumaczy, że pracodawca nie poniesie żadnej odpowiedzialności karnej za niedopełnienie obowiązku odebrania oświadczenia. Zatem obowiązek ten zasadniczo nie podlega weryfikacji przez organy podatkowe. Ekspertka dodaje jednak, że niezależnie od złożenia oświadczenia, w myśl art. 62 § 4 kodeksu karnego skarbowego karze pieniężnej albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie podlega ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży.
Przeczytaj komentarz praktyczny: Kasy fiskalne online >
W wypadku mniejszej wagi, sprawca tego czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Natomiast pracodawca może odpowiadać za niedopełnienie nadzoru nad pracownikiem, który nie wydal paragonu lub nie zaewidencjonował sprzedaży.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
