Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald.
Inwentaryzację w formie potwierdzenia salda stosuje się do:
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
- należności, w tym udzielonych pożyczek, oprócz należności wątpliwych i spornych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych,
- powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.
Czytaj też w LEX: Inwentaryzacja środków pieniężnych i innych aktywów pieniężnych >
Dla należności (w tym z tytułu udzielonych pożyczek) obowiązek uzgodnienia stanu salda spoczywa na wierzycielu. W praktyce wygląda to tak, że wysyła on do swoich dłużników wypełniony druk „Potwierdzenie salda”. Oczywiście w przypadku wystąpienia rozbieżności sald wyjaśnia przyczyny ich powstania. Różnice inwentaryzacyjne wynikłe z inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald mogą mieć różne przyczyny. Wśród najczęściej występujących można wymienić:
- ujęcie dokumentów (faktur, przelewów) u obu stron w różnych okresach,
- mylne zaksięgowanie dowodów.
Czytaj też w LEX: Sposoby i formy przeprowadzenia inwentaryzacji >
Czytaj również: Zasady obowiązujące w rachunkowości przy sporządzaniu bilansu >>
Należności sporne i wątpliwe
Inwentaryzacja w formie uzyskania potwierdzenia sald nie dotyczy należności:
- z tytułów publicznoprawnych,
- spornych i wątpliwych,
- od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, na przykład osób fizycznych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości należności sporne i wątpliwe, wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych oraz należności, których uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
Czytaj też w LEX: Metody inwentaryzacji na przykładach >
Przed wystąpieniem do dłużnika o potwierdzenie salda należy zweryfikować ewidencję księgową, na przykład:
- wyksięgować salda groszowe oraz wynikające z zaokrągleń,
- wyksięgować należności przedawnione i nieściągalne,
- naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić).
Formy uzyskania potwierdzenia salda mogą być różne. Fakt ten może przyjąć formę listowną, elektroniczną czy nawet telefoniczną. Jednak tradycyjnie potwierdzenia sald najczęściej są wysyłane do kontrahentów pocztą i tą drogą są otrzymywane odpowiedzi. Ponieważ cały proces jest bardzo czasochłonny, dobrze jest rozpocząć procedurę potwierdzania sald jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych. Inwentaryzacja tą metodą może rozpocząć się już trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Warto pamiętać, iż jednostka gospodarcza powinna wysłać potwierdzenia sald do wszystkich odbiorców niezależnie od ich liczby, czyli nie ma możliwości zastosowania uproszczeń na przykład w sytuacji bardzo dużej liczby kontrahentów czy niewielkiej wartości należności.
Zobacz nagranie szkolenia: Prawidłowa ewidencja majątku kluczem do sprawnie przeprowadzonej inwentaryzacji >
Kiedy przeprowadza się weryfikację
Jeżeli jednostka nie uzyska potwierdzenia salda, przyjmuje się, że dany składnik nie jest poprawnie zinwentaryzowany. Należy wówczas dokonać inwentaryzacji w formie weryfikacji. Weryfikacja polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych należności uznanych za sporne lub wątpliwe, wykazanych w księgach rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami, takimi jak pozwy sądowe, wyroki sądowe itp. Weryfikując dokumenty oraz porównując je z danymi ewidencji, należy poddać ocenie zasadność, realność i poprawność wyceny tych operacji oraz dokonać ich ewentualnej korekty. Przeprowadzona weryfikacja powinna być udokumentowana protokołem weryfikacji.
Czytaj też w LEX: Inwentaryzacja za pomocą weryfikacji >
Oczywiście w przypadku potwierdzenia sald na dzień wcześniejszy niż dzień bilansowy należy też przeanalizować zmiany należności między dniem potwierdzenia a dniem bilansowym. W trakcie badania sprawozdania finansowego biegły rewident może powtórnie wystąpić do wybranych kontrahentów o potwierdzenie salda. Różnice, które zostały ujawnione w toku inwentaryzacji należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Czytaj też w LEX: Organizacja i dokumentacja inwentaryzacji >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
