Ministerstwo Finansów opublikowało w poniedziałek wyjaśnienia dotyczące rozliczeń wydatków związanych z wyjazdami służbowymi przedsiębiorców (pismo nr 120453/K). W pierwszej kolejności wskazało, że podróżą służbową jest wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.
Wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową, o ile wykaże, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
Rozliczenie kosztów przejazdu
Odliczyć można m.in. koszty przejazdu. Ministerstwo Finansów zwróciło uwagę, że w przypadku podróży publicznym środkiem transportu, do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę w wysokości ceny biletu za przejazd określonym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, promem, samolotem). Co istotne, nie ma żadnych ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu. Nie ma zatem znaczenia, czy przedsiębiorca zdecyduje się na podróż pierwszą, czy drugą klasą pociągu.
Sprawa komplikuje się nieco, jeśli chodzi o rozliczenie podróży samochodem. Wszystko zależy od tego, czy pojazd jest środkiem trwałym przedsiębiorcy, czy nie. Jeśli jest, kosztem będą wszelkie wydatki faktycznie poniesione np. zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie – podkreśla MF.
Podstawą rozliczenia będą np. faktury, rachunki, dowody opłat.
W przypadku podróży samochodem, który nie jest środkiem trwałym, kosztem uzyskania przychodów mogą być wydatki ograniczone limitem. Wartość odliczenie nie może przekroczyć wysokości wynikającej z kilometrówki (kwoty będącej iloczynem ilości przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu). Podatnik obowiązany jest w takim przypadku do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Ministerstwo Finansów przypomniało także, że w ramach limitu kilometrówki koszty podatkowe stanowią nie tylko wydatki eksploatacyjne, ale także inne koszty związane z używaniem samochodu, np. koszty opłat parkingowych czy przejazdów płatnymi drogami i autostradami, z wyłączeniem czynszu najmu samochodu. Potwierdza to także interpretacja ogólna ministra finansów z 8 listopada 2013 r., nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005.
Zobacz również:
Podróż służbowa zleceniobiorcy >>
Diety za czas podróży służbowej jako koszty uzyskania przychodów >>
Wymagany dowód wewnętrzny
W niektórych przypadkach konieczne jest sporządzenie dodatkowego dowodu wewnętrznego. Resort finansów zwrócił uwagę, że na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, sporządza się dowód wewnętrzny. Dołącza się do niego posiadany dokument.
Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć także wydatki poniesione za granicą. Zakupy paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie należy wpisać dane przedsiębiorcy oraz rodzaj zakupionego towaru.
Zobacz również:
Wykorzystywanie samochodu w biznesie trzeba będzie udowodnić >>
PIT rozliczony przez skarbówkę może być pułapką >>
NSA: Zakwaterowanie pracownika za granicą to jego przychód >>
Rozliczenie kosztów noclegu i dojazdu środkami komunikacji miejskiej
Wydatki związane z noclegiem mogą być kosztem podatkowym w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Ministerstwo Finansów podkreśliło, że przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników. Jeśli chodzi natomiast o koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej, odlicza się je w wysokości, która wynika z biletu za przejazd albo innego dokumentu. Także w tym przypadku przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników.
Diety jako koszt podatkowy
Ministerstwo Finansów zwróciło także uwagę, że poza faktycznie poniesionymi wydatkami, kosztem działalności mogą być również diety do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Zatem, jak podkreśliło MF, wydatki na wyżywienie, mimo posiadania rachunków, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. To dieta ma być przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Dokumentem będącym podstawą ujęcia w kosztach jest dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej. Co ważne, oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne inne ryczałty.
Jak zauważa Radosław Maćkowski, doradca podatkowy w MVP TAX, wyjaśnienia Ministerstwa Finansów pozwalają zaliczyć do kosztów uzyskania także inne wydatki związane z podróżami służbowymi. Chodzi o takie jak np. koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Każdy przedsiębiorca udający się np. na konferencje branżowe albo targi powinien mieć możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na cel podróży. Wydaje się to dość logicznym, zdroworozsądkowym rozwiązaniem uzasadnionym biznesowymi potrzebami.
Przeliczanie na złotówki
Rozliczenia podatkowe muszą być ewidencjonowane w złotówkach. Jeśli kwota wynikająca z dokumentu księgowego jest wyrażona tylko w walucie obcej, przedsiębiorca musi ją przeliczyć na złotówki. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że przeliczenia dokonuje się w następujący sposób:
- w przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg), według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą,
- w przypadku diety - według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.
Zdaniem Radosława Bulejaka, prawnika w kancelarii Ożóg Tomczykowski, zaprezentowane przez ministerstwo stanowisko co do przeliczania wydatków wyrażonych w walutach obcych poniesionych w związku z podróżami jest niekorzystne dla podatników. - Nie ulega wątpliwości, że osobne przeliczanie każdego dnia podróży służbowej komplikuje rozliczenia. Każdy dokument powinien być bowiem przeliczany przez podatnika zgodnie ze średnim kursem NBP. Wydaje się, że powinno stosować jeden kurs dla całego rozliczenia podróży służbowej, co znajdowało oparcie we wcześniej wydawanych interpretacjach indywidualnych – tłumaczy ekspert. Dodaje, że przyjęte obecnie przez MF stanowisko stwarzać będzie dodatkowe formalności po stronie przedsiębiorców.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.