Podatkowe aspekty szkolenia pracowników

Od dłuższego czasu w gospodarce postępuje proces specjalizacji. Coraz więcej pracownikw staje się specjalistami w bardzo wąskich dziedzinach. Daleko posunięta specjalizacja wymaga coraz większego zasobu wiedzy i umiejętności. Często jedyną drogą ich zdobycia jest uczestnictwo w odpowiednich szkoleniach, kursach, konferencjach, seminariach etc. Ich koszty ponoszą zazwyczaj pracodawcy, w ktrych interesie jest, aby ich pracownicy mieli odpowiednią wiedzę i umiejętności. Sytuacja taka wywołuje jednak skutki podatkowe zarwno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Niniejszy komentarz przedstawia i analizuje te skutki.

Zgodnie z ogólną definicją kosztów uzyskania przychodów – zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. - o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. oraz w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 25 lutego 1992 r. - o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.p. - kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w przepisach ustawy (odpowiednio w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.) jako niestanowiące kosztów podatkowych.

Koszty szkolenia pracowników (opłacania im uczestnictwa w kursach, szkoleniach etc.) są ponoszone w celu uzyskania przychodów. Pracownik mający nowe umiejętności, szerszą wiedzę etc. stwarza pracodawcy większe i szersze możliwości uzyskania przychodów. Koszty mające posłużyć pracownikowi zdobycie nowych umiejętności, czy też wiadomości co do zasady zatem są ponoszone w celu uzyskania przychodów i spełniają warunki do uznania ich za koszty podatkowe.

Podkreślić jednak należy, że dotyczy to wydatków na takie szkolenia, które tematycznie wiążą się z zakresem obowiązków pracowniczych danego pracownika. Przykładowo więc wydatki na opłacenie kursu spawacza trudno uznać za koszty podatkowe, jeśli dotyczą pracownika biurowego, podobnie koszty uczestnictwa w studiach MBA raczej nie będą kosztami podatkowymi, jeśli ponoszone są na pracownika produkcyjnego.

Nie jest wszakże wykluczone zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków na szkolenia, które mają umożliwić w przyszłości pracownikom podjęcie u danego pracodawcy nowych obowiązków, czy też działań. Przykładowo jeśli firma chce rozpocząć wykonywanie transportu samochodami ciężarowymi na własne potrzeby (dotychczas korzystała wyłącznie z usług obcych), to ponoszone przez pracodawcę koszty uczestnictwa pracowników w kursie nauki jazdy samochodami ciężarowymi co do zasady mają charakter kosztów podatkowych. Istotne może być natomiast w tych przypadkach właściwe udokumentowanie tego, że szkolenia – których koszty poniósł pracodawca – wiążą się z aktualną, bądź przyszłą działalnością pracodawcy.

W praktyce wiele problemów związanych jest z określeniem, czy kosztami uzyskania przychodów mogą być koszty szkolenia wyłącznie własnych pracowników, czy też niekiedy – również pracowników obcych. Niewątpliwie w praktyce występować mogą sytuacje, w których pracownicy podmiotów kooperujących, czy też innych kontrahentów, powinni posiadać określoną wiedzę, czy też umiejętności. Może być ona potrzebna przykładowo dla sprzedaży produktów danego podatnika (poprzez sieć dealerską). Częstą sytuacją jest wówczas, że dany podatnik ponosi koszty szkolenia pracowników cudzych (swoich kontrahentów). Niewątpliwie takie działanie ma charakter podejmowanego w celu uzyskania przychodów. Wówczas bowiem umiejętności, czy też wiedza pracowników kontrahenta przełożyć się może bezpośrednio na poziom sprzedaży wyrobów, czy też usług danego podatnika. Wydawać się może, że tego rodzaju koszty powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Dominujące w praktyce stanowisko jest jednak dość nieprzejednane dla podatników. Przyjmuje się bowiem raczej, że tego rodzaju koszty nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.