1. Wprowadzenie

W art. 45-49 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270, z późn. zm.) – p.p.s.a., uregulowano zasady, jakie obowiązują w odniesieniu do pism składanych przez stronę, a także uczestnika (do którego z mocy art. 12 p.p.s.a. stosuje się przepisy o stronie) postępowania sądowoadministracyjnego. Przepisy te nie dotyczą pism sądu (organów sądowych) kierowanych do stron 1. Wynika to chociażby z treści art. 45 p.p.s.a., wskazującego na treść tych pism.
Konieczność sporządzania pism w postępowaniu sądowym wynika ze specyfiki postępowania sądowego, w którym zasadę jawności i ustności (polegającą na rozpoznawaniu spraw, co do zasady, na rozprawie - art. 90 § 1 p.p.s.a.) pogodzić należy z koniecznością zapewnienia stronie łatwiejszego dostępu do sądu (poprzez możliwość złożenia wniosków i oświadczeń także poza rozprawą) oraz koniecznością usprawnienia postępowania i załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki.
Powołane przepisy określają wymogi, jakim powinno odpowiadać każde pismo w postępowaniu. Poza nimi, są jeszcze przepisy szczególne, wskazujące na wymogi, jakim winny odpowiadać niektóre pisma w postępowaniu sądowoadministracyjnym, jak przykładowo skarga (art. 57 § 1 p.p.s.a.), wniosek o przyznanie prawa pomocy (art. 252 § 2 p.p.s.a.), skarga kasacyjna (art. 176 p.p.s.a.), zażalenie (art. 194 § 3 p.p.s.a.), czy skarga o stwierdzenie nieważności prawomocnego orzeczenia (art. 285e). Z tych względów, w piśmiennictwie przyjęto podział pism na pisma zwykłe (których dotyczą wyłącznie wymogi wskazane w art. 45-47 p.p.s.a.) i pisma kwalifikowane (które spełniać muszą dodatkowe warunki formalne)2.

2. Treść pisma
Treścią pisma strony są wnioski i oświadczenia (art. 45 p.p.s.a.).
Oświadczenia mogą być oświadczeniami woli (gdy strona cofa skargę czy zażalenie, udziela pełnomocnictwa, wnosi o oddalenie skargi) lub wiedzy (takim będzie oświadczenie o stanie majątkowym, rodzinnym i finansowym, o dacie poznania przyczyny skutkującej koniecznością wyłączenia sędziego, o przyczynie niemożności stawienia się na rozprawie)3.
Przez wnioski należy rozumieć skierowane przez stronę żądanie określonego zachowania się przez sąd (podjęcia określonych czynności procesowych, wydania orzeczenia o konkretnej treści). Wnioski te mogą być wnioskami wszczynającymi postępowanie (w rozumieniu art. 63 p.p.s.a.) bądź wnioskami dotyczącymi kwestii wpadkowych w toku postępowania4. Przykładowo wnioskiem wszczynającym postępowanie będzie wniosek o rozstrzygnięcie sporu kompetencyjnego lub sporu o właściwość, o którym mowa w art. 4 p.p.s.a., wniosek o podjęcie uchwały mającej na celu wyjaśnienie przepisów prawnych, których stosowanie wywołało rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych (art. 264 § 2 p.p.s.a.), wniosek o przyznanie prawa pomocy złożony przed wszczęciem postępowania art. 243 § 1 p.p.s.a.). Pozostałe wnioski, składane w toku postępowania dotyczyć mogą przykładowo udzielenia prawa pomocy w toku postępowania (art. 243 § 1 p.p.s.a.), odroczenia rozprawy (art. 109 p.p.s.a.), sporządzenia uzasadnienia wyroku (art. 141 § 2 p.p.s.a.), wyłączenia sędziego (art. 19 p.p.s.a.). Możliwość złożenia wniosków o konkretnej treści winna przy tym wynikać z przepisów regulujących postępowanie sądowoadministracyjne. W przeciwnym razie pismo takie pozostawione będzie bez rozpoznania (tak NSA w postanowieniu z dnia 10 lipca 2008 r., II OZ 743/08).
Z uwagi na wynikającą z art. 45 p.p.s.a. treść pism w postępowaniu sądowym uznać należy, iż ich złożenie jest dokonaniem czynności w postępowaniu. Strona, która je składa musi zatem mieć zdolność procesową (art. 26 p.p.s.a.). Jeżeli jej nie ma, pisma w jej imieniu składa przedstawiciel ustawowy. Przepisy te dotyczą również pism składanych przez pełnomocników stron.

3. Wymogi formalne pisma w postępowaniu
Każde pismo powinno zawierać oznaczenie sądu, do którego jest kierowane, imię, nazwisko lub nazwę stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników, oznaczenie rodzaju pisma, osnowę wniosku lub oświadczenia, podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika, wymienienie załączników (art. 46 § 1 p.p.s.a.).
Oznaczenie sądu, do którego kierowane jest pismo winno polegać na wskazaniu jego nazwy, siedziby i adresu na tyle precyzyjnie, aby mogło ono trafić do sądu właściwego. Właściwość sądów administracyjnych wynika z art. 13-15 p.p.s.a. oraz przepisów wykonawczych - rozporządzeń Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej:
1) z dnia 25 kwietnia 2003 r. w sprawie utworzenia wojewódzkich sądów administracyjnych oraz ustalenia ich siedzib i obszarów właściwości (Dz. U. Nr 72, poz. 652, z późn. zm.),
2) z dnia 25 kwietnia 2003 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych (Dz. U. Nr 72, poz. 653),
3) z dnia 13 sierpnia 2004 r. w sprawie przekazania Wojewódzkim Sądom Administracyjnym w Gorzowie Wielkopolskim i Kielcach rozpoznawania spraw z obszaru województwa lubuskiego i świętokrzyskiego należących do właściwości Wojewódzkich Sądów Administracyjnych w Poznaniu i Krakowie (Dz. U. Nr 187, poz. 1926),
4) z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016).
Większość komentatorów wskazuje, iż strona winna wskazać także wydział, do którego pismo jest kierowane, choć nie jest to obligatoryjne5. W sytuacji, gdy pismo jest kolejnym w sprawie podanie wydziału, w którym sprawa się toczy jest niewątpliwie ułatwione, wynika bowiem z sygnatury akt sądowych (§ 22 ust. 2 zarządzenia nr 11 Prezesa NSA z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych - dalej zarządzenie Prezesa NSA).
Podanie imienia lub nazwiska dotyczy osób fizycznych, obowiązek podania nazwy- osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej i organów administracji publicznej. Wymóg ten odnosi się nie tylko do wskazania danych dotyczących strony sporządzającej pismo, ale dotyczy wszystkich podmiotów, które uczestniczą w postępowaniu (przepis używa liczby mnogiej -„stron").
Oznaczenie rodzaju pisma to wskazanie jego nazwy wynikającej z przepisów p.p.s.a. (przykładowo wniosek o wstrzymanie wykonania decyzji, wniosek o sporządzenie uzasadnienia, zażalenie) i odpowiadającej treści zawartych w nim wniosków lub oświadczeń. Błędne zatytułowanie pisma nie może powodować negatywnych skutków dla strony, jeżeli z jego treści wynika, jaki był faktyczny zamiar strony i jeżeli pismo spełnia wymagania formalne odpowiednie dla pisma, jakie strona faktycznie chciała złożyć (postanowienia NSA z dnia 21 sierpnia 2008 r., II GZ 195/08, z dnia 7 sierpnia 2007 r., II GZ 101/07).

Osnowa pisma ma odzwierciedlać zamiar strony składającej pismo, związany z jego złożeniem. W tej części pisma strona winna wskazać jakiej i dlaczego czynności domaga się od sądu czy też wskazać, jakie jest jej stanowisko procesowe w sprawie (w odniesieniu do wniosku) bądź podać treść jej oświadczenia6.
Ustawa definiuje, kto powinien podpisać pismo w postępowaniu, nie określając bliżej cech pozwalających uznać podpis za złożony prawidłowo. Zarówno w orzecznictwie, jak i piśmiennictwie zgodnie wyraża się pogląd, iż podpis ten musi być podpisem własnoręcznym. H. Knysiak-Molczyk7, analizując orzecznictwo oraz piśmiennictwo zdefiniowała podpis pod pismem procesowym jako znak ręczny danej osoby, noszący indywidualne i powtarzalne cechy, pozwalające odróżnić go od innych i umożliwiający identyfikację podpisującego oraz zbadanie autentyczności podpisu za pomocą badań grafologicznych. W wyroku z dnia 10 listopada 2006 r., II FSK 1144/05, NSA stwierdził, że podpis nie może być mechanicznie odtworzony, musi być własnoręczny, choć nie musi być czytelny. Nie może to być jednak parafa (tak też w wyroku NSA z dnia 7 lutego 2007 r., I OSK 452/06). Podpis powinien pozwolić na identyfikację osoby, która go złożyła, sankcjonuje on bowiem wolę strony do dokonania określonej czynności i potwierdza wszystkie tezy i wnioski zawarte w piśmie. W obecnym stanie prawnym nie może to jeszcze być podpis elektroniczny w rozumieniu art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.). Mimo bowiem dopuszczenia dokonywania doręczeń przez sąd pism dla stron za pośrednictwem poczty elektronicznej (art. 65 § 3 p.p.s.a.), przepisy dotyczące pism w postępowaniu nie przewidują możliwości skutecznego składania pism wyłącznie drogą elektroniczną (bez złożenia ich w formie papierowej). Brak jest bowiem wyraźnej regulacji w tym zakresie zarówno w p.p.s.a., jak i w powołanej ustawie o podpisie elektronicznym. W postępowaniu sądowoadministracyjnym nie stosuje się także przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.) z uwagi na wyłączenie spod jej obowiązywania sądów administracyjnych (art. 2 ust. 4 tej ustawy). Jeżeli strona złoży pismo drogą elektroniczną, dla jego skuteczności winna je następnie podpisać własnoręcznie (tak w postanowieniu NSA z dnia 24 lipca 2008 r., I OPP 25/08, ONSAiWSA 2009 r., nr 2, poz. 20, czy postanowienia z dnia 18 czerwca 2010 r., OZ 451/10).

W przypadku pisma strony będącej osobą fizyczną, jej ustawowego przedstawiciela bądź pełnomocnika, pismo to powinna podpisać odpowiednio jedna z tych osób. Jeżeli jest to pierwsze pismo w sprawie przedstawiciel ustawowy winien wykazać swoje umocowanie do działania (art. 29 p.p.s.a.).
Jeżeli strona nie może się podpisać, pismo podpisuje osoba przez nią upoważniona z podaniem przyczyn, dla której strona sama się nie podpisała (art. 46 § 4 p.p.s.a.). Ustawa nie używa w odniesieniu do osoby, która podpisuje pismo za stronę określenia pełnomocnik, uznać zatem należy, iż w tym zakresie nie obowiązują ograniczenia dotyczące kręgu osób, mogących być pełnomocnikami w postępowaniu przed sądem administracyjnym (wynikające z art. 35 p.p.s.a.). Nie wskazuje również, w jaki sposób osoba ta ma wykazać swoje umocowanie do złożenia podpisu za stronę. Brak jest również w tym zakresie stanowiska judykatury (również na tle identycznie brzmiącego art. 126 § 4 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, z późn. zm.) - dalej k.p.c. W piśmiennictwie wskazuje się jedynie, że przyczyna uzasadniająca złożenie podpisu przez inną osobę musi mieć charakter obiektywny, winna być związana z ułomnością strony, a nie – przykładowo- z jej wyjazdem na wakacje8. Pogląd ten należy podzielić, przepis ten, jako stanowiący wyjątek od zasady, winien być stosowany wyłącznie wówczas, gdy strona nie może pisać z przyczyn związanych z jej aktualnym stanem zdrowia9. Zauważyć należy, iż przepis ten nie wprowadza warunku, wynikającego z art. 79 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) - dalej k.c., dotyczącego składania oświadczeń woli, iż podpis może być złożony wyłącznie za osobę mogącą czytać. Warunek ten jest istotny, bowiem tylko w tym wypadku strona może mieć pewność, iż osoba przez nią upoważniona podpisuje pismo o zaakceptowanej przez stronę treści.
Pisma osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nieposiadajacej osobowości prawnej, działającej samodzielnie (bez pełnomocnika) w postępowaniu podpisać może osoba pełniąca funkcję jej organu lub osoba upoważniona do działania w jej imieniu (art. 28 § 1 i § 2 p.p.s.a.). Sposób reprezentacji i działania określają w tym przypadku przepisy regulujące ustrój tych osób bądź ich statuty (art. 35 i art. 38 p.p.s.a., tak też w wyroku NSA z dnia 23 czerwca 2005 r., FSK 2640/04). Jeżeli pismo jest pierwszą czynnością w postępowaniu (przykładowo jest pismem wszczynającym postępowanie) osoby działające za stronę, będącą osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej winny dołączyć do niego dokumenty potwierdzające ich umocowanie do działania w imieniu strony (art. 29 p.p.s.a.).

W przypadku wątpliwości, czy pismo podpisała osoba wskazana w art. 46 § 1 pkt 4 p.p.s.a. przewodniczący może wezwać stronę w trybie wskazanym w art. 49 § 1 p.p.s.a. do wyjaśnienia tej kwestii (tak w powołanym wyroku z dnia 10 listopada 2006 r., II FSK 1144/05).
Jeżeli do pisma dołączono załączniki, powinny one być wymienione w treści pisma, aby można było sprawdzić, czy faktycznie zostały one dołączone.
Pierwsze pismo w sprawie winno także zawierać oznaczenie miejsca zamieszkania, a w razie jego braku- adresu do doręczeń lub siedziby stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników (art. 46 § 2). Miejsce zamieszkania odnosi się do osób fizycznych, obowiązek wskazania siedziby- do osób prawnych, jednostek nieposiadających osobowości prawnej, organizacji społecznych i organów administracji publicznej.

Aleksandra Wrzesińska-Nowacka