W kwestii właściwego opodatkowania świadczeń dodatkowo zapewnianych współpracownikowi przez spółkę (np. samochód służbowy, karta multi-sport, pakiety medyczne) lub innych wzajemnych rozliczeń (np. tzw. zwrot kosztów podróży) w praktyce mogą powstać liczne wątpliwości na gruncie podatków dochodowych i VAT.
Świadczenia w ramach umów B2B mogą być zapewniane odpłatnie lub nieodpłatnie. W zależności od przyjętego wariantu i formy jego uregulowania różne mogą być skutki podatkowe.
Nieodpłatne udostępnienie samochodu usługodawcy
VAT
Z perspektywy ustawy o VAT (dalej: uVAT) opodatkowaniu podlega m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (art. 5 uVAT). Jednak za odpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu uznaje się również nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika (art. 8 ust. 2 uVAT). Przy czym zasada ta nie znajduje zastosowania w odniesieniu do pojazdów samochodowych – jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 8 ust. 5 w zw. z art. 86a uVAT).
Jeżeli spółka udostępni współpracownikowi samochód służbowy nieodpłatnie, np. w ramach tzw. umowy toolingowej, to zasadniczo świadczenie to nie podlega opodatkowaniu VAT z uwagi na regulację art. 8 ust. 5 w związku z art. 86a uVAT.
W przypadku gdy samochód będzie wykorzystywany przez współpracownika wyłącznie do celów działalności gospodarczej prowadzonej przez usługobiorcę, usługobiorca, jako podatnik VAT zachowa pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego względem wydatków związanych z udostępnianym samochodem (zakup pojazdu, koszty eksploatacji). Przy czym dla zachowania pełnego prawa do odliczenia w omawianym zakresie konieczne jest wykluczenie możliwości wykorzystywania samochodu do użytku prywatnego poprzez spełnienie określonych wymogów ustawowych z art. 86a ust. 3 – 14 uVAT (określenie sposobu wykorzystywania samochodów w ramach odpowiedniego regulaminu, prowadzenie ewidencji przebiegu, złożenie informacji VAT-26 do naczelnika właściwego urzędy skarbowego).
Natomiast w przypadku niespełnienia wymogów dla przyjęcia, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalności gospodarczą usługobiorcy, usługobiorca zachowa prawo do odliczenia podatku w wysokości 50 proc. (art. 86a ust. 1 uVAT).
Taki pogląd zaprezentował również dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 29 kwietnia 2024 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.43.2024.3.MC.
PIT
Nieodpłatne udostępnienie samochodu służbowego współpracownikowi wyłącznie do celów związanych z działalnością prowadzoną przez usługobiorcę nie powoduje zasadniczo po stronie współpracownika powstania przychodu podatkowego, z uwagi na brak jakiegokolwiek przysporzenia (nieodpłatnego świadczenia).
Sytuacja rozliczeniowa komplikuje się w przypadku możliwości korzystania przez współpracownika, w sposób nieodpłatny, z udostępnionego samochodu również do celów niezwiązanych z czynnościami wykonywanymi na rzecz usługobiorcy (do celów innych niż realizacja umowy B2B). Wówczas po stronie współpracownika, zgodnie z art. 11 uPIT, należy w ocenie organów podatkowych rozpoznać przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Wartość tego przychodu powinna być ustalona na zasadach wskazanych w art. 11 ust. 2 i 2a uPIT. W praktyce będzie to cena rynkowa wynajmu samochodu w podobnym standardzie, jak ten udostępniany przez usługobiorcę (zob. interpretacja DKIS z 13 kwietnia 2022 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.99.2022.3.MS; z 2 września 2022 r., nr 0114-KDIP2-2.4011.545.2022.1.IN).
CIT
Z perspektywy usługobiorcy, wydatki związane z używaniem samochodu, który całkowicie jest wykorzystywany do działalności gospodarczej stanowią koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości (100 proc.), przy czym warunkiem będzie tutaj prowadzenie ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 uVAT.
Jeżeli samochód osobowy jest jednak wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą usługobiorcy z kosztów uzyskania przychodów należy wyłączyć 25 proc. wydatków poniesionych z tytułu używania tego samochodu (art. 16 ust. 1 pkt 51 uCIT).
Odpłatne udostępnienie samochodu usługodawcy
VAT
W przypadku odpłatnego udostępnienie samochodu współpracownikowi, usługobiorcy będzie świadczył odpłatną usługę podlegającą opodatkowaniu VAT. Będziemy mieli wówczas do czynienia w istocie z umową wynajmu samochodu, podstawą opodatkowania będzie, co do zasady, wynagrodzenie należne usługobiorcy z tytułu użytkowania samochodu („czynsz najmu”). Oznaczałoby to de facto że samochód jest wykorzystywany przez usługobiorcę do działalności opodatkowanej, a więc działalności gospodarczej (odpłatnego świadczenia usługi wynajmu samochodu – zob. art. 86a ust. 5 lit. c uVAT).
PIT
Co do zasady po stronie „najemcy” samochodu nie powstanie przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Wyjątek będzie stanowiła sytuacja, w której wartość „czynszu” będzie niższa niż wartość rynkowa świadczenia – w takim przypadku może powstać przychód w wartości różnicy między wartością świadczenia a wartością należnego usługobiorcy czynszu (art. 11 ust. 2b uPIT). Będzie to jednocześnie przychód osiągnięty z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (po stronie usługobiorcy nie wystąpią obowiązki płatnika).
CIT
Spółce przysługiwać będzie prawo do ujęcia w kosztach wydatków związanych z eksploatacją samochodów osobowych w wysokości 100 proc. wydatków.
Cena promocyjna: 89.1 zł
|Cena regularna: 99 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 69.3 zł
Benefity przyznawane współpracownikom nieodpłatnie
VAT
Zgodnie z obecnie prezentowanym podejściem DKIS, zakup benefitów przekazywanych później nieodpłatnie współpracownikom nie ma związku z działalnością gospodarczą usługobiorcy, dlatego też usługobiorca nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z zakupem tych świadczeń i nie musi opodatkowywać ich nieodpłatnego przekazania współpracownikom. Takie stanowisko zostało wyrażone przez DKIS w interpretacjach: z dnia 19.09.2019 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.439.2019.3.KO; z dnia 20.09.2019 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.439.2019.3.KO; z dnia 08.12.2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.439.2019.3.KO
PIT
Stosownie do stanowiska prezentowanego przez DKIS, nieodpłatne przekazanie danego benefitu opłaconego przez usługobiorcę będzie skutkowało po stronie współpracownika powstaniem przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 8 uPIT) – zob. interpretacja DKIS z dnia 02.09.2022 r., nr 0114-KDIP2-2.4011.544.2022.1.RK.
CIT
Obecnie prezentowane przez DKIS stanowisko zakłada, że wydatki na zakup benefitów przekazywanych nieodpłatnie współpracownikom stanowią koszty uzyskania przychodów po stronie podmiotu finansującego ( usługobiorcy) – zob. interpretacja DKIS z 25 marca 2024 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.44.2024.MM; z 12 marca 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.83.2025.1.PK.
Benefity przyznawane współpracownikom odpłatnie
Usługobiorca może przekazywać współpracownikom benefity po cenie, którą uiścił z tytułu ich zakupu lub też po cenie niższej (tzw. częściowa odpłatność).
VAT
Zgodnie ze stanowiskiem DKIS w przypadku obciążenia usługodawcy całą kwotą zakupu danego benefitu, usługobiorca powinien wystawić na rzecz usługodawcy refakturę dokumentującą świadczenie usług (art. 8 ust. 2a VAT) – zob. interpretacja DKIS z 22 października 2022 r., nr 0112-KDIL3.4012.189.2021.3.MS.
Odnośnie tzw. częściowej odpłatności należy wskazać, że na gruncie VAT nie występują świadczenia „częściowo odpłatne”. Dane świadczenie może być odpłatne, albo nieodpłatne (tak przykładowo DKIS w interpretacji z 22 marca 2024 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.664.2023.1.NF). Dlatego też w przypadku przekazania danego benefitu po cenie niższej niż rynkowa dojdzie do świadczenia usługi opodatkowanej VAT, gdzie podstawą opodatkowania będzie zasadniczo zapłata uiszczana przez współpracownika (z zastrzeżeniem art. 32 uVAT). Również w tym przypadku świadczenie powinno zostać udokumentowane fakturą.
PIT
Obciążenie współpracownika całą kwotą zakupu danego benefitu nie będzie rodzić po jego stronie przychodu z tytułu uzyskania nieodpłatnego świadczenia, gdyż po prostu zakupił on to świadczenie od usługobiorcy.
Natomiast w przypadku przyznania świadczenia za częściową odpłatnością po stronie współpracownika może powstać przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Przychodem współpracownika będzie wtedy różnica między wartością świadczenia a ponoszoną przez niego odpłatnością. Uzyskany przychód będzie przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 14ust. 2 pkt 8 uPIT).
CIT
Organy podatkowe dopuszczają ujęcie przez usługobiorcę w kosztach podatkowych wydatków na benefity na rzecz współpracowników, w części, w której finansuje je usługobiorca (tak np. DKIS w interpretacji z 12 marca 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.82.2025.1.PK). Jeżeli usługodawca przekaże współpracownikowi benefit częściowo odpłatnie, spółka uzyska przychód z tytułu „sprzedaży” świadczenia, które wcześniej sama zakupiła od podmiotu trzeciego.
Tzw. zwrot kosztów podróży
Z perspektywy VAT rozliczenie kosztów podróży poniesionych przez współpracownika w związku ze świadczeniem usługi na rzecz usługobiorcy zasadniczo powinno odbyć się poprzez wliczenie tych kosztów przez współpracownika do podstawy opodatkowania z tytułu świadczenia usług w ramach B2B (dyrektor KIS w interpretacji z 12 maja 2017 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.36.2017.1.NF oraz WSA w Krakowie w wyroku z 23 października 2013 r., sygn. I SA/Kr 969/13, orzeczenie prawomocne).
Przedmiotowe koszty będą stanowiły składnik wynagrodzenia wypłacanego współpracownikowi z tytułu świadczonych usług i zasadniczo powinny być udokumentowane odpowiednią fakturą. Z drugiej strony koszty podróży powiększą przychód, jaki rozpozna współpracownik z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
