Regulacje dotyczące zasad identyfikacji podatników, płatników podatków i płatników składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, w tym dotyczące NIP, zostały określone w ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zgodnie z jej postanowieniami naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o odmowie nadania NIP w przypadku:
1) braku możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu;
2) stwierdzenia, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia;
3) gdy podmiotowi został nadany NIP;
4) wystąpienia o nadanie NIP przez podatnika będącego osobą fizyczną objętą rejestrem PESEL, nieprowadzącego działalności gospodarczej lub niebędącego zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT.
Do postępowań w sprawie odmowy nadania NIP stosuje się odpowiedni przepisy działu IV Ordynacji podatkowej.
W przypadku firm, które korzystają z tzw. biur wirtualnych organ podatkowy powinien ocenić, czy adres siedziby wskazany przez firmę istnieje i czy jest on zgodny z podanym w rejestrze. Dodatkowo może weryfikować, czy w przypadku wskazania wyłącznie adresu siedziby i braku podania innego adresu miejsca prowadzenia działalności w miejscu siedziby przebywa organ zarządzający lub czy są podejmowane istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządu firmą.
Każda decyzja odmowna w sprawie nadania NIP jest odpowiednio uzasadniona, a kryteria weryfikacji są takie same dla wszystkich podmiotów, również w przypadku firm korzystających z usług biur coworkingowych.
Zobacz także: